Die Kosten genau im Griff zu haben, ist für den Betrieb einer erfolgreichen - und rentablen - Bar von entscheidender Bedeutung.

Wenn Sie dem Barpersonal gestatten, ohne eine Ausschankregelung zu servieren, wenn Sie den Überblick darüber verlieren, was vorrätig ist und was nachbestellt werden muss, oder wenn Sie die Preise der Lieferanten nicht genau im Auge behalten, werden Sie schneller Geld verlieren, als Sie die Getränke nachfüllen können.

Aber wenn das auf Sie zutrifft, machen Sie sich keine Sorgen. Es gibt einige wirklich einfache und praktische Möglichkeiten, wie Sie Ihre Getränkekosten besser in den Griff bekommen können.

1. Festlegen eines Zielwertes für die Taktkosten

Den richtigen Preis für Ihre Spirituosen festzulegen, mag selbstverständlich klingen. Aber Sie wären erstaunt, wie viele Barbetreiber es versäumen, vorher richtig zu rechnen. Am besten ist es, die Kosten für die einzelnen Spirituosen zu berechnen. Das sind ganz einfach die Kosten für die von Ihrem Lieferanten gelieferten Spirituosen geteilt durch den Preis, für den Sie sie verkaufen. Wenn Sie 5.000 $ für eine Kiste Whisky ausgeben und sie für 10.000 $ verkaufen, haben Sie 50 % Ausschankkosten. Das gewinnbringendste Getränk hat die niedrigsten Abfüllkosten und umgekehrt. Wenn Sie Ihre aktuellen Ausgießkosten kennen, können Sie sich ein Ziel setzen, das Sie erreichen möchten. Angenommen, Sie möchten die Ausschankkosten für diesen Whisky auf 25 % senken, dann müssten Sie den Verkaufspreis verdoppeln. Achten Sie darauf, dass Sie auch Verschüttungen, zerbrochene Flaschen usw. berücksichtigen.

2. Festlegung einer Schüttgutpolitik

Ganz gleich, wie sorgfältig Sie die Kosten für den Ausschank berechnen, ohne eine Ausschankpolitik sind sie praktisch bedeutungslos. Übermäßiges Einschenken ist eine der Hauptursachen für versteckte Zusatzkosten in jeder Bar, insbesondere wenn das Barpersonal besonders großzügig nachschenkt oder kostenlos einschenkt. Das mag bei den Kunden gut ankommen, aber ein nachhaltiges Geschäftsmodell ist damit nicht zu erreichen. Möglicherweise reicht es aus, wenn Sie Ihren Mitarbeitern dies erklären und regelmäßig durch Schulungsgespräche überprüfen, ob sie es auch in die Tat umsetzen. Wenn das aber nicht funktioniert, sollten Sie sowohl Standardausgießer als auch Ausgießer in Betracht ziehen. Diese kleinen Messbecher, die vor allem für Cocktails verwendet werden, sind doppelseitig und ermöglichen das Ein- und Ausgießen von Getränken und erleichtern es dem Personal, genaue Maßangaben einzuhalten.

3. Verabschiedung einer Null-Toleranz-Politik bei Diebstahl durch das Personal

Es ist traurig, aber wahr: Diebstahl durch das Personal kann eine Hauptursache für den Schwund in einem Barbetrieb sein. Die Bandbreite der Vorfälle reicht vom Anbieten eines kostenlosen Getränks an einen Freund, ohne vorher um Erlaubnis zu fragen, bis hin zum schamlosen Klauen von Flaschen hinter der Bar. Wie auch immer es aussieht, es ist wichtig, eine Null-Toleranz-Politik zu verfolgen. Informieren Sie Ihr Personal regelmäßig in Einführungs- und Schulungsveranstaltungen darüber, machen Sie darauf aufmerksam, dass man sich anonym an Sie wenden kann, wenn man ein Fehlverhalten vermutet, und ziehen Sie - falls erforderlich - sichtbare Sicherheitskameras vor und hinter dem Haus in Betracht.

4. Vermeiden Sie Abfall

Verschwendung ist nicht nur bei Lebensmitteln ein Problem. Ob verschüttet oder falsch bestellt, es gibt verschiedene Möglichkeiten, Getränkevorräte zu verschwenden. Ja, ein gewisses Maß ist unvermeidlich, aber lassen Sie es nicht einfach laufen. Achten Sie darauf, dass Sie alle größeren Verschüttungen sorgfältig notieren und den Überblick über die falsch bestellten Getränke behalten, die am Ende in den Abfluss geschüttet werden. Gibt es bestimmte Übeltäter? Ist eine zusätzliche Schulung erforderlich? Ergreifen Sie Maßnahmen zur Abfallvermeidung, wo immer dies möglich ist, und Sie werden unter dem Strich noch mehr herausholen können.  

