9 Wege zur Kontrolle Ihrer Getränkekosten in Bar und Restaurant

Eine strikte Kostenkontrolle ist ein entscheidender Faktor für den Betrieb jeder erfolgreichen – und profitablen – Bar.

Wenn Barpersonal ohne eine Ausschankrichtlinie arbeitet, der Überblick über den Lagerbestand und notwendige Nachbestellungen verloren geht oder die Preise der Lieferanten nicht genau überwacht werden, verlieren Sie möglicherweise schneller Geld, als Sie die Getränke nachfüllen können.

Aber wenn das auf Sie zutrifft, machen Sie sich keine Sorgen. Es gibt einige wirklich einfache und praktische Wege, wie Sie Ihre Getränkekosten besser kontrollieren können.

1. Ziel-Ausschankkosten festlegen

Die Festlegung des richtigen Preises für Ihre Spirituosen mag offensichtlich erscheinen. Aber es ist erstaunlich, wie viele Barmanager es versäumen, die richtigen Berechnungen im Voraus anzustellen. Der beste Weg ist, die Ausschankkosten (Pour Cost) für jede Spirituose zu ermitteln. Das ist einfach der Einkaufspreis der vom Lieferanten gelieferten Spirituose geteilt durch den Verkaufspreis. Wenn Sie 5.000 $ für eine Kiste Whisky ausgeben und diese für 10.000 $ verkaufen, haben Sie Ausschankkosten von 50 %. Das profitabelste Getränk hat die niedrigsten Ausschankkosten und umgekehrt. Wenn Sie Ihre aktuellen Ausschankkosten kennen, können Sie ein Ziel festlegen, wie hoch diese sein sollen. Wenn Sie beispielsweise die Ausschankkosten für diesen Whisky auf 25 % senken möchten, müssten Sie den Verkaufspreis verdoppeln. Berücksichtigen Sie auch Verschüttungen, zerbrochene Flaschen usw.

2. Eine Ausschankrichtlinie festlegen

Egal wie sorgfältig Sie Ziel-Ausschankkosten ermitteln, ohne eine entsprechende Ausschankrichtlinie ist dies praktisch bedeutungslos. Übermäßiges Einschenken ist eine Hauptursache für versteckte Mehrkosten in jedem Barbetrieb, insbesondere wenn das Barpersonal bei Nachfüllungen oder beim freien Einschenken besonders großzügig ist. Das mag bei den Kunden gut ankommen, wird aber kein nachhaltiges Geschäftsmodell schaffen. Es könnte ausreichen, dies den Mitarbeitern einfach zu erklären und regelmäßig in Schulungsüberprüfungen zu kontrollieren, ob sie es umsetzen. Wenn dies jedoch nicht funktioniert, sollten Sie sowohl standardisierte Ausgießer als auch Jigger in Betracht ziehen. Diese kleinen Messbecher, die meist für Cocktails verwendet werden, sind doppelseitig, um einfache und doppelte Portionen zu ermöglichen, und erleichtern es jedem Mitarbeiter, genaue Maße einzuhalten.

3. Eine Null-Toleranz-Politik bei Mitarbeiterdiebstahl einführen

Es ist traurig, aber wahr: Diebstahl durch Mitarbeiter kann eine Hauptursache für Schwund in einem Barbetrieb sein. Vorfälle können von der kostenlosen Abgabe eines Getränks an einen Freund ohne vorherige Genehmigung bis zum dreisten Entwenden von Flaschen hinter der Bar reichen. Doch egal welche Form es annimmt, es ist entscheidend, eine Null-Toleranz-Politik zu verfolgen. Kommunizieren Sie dies regelmäßig den Mitarbeitern während der Einarbeitungs- und Schulungssitzungen, machen Sie bekannt, dass sich Personen anonym an Sie wenden können, wenn sie Fehlverhalten vermuten, und ziehen Sie – falls erforderlich – sichtbare Überwachungskameras sowohl im Front- als auch im Back-of-House-Bereich in Betracht.

4. Verschwendung vermeiden

Verschwendung ist nicht nur ein Problem bei Lebensmitteln. Ob Verschüttungen oder falsche Bestellungen, es gibt verschiedene Wege, wie Getränkebestände verschwendet werden können. Ja, ein gewisses Maß ist unvermeidlich, aber lassen Sie es nicht einfach geschehen. Achten Sie darauf, größere Verschüttungen sorgfältig zu notieren und verfolgen Sie jene falsch zubereiteten Getränke, die im Abfluss landen. Gibt es bestimmte Verursacher? Ist zusätzliche Schulung erforderlich? Ergreifen Sie Maßnahmen, um Verschwendung wo immer möglich zu reduzieren, und es wird Ihnen helfen, noch mehr aus Ihrem Gewinn herauszuholen.  

