5 Tipps zur Restaurant-Dienstplanung, um sicherzustellen, dass Sie nie unterbesetzt sind

Eine effektive Personalplanung ist das Rückgrat eines erfolgreichen Restaurantbetriebs. Sicherzustellen, dass Sie jederzeit die richtige Anzahl an Mitarbeitern zur Verfügung haben, kann Produktivität, Kundenzufriedenheit und letztendlich Ihr Geschäftsergebnis erheblich beeinflussen. Diese Bedeutung wird besonders in kritischen Phasen deutlich, wie der Ferienzeit, wenn der Kundenverkehr stark ansteigt, und der Grippesaison, wenn mehr Mitarbeiter krankheitsbedingt ausfallen. Wie können Sie also sicherstellen, dass Sie nie unterbesetzt sind, ohne überbesetzt zu sein?

In diesem Artikel werden wir auf 5 wesentliche Tipps zur Restaurant-Dienstplanung eingehen, wobei der Fokus auf der Nutzung von Technologie liegt, um intelligentere Planungsentscheidungen zu treffen.

5 Tipps zur Restaurant-Dienstplanung, um sicherzustellen, dass Sie nie unterbesetzt sind

1. Saisonale Schwankungen vorausschauend planen

Ferienzeiten bringen oft einen Anstieg der Kundennachfrage mit sich. Um dem entgegenzuwirken, ist es entscheidend, vorausschauend zu planen. Erstellen und veröffentlichen Sie Dienstpläne weit im Voraus, unter Berücksichtigung historischer Daten und spezifischer Trends für die Ferienzeiten. In diesen Perioden ist es üblich, dass mehr Mitarbeiter aus verschiedenen Gründen, einschließlich Erkältung und Grippe, krankheitsbedingt ausfallen. Wenn dies ein Trend in Ihrem Restaurant ist, sollten Sie in Betracht ziehen, saisonales Personal einzustellen, um die Hochsaison zu bewältigen. Zusätzlich können Sie Anreize für diejenigen bieten, die während Stoßzeiten wie Silvester und Valentinstag arbeiten. Proaktive Planung kann die Risiken unerwarteter Personalengpässe mindern.

2. Automatisierung der Dienstplanung für mehr Effizienz nutzen

Die Automatisierung kann ein entscheidender Vorteil in der Dienstplanung sein, insbesondere bei der Planung eines großen Teams oder für mehrere Standorte. Moderne Planungstools, wie Push Scheduling, bieten Funktionen, die Aufgaben automatisieren, wie die Planung regulärer Schichten, die Verfolgung von Arbeitskosten und die nahtlose Integration in die Lohnabrechnung. Durch die Nutzung einer cloudbasierten Planungsplattform können Sie Ihr Team von überall aus planen, und die Mitarbeiter können den Plan sofort nach Veröffentlichung einsehen.

Einige zusätzliche Funktionen, die bei der Auswahl einer Planungsplattform zu berücksichtigen sind, umfassen:

• Ein Drag-and-Drop-Design, das das Verschieben von Schichten bei Bedarf erleichtert
• Automatisierte Dienstplanung und Schichtvorlagen
• Compliance-Pop-ups im Planer, um sicherzustellen, dass Sie niemanden in Überstunden, zu viele Tage hintereinander oder einen Minderjährigen zu spät einplanen
• Einfache Übersicht über die wöchentliche Verfügbarkeit jedes Mitarbeiters
• Mitarbeiter-Self-Service für Urlaubsanträge und Schichttausch

Durch die Nutzung der Automatisierung der Dienstplanung werden Sie nicht nur Zeit und Arbeitskosten sparen, sondern auch sicherstellen, dass Ihr Team die Vorschriften einhält.

3. Ihr Personal für mehr Flexibilität funktionsübergreifend schulen

Die funktionsübergreifende Schulung von Mitarbeitern, damit sie in mehreren Rollen hervorragende Leistungen erbringen können, ist eine wertvolle Strategie, insbesondere wenn Mitarbeiterabsagen häufiger werden. Indem Sie Mitarbeiter identifizieren und funktionsübergreifend schulen, die nahtlos für ihre Kollegen bei unerwarteten Abwesenheiten oder Notfällen einspringen können, stellen Sie sicher, dass Ihr Restaurant reibungslos läuft, selbst wenn wichtige Teammitglieder nicht verfügbar sind.

