Die beste Buchhaltungssoftware für Restaurants

Es ist kein Geheimnis, dass die Restaurantbranche mit hauchdünnen Gewinnmargen arbeitet. Deshalb kann ein Restaurantbesitzer bei seinen Buchhaltungspraktiken keine Risiken eingehen.

Doch die Restaurantbuchhaltung ist mehr als nur Soll und Haben, Gewinne und Verluste. Jeder Teil Ihres Betriebs ist mit der finanziellen Stabilität Ihres Restaurants verbunden. Und Ihre Buchhaltung sollte als zentrale Drehscheibe fungieren, durch die alle anderen Prozesse fließen.

In einer von Deloitte durchgeführten Umfrage gaben 64 Prozent der Kunden an, dass sie es vorziehen, vor Ort digital per QR-Code zu bestellen. Und 57 Prozent sagten, sie bevorzugten die Bestellung per App für Abholung und Lieferung.

Und angesichts ständig schwankender Lebensmittelkosten und eines in den kommenden Jahren erwarteten hohen Personalwechsels ist die Buchhaltung noch viel komplexer geworden.

Hier kommt Buchhaltungssoftware für Restaurants ins Spiel. Wenn sie gut ist, lässt sie sich nahtlos in Ihre Kassensysteme (POS) und digitalen Zahlungssysteme, Ihr Personalmanagement sowie Ihre Bestell- und Bestandsverwaltungstools integrieren.

Jeder Dollar, der in Ihr Restaurantgeschäft fließt und daraus abfließt, wird automatisch erfasst, was Ihre Buchhaltung optimiert und Prognosen für die Zukunft erleichtert.

Gängige Begriffe in der Restaurantbuchhaltung

Bevor wir uns mit dem Was und Warum von Restaurant-Buchhaltungssoftware befassen, wollen wir uns kurz einige Schlüsselbegriffe der Restaurantbuchhaltung ansehen.

Zunächst einmal sprechen wir bei der Restaurantbuchhaltung in der Regel von der periodengerechten Abgrenzung (Accrual Accounting) und nicht von der Kassenbuchhaltung (Cash Accounting). Restaurants neigen dazu, die periodengerechte Abgrenzung zu verwenden, bei der Soll- und Habenbuchungen erfasst werden, sobald sie entstehen, aber bevor Geld den Besitzer wechselt. Bei der Kassenbuchhaltung werden Soll- und Habenbuchungen erst erfasst, wenn eine Transaktion abgeschlossen ist.

Die IRS und die SEC verlangen von größeren Unternehmen die Anwendung der periodengerechten Abgrenzung. Sie vermittelt Banken und Gläubigern auch ein besseres Bild der finanziellen Lage Ihres Restaurants.

Hier sind einige weitere Begriffe, mit denen Sie vertraut sein sollten.

• Wareneinsatzkosten: Die Gesamtkosten für Lebensmittel und Zutaten zur Herstellung jedes Menüartikels.

• Primärkosten (Theoretische Kosten): Die gesamten Personalkosten und Wareneinsatzkosten (COGS) für jeden Menüartikel. Die beste Buchhaltungssoftware für Restaurants erstellt einen Primärkostenbericht für Ihr Restaurant.

• EBITDA: Es steht für Ergebnis vor Zinsen, Steuern, Abschreibungen auf Sachanlagen und Abschreibungen auf immaterielle Vermögenswerte. Diese Kennzahl misst die allgemeine finanzielle Gesundheit Ihres Restaurants.
• Gewinn- und Verlustrechnungen (GuV): Dieser Bericht zeigt alle Einnahmen und Ausgaben des Restaurants über ein Jahr, ein Quartal, einen Monat oder sogar eine Woche.
• Kapitalflussrechnungen: Diese Aufstellung zeigt Ihnen, wohin Ihr Geld fließt oder woher es kommt und wie es die Ihrem Restaurant zur Verfügung stehenden Barmittel beeinflusst.
• Bilanz: Diese Aufstellung zeigt Ihnen, wie viel Ihr Restaurant wert ist. Sie umfasst alle Vermögenswerte, einschließlich des Inventars, sowie alle Schulden, die das Restaurant hat.
• Kontenplan für Restaurants: Ein Kontenplan wird verwendet, um alle Transaktionen (Soll und Haben), die in Ihrem Restaurant ein- und ausgehen, zu erfassen.
• Umsatzbericht: Dies ist eine schnelle Übersicht über die Einnahmen, die Ihr Restaurant in einer Woche, einem Monat oder einem Quartal erzielt hat. Sie können auch einen Gesamtbericht für ein ganzes Jahr erstellen.

