Eine effektive Personaleinsatzplanung ist das Rückgrat eines erfolgreichen Gastronomiebetriebs. Wenn Sie sicherstellen, dass Sie jederzeit die richtige Anzahl von Mitarbeitern zur Verfügung haben, kann sich dies erheblich auf die Produktivität, die Kundenzufriedenheit und letztendlich auf Ihr Endergebnis auswirken. Diese Bedeutung wird besonders in kritischen Zeiten deutlich, z. B. in der Urlaubszeit, wenn der Kundenverkehr stark zunimmt, und in der Grippesaison, wenn sich mehr Mitarbeiter krank melden. Wie können Sie also sicherstellen, dass Sie nie unterbesetzt sind, ohne zu viel Personal zu beschäftigen?

In diesem Artikel befassen wir uns mit 5 wichtigen Tipps für die Terminplanung im Restaurant, wobei der Schwerpunkt auf der Nutzung von Technologie liegt, um intelligentere Entscheidungen bei der Terminplanung zu treffen.

5 Tipps für die Restaurantplanung, um sicherzustellen, dass Sie nie unterbesetzt sind

1. Planen Sie im Voraus für saisonale Schwankungen

In der Ferienzeit steigt die Kundennachfrage oft sprunghaft an. Um dem zu begegnen, ist es wichtig, im Voraus zu planen. Erstellen und veröffentlichen Sie die Dienstpläne frühzeitig und berücksichtigen Sie dabei historische Daten und Trends, die speziell für die Ferienzeit gelten. In dieser Zeit melden sich in der Regel mehr Mitarbeiter aus verschiedenen Gründen krank, z. B. wegen Erkältung oder Grippe. Wenn dies in Ihrem Restaurant der Fall ist, sollten Sie in Erwägung ziehen, saisonale Mitarbeiter einzustellen, die Ihnen helfen, die Hochsaison zu überstehen. Darüber hinaus können Sie Anreize für diejenigen bieten, die während der arbeitsintensiven Schichten wie Silvester und Valentinstag arbeiten. Eine vorausschauende Planung kann die mit unerwarteten Personalengpässen verbundenen Risiken vermindern.

2. Nutzen Sie die Automatisierung der Terminplanung für mehr Effizienz

Automatisierung kann bei der Personaleinsatzplanung eine entscheidende Rolle spielen, vor allem wenn es um die Planung eines großen Teams oder mehrerer Standorte geht. Moderne Planungswerkzeuge wie Push Scheduling bieten Funktionen zur Automatisierung von Aufgaben wie der Planung regelmäßiger Schichten, der Verfolgung von Arbeitskosten und der nahtlosen Integration in die Gehaltsabrechnung. Durch die Nutzung einer Cloud-basierten Planungsplattform können Sie die Planung Ihres Teams von überall aus vornehmen, und die Mitarbeiter können sie einsehen, sobald sie veröffentlicht wurde.

Einige zusätzliche Funktionen, die Sie bei der Auswahl einer Planungsplattform berücksichtigen sollten, sind:

• Ein Drag-and-Drop-Design, das es einfach macht, Schichten nach Bedarf zu verschieben
• Automatisierte Zeitplanung und Schichtvorlagen
• Compliance-Pop-ups im Planer, um sicherzustellen, dass Sie niemanden für Überstunden, zu viele Tage hintereinander oder einen Minderjährigen zu spät einplanen
• Einfache Übersicht über die wöchentliche Verfügbarkeit jedes Mitarbeiters
• Urlaubsanträge und Schichttausch für Mitarbeiter zur Selbstbedienung

Wenn Sie die Automatisierung der Planung nutzen, sparen Sie nicht nur Zeit und Arbeitskosten, sondern können auch sicherstellen, dass Ihr Team die Vorschriften einhält.

3. Cross-Training für Ihr Personal für Flexibilität

Die übergreifende Ausbildung von Mitarbeitern, die mehrere Aufgaben übernehmen können, ist eine wertvolle Strategie, vor allem, wenn die Abwesenheit von Mitarbeitern immer häufiger wird. Durch die Identifizierung und Schulung von Mitarbeitern, die bei unerwarteten Abwesenheiten oder Notfällen nahtlos für ihre Kollegen einspringen können, stellen Sie sicher, dass Ihr Restaurant auch dann reibungslos läuft, wenn wichtige Teammitglieder nicht verfügbar sind.