Einige Beispiele für Rollen, die funktionsübergreifend geschult werden können, sind:

• Gastgeber darin schulen, wie man Speisen serviert und Tische abwischt
• Abräumer darin schulen, wie man Speisen serviert und Gäste begrüßt
• Speisenläufer darin unterweisen, wie man Gäste begrüßt und platziert
• Servicepersonal beibringen, wie man einfache Getränke zubereitet
• Manager in allen Rollen schulen, damit sie bei Bedarf einspringen können

Durch die funktionsübergreifende Schulung Ihrer Mitarbeiter können diese sich bei Bedarf gegenseitig unterstützen. Dies ist hilfreich, wenn Mitarbeiter krankheitsbedingt ausfallen oder Urlaub nehmen, aber auch entscheidend während voll besetzter Schichten, wenn alle mit anpacken müssen. Dieser Ansatz minimiert das Risiko von Personalengpässen und hält ein hohes Serviceniveau unter schwierigen Bedingungen aufrecht.

4. Echtzeit-Analysen für fundierte Entscheidungen

Der Zugang zu Echtzeit-Analysen ist entscheidend für eine effektive Restaurant-Dienstplanung, insbesondere wenn Sie sich an saisonale Schwankungen und erhöhte Krankheitsausfälle anpassen müssen. Tools wie Push Scheduling bieten die Möglichkeit, Arbeitskosten und andere wichtige Leistungskennzahlen (KPIs) während der aktiven Planung einzusehen.

Um Ihre Daten optimal zu nutzen, integrieren Sie Ihr Dienstplanungstool in Ihr Point-of-Sale (POS)-System. Dies ermöglicht Ihnen, fundierte Personalentscheidungen zu treffen, indem Sie Verkaufszahlen und Stoßzeiten prognostizieren. Wie beeinflusst das Wetter die Verkaufszahlen? Welcher Wochentag hat die wenigsten Kunden? Lohnt es sich, mittags geöffnet zu bleiben? Diese und viele weitere Fragen können durch das Sammeln der richtigen Daten schnell beantwortet werden. Finden Sie ein Dienstplanungstool, das Ihnen diese Fragen beantwortet und Ihnen datengestützte Personalentscheidungen ermöglicht.

5. Mitarbeiterengagement und -befähigung

Ihr Team ist das Rückgrat Ihres Unternehmens, und engagierte Mitarbeiter bleiben eher loyal und bieten einen besseren Service, insbesondere während der Hochsaison. Es ist entscheidend, eine Kultur der Zusammenarbeit, Anerkennung und Unterstützung zu fördern. Wenn sich Ihr Team befähigt und wertgeschätzt fühlt, ist die Wahrscheinlichkeit geringer, dass Mitarbeiter krankheitsbedingt ausfallen, und höher, dass sie einspringen, wenn jemand fehlt.

Eine befähigte Belegschaft erreichen Sie auf folgende Weisen:

• Mitarbeiter anerkennen und belohnen, die konsequent Schichten übernehmen oder bei Bedarf länger bleiben
• Ausreichend Urlaub und Unterstützung bieten, damit Mitarbeiter kein Burnout erleiden, das kurzfristige Absagen erfordert
• Ihr Personal befähigen, Schichten untereinander zu tauschen. Dies kann durch eine cloudbasierte Dienstplanungsplattform erreicht werden
• Feedback fördern und anhören
• Nach besten Kräften die Schichtwünsche und Einschränkungen Ihres Teams berücksichtigen — wenn jemand deutlich gemacht hat, dass er nicht vor 15 Uhr arbeiten kann, planen Sie ihn nicht vor 15 Uhr ein
  

Wenn Sie auf Ihr Team hören und diejenigen belohnen, die über das Übliche hinausgehen, bauen Sie ein engagiertes und befähigtes Team auf. Sie werden helfen wollen, wenn sie können, wodurch die Wahrscheinlichkeit von Personalengpässen begrenzt wird. Wenn Sie jemanden zudem übermäßig einplanen oder zu ungünstigen Zeiten einteilen, ist die Wahrscheinlichkeit geringer, dass er bei Bedarf aushilft. Respekt erzeugt Respekt. Seien Sie der Vorreiter bei der Förderung einer befähigten Belegschaft.

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