5. Bestandsmanagement beherrschen

Etwa 80 % der Kosten einer Bar sind an ihre Spirituosen gebunden. Das bedeutet, dass der Bestand wahrscheinlich Ihr größtes Kapital ist und dessen ordnungsgemäße Verwaltung ein entscheidender Faktor für die Rentabilität ist. Zunächst bedeutet dies einen soliden Prozess für den Empfang und die Erfassung eingehender Bestände, wobei das Personal geschult wird, worauf zu achten ist, Rechnungen sorgfältig mit Bestellungen verglichen und der Bestand niemals unbeaufsichtigt gelassen wird. Als Nächstes folgen regelmäßige Bestandskontrollen. Eine vollständige Inventur aller Bestände sollte mindestens zweimal im Monat durchgeführt und alle Abweichungen berücksichtigt werden. All dies kann natürlich manuell erfolgen. Um jedoch Zeit zu sparen und eine wesentlich höhere Genauigkeit zu gewährleisten, sollten Sie die Integration einer Bestandsverwaltungssoftware in Ihr Unternehmen in Betracht ziehen.

Systeme wie MarketMan helfen Ihnen, den Überblick über den Bestand zu behalten, von dem Moment, in dem er ankommt, bis zu dem Moment, in dem er verkauft wird. Es deckt nicht nur schnell Diskrepanzen auf, sondern hilft Ihnen auch, die Wareneinsatzkosten (und ob diese mit Ihren Ziel-Ausschankkosten übereinstimmen) klar zu erkennen, Preiserhöhungen von Lieferanten hervorzuheben, Bereiche mit Schwund zu kennzeichnen und Einblicke zu geben, wie beispielsweise Cocktailzutaten angepasst werden könnten, um die Gewinnspanne zu verbessern. Ja, es mag anfangs etwas Mehraufwand erfordern, einschließlich Mitarbeiterschulungen, aber langfristig kann es dazu beitragen, diesen geschäftskritischen Prozess zu optimieren.

6. Einen Par-Level für jede Spirituose festlegen

Der Par-Level ist die Mindestmenge eines Produkts, die eine Bar vorrätig haben sollte, um die Nachfrage zu decken. Unterschreiten Sie diesen Wert, sollte neuer Bestand bestellt werden. Eine einfache Formel zur Berechnung ist: Menge des wöchentlich verbrauchten Produkts + Sicherheitsbestand (zusätzliche Mengen, um das Risiko eines Fehlbestands zu reduzieren und als Puffer zu dienen, falls die Verkäufe höher als erwartet sind oder Lieferungen verzögert werden) / Anzahl der Lieferungen pro Woche. Wenn Sie eine Bestandsverwaltungssoftware wie MarketMan haben, die in Ihr Kassensystem (POS) integriert ist, ist es einfach sicherzustellen, dass Sie den Par-Level eines Produkts nicht unterschreiten.

7. In großen Mengen einkaufen, um Mengenrabatte zu nutzen

Das klingt doch auch offensichtlich, oder? Aber die Realität ist, dass ohne eine vorherige genaue Kontrolle über Ihren Bestand und Ihre Kosten die Verpflichtung zu einer Großbestellung von Spirituosen ein ziemlich riskantes (und kostspieliges) Unterfangen sein kann. Glücklicherweise haben Sie mit all diesen anderen Prozessen einen klaren Überblick darüber, welche Bestände Sie haben und was Sie in den kommenden Wochen benötigen werden. Das versetzt Sie in eine hervorragende Position, um die von einem Lieferanten angebotenen Mengenrabatte zu nutzen. Bei Großeinkäufen gibt es fast immer einen Rabatt – selbst wenn er nicht direkt angeboten wird, rufen Sie an und fragen Sie nach. Was haben Sie zu verlieren?

8. Aktionen auf Neukunden ausrichten

Bars sind bekannt für ihre tollen Angebote. Die Happy-Hour-Angebote, die speziellen Signature-Cocktails oder „Kaufe eins, erhalte eins gratis“-Aktionen. Kunden lieben sie auch. Beachten Sie jedoch, dass Aktionen zwar Ihr Verkaufsvolumen steigern, aber nicht den gleichen Schub für Ihren Umsatz – oder Ihre Einnahmen – liefern. Das bedeutet, dass jedes Angebot strategisch durchdacht werden sollte. Eine der besten Strategien ist es, die meisten Ihrer Aktionen auf Neukunden auszurichten, anstatt auf die treuen Kunden, die wahrscheinlich ohnehin ein Getränk bestellen würden. Dadurch wird die vorübergehende Beeinträchtigung Ihrer Gewinnspanne durch den langfristigen finanziellen Gewinn eines neuen (zufriedenen) Kunden ausgeglichen.

9. Variieren Sie Ihr Angebot

Inzwischen haben Sie einen sehr klaren Überblick darüber, wie viel Gewinn Ihnen jedes Getränk einbringt. Sie haben nicht nur Ziel-Ausschankkosten für jede Spirituose (unterstützt durch eine klare Ausschankrichtlinie), sondern können mit dem richtigen Bestandsverwaltungssystem auch genau sehen, wie viel von jedem Getränk Sie verkaufen und die gesamten Wareneinsatzkosten (einschließlich nicht-alkoholischer Zutaten in Artikeln wie Cocktails). Nutzen Sie diese Erkenntnisse, um eine Getränkekarte zu erstellen, die die gesamte Vielfalt, die Sie benötigen, um Kunden glücklich zu machen, mit einer guten Auswahl an Getränken in Einklang bringt, die Ihnen den größten Ertrag liefern.

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