5. Bestandsverwaltung in den Griff bekommen

Etwa 80 % der Kosten einer Bar entfallen auf den Alkoholbestand. Das bedeutet, dass das Inventar wahrscheinlich Ihr größter Vermögenswert ist, und dessen ordnungsgemäße Verwaltung ist ein entscheidender Faktor, um rentabel zu bleiben. Das bedeutet zunächst einmal ein solides Verfahren für die Annahme und Erfassung eingehender Bestände, bei dem das Personal darin geschult ist, worauf es achten muss, Rechnungen sorgfältig mit Bestellungen verglichen werden und die Bestände nie unbeaufsichtigt bleiben. Als Nächstes sind regelmäßige Bestandskontrollen erforderlich. Mindestens zweimal im Monat sollte ein vollständiges Audit des gesamten Inventars durchgeführt werden, bei dem alle Unstimmigkeiten erfasst werden. All dies kann natürlich auch manuell erfolgen. Um jedoch Zeit zu sparen und ein weitaus höheres Maß an Genauigkeit zu gewährleisten, sollten Sie in Erwägung ziehen, eine Software zur Bestandsverwaltung in Ihr Unternehmen zu integrieren.

Systeme wie MarketMan helfen Ihnen, den Bestand vom Eingang bis zum Verkauf zu verfolgen. Aber es hilft Ihnen nicht nur, Unstimmigkeiten schnell zu erkennen, sondern auch, die Kosten der verkauften Waren klar zu sehen (und ob diese mit den angestrebten Gießkosten übereinstimmen), Preiserhöhungen von Lieferanten hervorzuheben, Bereiche mit Schwund zu markieren und Erkenntnisse darüber zu gewinnen, wie z. B. Cocktailzutaten optimiert werden könnten, um die Gewinnspanne zu verbessern. Ja, es könnte im Vorfeld ein wenig zusätzliche Arbeit erfordern, einschließlich einiger Mitarbeiterschulungen, aber langfristig kann es helfen, diesen geschäftskritischen Prozess zu rationalisieren.

6. Legen Sie für jede Spirituose eine Par-Stufe fest

Der Nennwert ist die Mindestmenge eines Produkts, die eine Bar vorrätig haben sollte, um die Nachfrage zu decken. Wird sie unterschritten, sollte ein neuer Vorrat bestellt werden. Eine einfache Formel, um dies zu berechnen, ist die wöchentlich verbrauchte Menge des Produkts + Sicherheitsbestand (Extras, um das Risiko zu verringern, dass der Artikel nicht vorrätig ist, und um als Puffer zu fungieren, falls die Verkäufe höher als erwartet ausfallen oder sich die Lieferungen verzögern) / die Anzahl der Lieferungen pro Woche. Wenn Sie über eine Bestandsverwaltungssoftware wie MarketMan verfügen, die sich in Ihr POS-System integrieren lässt, können Sie ganz einfach sicherstellen, dass Sie nicht unter den Nennwert eines Produkts fallen.

7. Kaufen Sie in großen Mengen, um von Mengenrabatten zu profitieren.

Das klingt nach einer weiteren Selbstverständlichkeit, oder? In Wirklichkeit ist es aber so, dass eine Großbestellung von Spirituosen ein ziemlich riskantes (und kostspieliges) Unterfangen sein kann, wenn Sie Ihren Bestand und Ihre Kosten nicht genau im Griff haben. Zum Glück haben Sie mit all den anderen Prozessen einen klaren Überblick über Ihre Bestände und den Bedarf der nächsten Wochen. Damit sind Sie in einer guten Position, um von Mengenrabatten zu profitieren, die ein Lieferant anbietet. Bei Großeinkäufen gibt es fast immer einen Preisnachlass, also rufen Sie an und fragen Sie nach - auch wenn es nicht direkt angeboten wird. Was haben Sie zu verlieren?

8. Gezielte Werbeaktionen für neue Kunden

Bars sind bekannt für ihre tollen Angebote. Die Happy-Hour-Angebote, die Spezial-Cocktails oder die "Kaufe einen, bekomme einen gratis"-Aktionen. Die Kunden lieben sie auch. Aber bedenken Sie, dass Werbeaktionen zwar den Absatz steigern, aber nicht den gleichen Effekt auf den Wert des Umsatzes - oder die Einnahmen - haben. Das bedeutet, dass jedes Angebot strategisch durchdacht sein muss. Eine der besten Strategien besteht darin, die meisten Ihrer Werbeaktionen auf neue Kunden auszurichten und nicht auf die treuen Kunden, die wahrscheinlich auch so ein Getränk bestellen würden. Auf diese Weise wird die vorübergehende Delle in Ihrer Gewinnspanne durch den längerfristigen finanziellen Gewinn eines neuen (glücklichen) Kunden wieder ausgeglichen.

9. Verwechseln Sie

Jetzt haben Sie einen klaren Überblick darüber, wie viel Gewinn Sie mit jedem Getränk erzielen. Sie werden nicht nur einen Zielpreis für jede Spirituose haben (unterstützt durch eine klare Ausschankpolitik), sondern mit dem richtigen Bestandsverwaltungssystem werden Sie auch in der Lage sein, genau zu sehen, wie viel Sie von jedem Getränk verkaufen und wie hoch die Gesamtkosten für den Verkauf sind (einschließlich der nichtalkoholischen Zutaten in Produkten wie Cocktails). Nutzen Sie diesen Einblick, um eine Getränkekarte zu erstellen, die ein ausgewogenes Verhältnis zwischen der Vielfalt, die Sie brauchen, um Ihre Kunden bei Laune zu halten, und einer guten Auswahl an Getränken, die Ihnen den größten Gewinn bringen, bietet.

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