Sie können all diese Berichte selbst erstellen oder einen Buchhaltungsexperten damit beauftragen. Restaurant-Buchhaltungssoftware hingegen erstellt all diese Berichte automatisch für Sie, basierend auf den von Ihnen erfassten Transaktionen.

Warum benötigen Restaurants eine Buchhaltungssoftware?

Wenn wir über Restaurant-Buchhaltung sprechen, meinen wir die Erfassung aller Finanzdaten des Unternehmens, um dessen finanzielle Gesundheit zu beurteilen; vierteljährliche, monatliche und sogar wöchentliche Budgets zu planen und die Zukunft des Geschäfts zu bestimmen. Eine genaue Buchführung ist auch entscheidend, um die Vorschriften des IRS einzuhalten.

Fast niemand verwendet mehr Stift, Papier und ein Buchhaltungsbuch, um die Bücher zu führen. Zumindest verwenden Sie eine Excel- oder Google-Tabelle, um Ihre Zahlen zu verwalten.

Buchhaltungssoftware ist jedoch zeit- und kosteneffizienter sowie eine wesentlich genauere Methode. Doch selbst generische Buchhaltungssoftware kann die spezifischen Bedürfnisse eines Restaurants nicht abdecken. Dafür ist eine Software, die speziell für die Restaurant-Buchhaltung entwickelt wurde, unerlässlich.

So kann es Ihnen helfen, Ihre Finanzen zu verwalten.

Verfolgung und Berichterstattung

Jede Buchhaltungssoftware-Lösung richtet eine periodengerechte Buchführung für Ihr Unternehmen ein. Einnahmen können direkt von einem POS-System an Ihre Buchhaltungssoftware gemeldet werden. Gehaltsabrechnungen, Lieferantenzahlungen und Nebenkostenabrechnungen können ebenfalls automatisch eingerichtet und erfasst werden.

Bestandsmanagement für Restaurants ermöglicht es Ihnen, den Wert dieser Rohmaterialien in Ihrer Bilanz zu erfassen und sorgfältig zu verwalten, um die Wareneinsatzkosten zu minimieren.

Diese Inventurzählungen sind entscheidend für die Berechnung der Anfangs- und Endbestandswerte für bestimmte Perioden und wiederum für die Wareneinsatzkosten (was später besprochen wird).

Planung

Jede Entscheidung, die Restaurantbesitzer für ihre Restaurants treffen, beginnt mit einer Analyse Ihrer Buchhaltungsberichte. Cashflow-Statements können Ihnen beispielsweise helfen festzustellen, ob ein Aspekt des Restaurants zu viel Geld aus dem Geschäft zieht. Wenn Sie viel für Personalkosten ausgeben, aber keinen positiven Effekt auf den Umsatz sehen, könnte es an der Zeit sein, Ihre Personalplanung für die kommende Woche oder den Monat zu überarbeiten.

Ihr Primärkostenbericht gibt Ihnen derweil Aufschluss darüber, welche Menüpunkte profitabel sind und welche nicht. Sie können Ihr Menü neu gestalten, neue Preise festlegen und sogar Gerichte streichen, basierend auf ihren Primärkosten im Vergleich zu den Verkaufsdaten.

Prognose

Die Betrachtung monatlicher, vierteljährlicher und jährlicher Finanzberichte kann Ihnen helfen zu bestimmen, wie es in Zukunft laufen wird. Sie werden wissen, wo Sie in Zukunft Ihre Zeit und Ihr Geld investieren müssen, um Ihr Restaurant profitabel zu halten.

Wenn Ihr Restaurant beispielsweise im Vergleich zum Vorjahr (YoY) Umsatz im Bereich der Tischgastronomie verloren hat, sollten Sie möglicherweise mehr in Lieferdienste investieren oder einen Weg finden, mehr Gäste anzuziehen. Wenn Sie ein Restaurant in einer Stadt haben, die vom saisonalen Tourismus abhängt, hilft Ihnen die Prognose bei der Planung des Personalauf- und -abbaus sowie bei reduzierten und erhöhten Bestelleingängen.

Compliance

Das IRS und die SEC verlangen von öffentlichen US-Unternehmen die Anwendung der Generally Accepted Accounting Principles (GAAP). Diese vom Financial Accounting Standards Board (FASB) festgelegte Anforderungsliste bestimmt, wie und wie oft Unternehmen ihre Finanzen berichten müssen.

Die Einhaltung genauer, konsistenter Buchhaltungspraktiken schützt Sie auch vor Streitigkeiten oder Prüfungen durch das IRS.

Funktionen, auf die Sie bei Restaurant-Buchhaltungssoftware achten sollten

Bevor Sie sich nach Restaurant-Buchhaltungssoftware umsehen, nehmen Sie sich einen Moment Zeit, um Ihre finanziellen Ziele genau zu überdenken. Die Software, die Ihnen hilft, diese Ziele zu erreichen, ist die beste Lösung für Ihr Unternehmen.

