Wie Pine State Biscuits mit MarketMan seine Abläufe optimierte und täglich Zeit einsparte

Entstanden aus Freundschaft und einer gemeinsamen Liebe zu Restaurants, begann Pine State Biscuits als kleiner Stand auf einem Bauernmarkt in Portland. Drei Freunde aus North Carolina machten sich daran, die Aromen ihres Heimatstaates in den Pazifischen Nordwesten zu bringen: flockige Kekse, gebratenes Hähnchen und südstaatliche Hausmannskost, die das Herz erwärmt.

Was 2006 als einzelnes Ladengeschäft begann, ist seitdem auf fünf stationäre Standorte und einen mobilen Imbisswagen angewachsen, die alle das charakteristische „North Carolina-Style”-Frühstück und Mittagessen des Restaurants servieren. Das Unternehmen wird von einer Großküche aus betrieben, die alle Speisen direkt an die Geschäfte liefert, wobei an jedem Standort ein Kundenservice am Tresen angeboten wird.

Heute überwacht die stellvertretende Betriebsleiterin Carly Lund den täglichen Betrieb an sechs Standorten und fünf Geschäftsführern und verwaltet alles von der Personalbesetzung und Wartung bis hin zur Menüentwicklung und Bestandsverwaltung.

Bevor sie MarketMan einführte, sah ihr Tag jedoch ganz anders aus.

Die Herausforderung: Zeitverlust durch manuelle Arbeit und unzuverlässige Daten

Wie viele unabhängige Restaurantketten hatte Pine State Biscuits lange Zeit auf Tabellenkalkulationen für die Bestandsverwaltung und Bestellungen gesetzt.

Jeden Tag aktualisierte Carly manuell die Produktpreise, verfolgte Bestellungen und führte separate Registerkarten für jeden Shop in einer einzigen, umfangreichen Tabelle. Bei über 300 Artikelnummern, ständigen Preisschwankungen der Lieferanten und ohne automatisierte Datensynchronisation war es fast unmöglich, den Überblick über die Kosten für die Zutaten zu behalten.

„Es waren jeden Tag viele Stunden“, erinnert sich Carly. „So sehr ich Tabellenkalkulationen auch mag, es hat mir so viel Zeit genommen, die ich nicht in den Geschäften verbringen konnte.“

Dieses System ließ das Team hinsichtlich der Menüpreise und Warenkosten „im Dunkeln tappen“. Da die Preisdaten nur selten aktualisiert wurden, waren die Berechnungen der Herstellungskosten unzuverlässig, und Entscheidungen zur Rentabilität basierten auf veralteten Informationen.

Gleichzeitig kam es häufig zu Bestellfehlern. Fehlende Artikel, inkonsistente Preise und unvollständige Lieferungen aus der Kantine führten zu Zeitverlust und Bestandsabweichungen.

Warum Pine State Biscuits sich für MarketMan entschieden hat

Als das Team von Pine State begann, sich mit Plattformen für die Bestandsverwaltung zu befassen, standen Integration und Vertrauen ganz oben auf der Prioritätenliste.

„Wir haben uns andere Systeme angesehen“, sagte Carly. „Aber als wir erfuhren, dass MarketMan direkt mit Square integriert ist, war die Entscheidung klar.“

Der Bewertungsprozess des Teams dauerte fast ein Jahr, wobei die Implementierungskosten, das ROI-Potenzial und Gebruiksgema abgewogen wurden. Letztendlich gaben die nahtlose Integration von MarketMan mit Square und die Möglichkeit, Kosten in Echtzeit sichtbar zu machen, den Ausschlag.

„Die wichtigste Frage für uns war immer: Wie hoch sind unsere tatsächlichen Herstellungskosten?“, sagte Carly. „Das war wirklich der Bewertungsprozess: Was wird MarketMan tun, um uns bei der Lösung dieser beiden Probleme zu helfen: Herstellungskosten und täglicher Betrieb.“

Von Stunden zu Minuten: Der tägliche Betrieb im Wandel

Seit der Einführung von MarketMan wurde der gesamte Bestellprozess bei Pine State Biscuits optimiert.