Einige Beispiele für Funktionen, die übergreifend ausgebildet werden können, sind:

• Schulung von Gastgebern im Umgang mit dem Essen und dem Abwischen der Tische
• Schulung von Busfahrern für die Essensausgabe und die Begrüßung der Gäste
• Einweisung der Food Runner in die Begrüßung und Bestuhlung der Gäste
• Servierern beibringen, wie man einfache Getränke zubereitet
• Schulung von Managern in allen Rollen, damit sie bei Bedarf einspringen können

Indem Sie Ihre Mitarbeiter übergreifend schulen, können sie sich bei Bedarf gegenseitig unterstützen. Dies ist hilfreich, wenn Mitarbeiter sich krank melden oder Urlaub nehmen, aber auch bei vollbesetzten Schichten, wenn alle mit anpacken müssen. Auf diese Weise wird das Risiko von Personalengpässen minimiert und auch unter schwierigen Bedingungen ein hohes Serviceniveau aufrechterhalten.

4. Echtzeit-Analytik für fundierte Entscheidungen

Der Zugang zu Echtzeit-Analysen ist für eine effektive Planung im Restaurant von entscheidender Bedeutung, insbesondere wenn Sie sich an saisonale Schwankungen und einen erhöhten Krankenstand anpassen müssen. Tools wie Push Scheduling bieten die Möglichkeit, Arbeitskosten und andere wichtige Leistungsindikatoren (KPIs) zu sehen, während Sie aktiv planen.

Um Ihre Daten optimal zu nutzen, sollten Sie Ihr Planungswerkzeug mit Ihrem POS-System (Point-of-Sale) integrieren. Auf diese Weise können Sie fundierte Personalentscheidungen treffen, indem Sie den Umsatz und die Auslastungszeiten prognostizieren. Wie wirkt sich das Wetter auf den Umsatz aus? An welchem Wochentag sind die wenigsten Kunden da? Ist es sinnvoll, über Mittag geöffnet zu bleiben? Diese und viele andere Fragen lassen sich schnell beantworten, wenn Sie die richtigen Daten sammeln. Finden Sie ein Planungswerkzeug, das diese Fragen für Sie beantwortet, damit Sie datengestützte Personalentscheidungen treffen können.

5. Engagement und Befähigung der Mitarbeiter

Ihr Team ist das Rückgrat Ihres Unternehmens. Engagierte Mitarbeiter sind eher bereit, sich zu engagieren und einen besseren Service zu bieten, insbesondere in der Hochsaison. Es ist wichtig, eine Kultur der Zusammenarbeit, Anerkennung und Unterstützung zu fördern. Wenn sich Ihr Team befähigt und geschätzt fühlt, ist die Wahrscheinlichkeit geringer, dass es sich krank meldet und eher bereit ist, einzuspringen, wenn jemand ausfällt.

Sie können eine befähigte Belegschaft auf folgende Weise erreichen:

• Anerkennung und Belohnung von Mitarbeitern, die konsequent Schichten übernehmen oder bei Bedarf länger bleiben
• Ausreichende Urlaubszeiten und Unterstützung, damit die Mitarbeiter nicht unter Burnout leiden und in letzter Minute abgerufen werden müssen
• Ermächtigung Ihrer Mitarbeiter, untereinander Schichten zu tauschen. Dies kann durch eine cloudbasierte Planungsplattform erreicht werden
• Ermutigung und Anhören von Feedback
• Gehen Sie so gut wie möglich auf die Schichtwünsche und -beschränkungen Ihres Teams ein - wenn jemand deutlich gemacht hat, dass er nicht vor 15 Uhr arbeiten kann, setzen Sie ihn nicht vor 15 Uhr ein.
  

Wenn Sie Ihrem Team zuhören und diejenigen belohnen, die mehr als das Übliche tun, werden Sie ein Team aufbauen, das sich engagiert und befähigt fühlt. Sie werden helfen wollen, wenn sie können, und so die Gefahr von Personalengpässen verringern. Wenn Sie jemanden zu sehr verplanen oder ihn zu ungünstigen Zeiten einsetzen, ist die Wahrscheinlichkeit geringer, dass er bei Bedarf aushilft. Respekt fördert den Respekt. Seien Sie führend bei der Förderung einer befähigten Belegschaft.

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