Hier sind einige Fragen, die Restaurantbesitzer bei der Auswahl einer Restaurant-Buchhaltungssoftware stellen sollten:

Erfüllt sie die Bedürfnisse meines Restaurants? Allgemeinere Softwareprogramme berücksichtigen möglicherweise nicht die spezifischen Bedürfnisse eines Restaurants. Die beste Restaurant-Buchhaltungssoftware wird dies jedoch tun.

Ist es benutzerfreundlich? Verschiedene Mitarbeiter, vom Küchenchef bis zum Buchhalter, könnten die Software nutzen, daher sollte sie für alle Anwender intuitiv bedienbar sein.

Lässt es sich in andere Softwaresysteme integrieren? Zumindest sollte die Buchhaltungssoftware mit Ihrer Bestandsverwaltungssoftware und Ihrem Kassensystem integrierbar sein.

Ist es skalierbar? Wenn Sie Ihre Kapazitäten erweitern oder einen neuen Standort eröffnen, sollte die beste Buchhaltungssoftware in der Lage sein, mit Ihrem Unternehmen zu wachsen.

Ist es mobilfreundlich? Ihre Verkaufstransaktionen erfolgen mobil, und Ihre Mitarbeiter erfassen Inventuren und greifen sogar auf Rezepte über ein mobiles Gerät zu. Ihre Buchhaltungssoftware sollte dasselbe ermöglichen. Sie sollten über Cloud-Buchhaltungslösungen jederzeit und überall Zugriff auf Echtzeitdaten haben.

Enthält es automatisierte Funktionen? Ihre Buchhaltungssoftware ist nur so gut, wie viel Arbeit sie Ihnen abnimmt. Wenn sie lediglich ein Ort zur Speicherung von Zahlen ist, hilft sie Ihnen nicht wirklich. Die besten Buchhaltungssoftware-Dienste umfassen automatisierte Tools, die Gewinn- und Verlustrechnungen erstellen, jede Rechnung vorab ausfüllen und sich bei Abschluss von Transaktionen automatisch aktualisieren.

Wo fängt man also am besten an?

Wenn Sie MarketMan bereits für Ihre Restaurantinventur, Rezeptverwaltung sowie Bestell- und Rechnungsstellung nutzen, werfen Sie einen Blick auf unsere Partner für Restaurantbuchhaltung. Diese lassen sich nahtlos in unsere Restaurantmanagement-Software integrieren:

• Virgate bietet tägliche Buchhaltungsdienstleistungen und Live-Dashboards für Unternehmen in der Hotellerie und Gastronomie.
• QuickBooks ist eine robuste Buchhaltungssoftware, die für alle Arten von Unternehmen entwickelt wurde.
• ShoGo bucht POS- und E-Commerce-Verkäufe automatisch direkt in Ihr Buchhaltungssystem.
• Square ist ein All-in-One-Kassensystem, das sich in Ihre Buchhaltungssoftware sowie in Ihre Bestands- und Restaurantmanagement-Software integrieren lässt.
• Xero ist eine Buchhaltungslösung für Kleinunternehmen, die Sie mit Buchhaltern, Steuerberatern und Ihrer Bank verbindet.

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Fazit: Die beste Restaurantbuchhaltungssoftware sollte Restaurantbesitzern, Restaurantmanagern und deren Personal die Last der Zahlenverarbeitung abnehmen und Ihnen gleichzeitig helfen, fundierte Entscheidungen zur Weiterentwicklung Ihres Unternehmens zu treffen. Sie sollte für alle Beteiligten intuitiv bedienbar sein und sich in Ihre anderen Restaurantsoftware-Lösungen, einschließlich Bestands-, POS- und Lohnbuchhaltungssoftware, integrieren lassen, um die Arbeit zu automatisieren und Ihnen und Ihren Mitarbeitern Zeit zu geben, sich auf Ihr Produkt und Ihre Kunden zu konzentrieren.

Die Restaurant-Bestandsverwaltungssoftware von MarketMan wurde entwickelt, um die Bestandskontrolle zu automatisieren, die Lebensmittelkosten zu senken und alle Back-of-House-Aktivitäten zu optimieren. Durch den Wegfall manueller Prozesse ermöglicht MarketMan Gastronomen, intelligenter zu arbeiten, Abfall zu reduzieren und Erkenntnisse für eine verbesserte Rentabilität zu gewinnen. Machen Sie Schluss mit Spekulationen im Restaurantmanagement –buchen Sie noch heuteeine Demo und erleben Sie, wie MarketMan Ihre Betriebsabläufe verbessern kann!

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