Jeder Standort bestellt nun direkt über die mobile App „MarketMan“ beim Commissary. Dieser Arbeitsablauf dauert nur 15 bis 20 Minuten pro Geschäft, während zuvor Stunden für die Aktualisierung und Abstimmung von Tabellenkalkulationen aufgewendet werden mussten.

„Jetzt verbringe ich vielleicht 30 bis 45 Minuten pro Tag mit MarketMan, verglichen mit zwei oder drei Stunden zuvor“, sagte Carly. „Man gewinnt viel Zeit zurück.“

Diese Zeit hat es Carly ermöglicht, zu dem zurückzukehren, was sie liebt – in den Geschäften zu sein.

„Jetzt kann ich Managern tatsächlich in Echtzeit bei der Problemlösung helfen“, sagte sie. „Früher saß ich im Büro fest und habe Tabellen aktualisiert.“

Auch Bestellfehler sind dank der doppelten Kontrollabläufe und Echtzeit-Empfangsbestätigungen von MarketMan drastisch zurückgegangen.

Echtzeit-Einblicke führen zu intelligenteren Menüentscheidungen

Dank genauer und aktueller Preisdaten hat Pine State Biscuits endlich vollständige Transparenz über die Rentabilität seiner Speisekarte.

„Wir haben bei der Preisgestaltung für die Speisekarte quasi ins Blaue hinein geschossen“, sagte Carly. „Jetzt ist sie mathematisch korrekt.“ MarketMan hilft dem Team dabei, leistungsstarke und leistungsschwache Menüpunkte zu identifizieren. 

Beispielsweise dienen historische Preisdaten zu Zutaten wie Hähnchenfleisch und Eiern, deren Preise täglich stark schwanken können, nun als Grundlage für proaktive Anpassungen von Rezepten und Preisen.

„Am wichtigsten ist es, sofort zu wissen, wie es um den Lagerbestand steht“, sagte Carly.

Aufbau einer Kultur des datengesteuerten Managements

MarketMan spart nicht nur Zeit und reduziert Fehler, sondern ermöglicht es den Filialleitern von Pine State auch, sich mit ihren Zahlen auseinanderzusetzen.

Jeden Monat nehmen die Manager an einer Besprechung teil, bei der sie Erkenntnisse aus der Plattform austauschen, insbesondere anhand von Berichten zum Ist-Wert im Vergleich zum Soll-Wert (AvT).

„Sie hatten zuvor nie Zugang zu solchen Informationen“, sagte Carly. Das hilft ihnen, ihr Geschäft auf Ladenebene besser zu verstehen.

Ergebnisse, die für sich sprechen

Seit der Einführung von MarketMan:

• Die Bestellzeit wurde von drei Stunden auf weniger als eine Stunde pro Tag reduziert.
• Die Häufigkeit der Inventur wurde von monatlich auf täglich umgestellt.
• Die Genauigkeit der COGS wurde erheblich verbessert, was eine zuverlässige Preisgestaltung für die Speisekarte ermöglicht.
• Betriebsfehler und Fehlzählungen wurden effektiv beseitigt.
  
  

„Es hat sich definitiv gelohnt“, sagte Carly. „Sowohl bei der Lagerverwaltung als auch bei der Bestellung.“

Und während sich die Restaurantszene in Portland nach der Pandemie weiterentwickelt, verfügt Pine State Biscuits nun über die nötige Sichtbarkeit und Flexibilität, um sich selbstbewusst anzupassen.

„Wir konnten die Preise auf unserer Speisekarte aufgrund unserer neuen Erkenntnisse anpassen“, sagte Carly.

Das Fazit

Für Pine State Biscuits hat MarketMan einen zeitaufwändigen manuellen Prozess in ein schnelles, datengesteuertes System umgewandelt, das sowohl die Führungskräfte als auch die Mitarbeiter unterstützt.

Von der Schätzung der Kosten bis hin zur sicheren Preisgestaltung gewinnen Carly und ihr Team jeden Tag mehrere Stunden Zeit zurück, die sie nun dort einsetzen können, wo sie am wichtigsten ist: für den Kundenservice und den Ausbau ihrer beliebten, vom Süden inspirierten Marke.

„MarketMan war in vielen verschiedenen Aspekten des Kommissariatsgeschäfts eine enorme Hilfe“, sagte Carly. „Ich kann es nur wärmstens empfehlen.“