Fragen Sie einen Koch oder Küchenleiter, ob ihm schon einmal eine Zutat ausgegangen ist, bevor der Ansturm auf das Abendessen vorbei war, und Sie werden wahrscheinlich eine Menge zu hören bekommen. Fast jedes Restaurant hat schon einmal das Pech gehabt, ein beliebtes Gericht "streichen" zu müssen.

Ebenso haben sich die meisten Restaurants wahrscheinlich die schlechte Angewohnheit angewöhnt, zu viel Essen zu bestellen und am Ende mit überschüssigen, nicht verwendeten Zutaten dazustehen. Beide Szenarien können sich negativ auf Ihr Endergebnis auswirken. Die Gäste mögen es zwar nicht schätzen, wenn ihr Lieblingsmenü nicht mehr vorhanden ist, aber sie wollen sicher nicht, dass ihnen als Alternative ein eine Woche alter Seebarsch, Salat oder Obstsalat serviert wird.

Restaurants können Wege finden, ein Gleichgewicht zu finden und genau den richtigen Bestand an Lebensmitteln und Getränken zu bestellen. Eine verbesserte Bestellkontrolle kann dazu beitragen, dass Ihr hart verdientes Geld nicht in überschüssigen Beständen gebunden oder durch Verderb und Verschwendung gefährdet ist. Außerdem können Sie so sicherstellen, dass Sie Ihren Kunden immer die frischesten Gerichte und Getränke servieren.

In diesem Artikel erfahren Sie mehr:

• Wie viel Inventar an Lebensmitteln und Getränken Ihr Restaurant vorhalten sollte
• Wie Sie Ihre Umschlagshäufigkeit berechnen
• Bewährte Verfahren für die Bestandsaufnahme von Lebensmitteln und Getränken

Wie viel Inventar sollte Ihr Restaurant mit sich führen?

Sie brauchen nur so viel Bestand zu haben, dass Sie Ihren Umsatz decken können, und zusätzlich etwas für Notfälle (z. B. wenn etwas verschüttet wird oder eine große Gruppe in Ihrem Restaurant speist). Ein gutes Verhältnis zwischen Lagerbestand und Umsatz liegt zwischen 4 und 8, was bedeutet, dass Sie Ihren gesamten Bestand an Lebensmitteln oder Getränken zwischen 4 und 8 Mal pro Monat verkaufen. Das bedeutet für die meisten Restaurants einen Vorrat von etwa 5-7 Tagen, wenn Sie 1-2 Lieferungen pro Woche erhalten.

Durchschnittliche Lagerumschlagshäufigkeit für Restaurants

Die Berechnung der Umschlagshäufigkeit Ihres Lagerbestands ermöglicht Ihnen eine bessere Kontrolle über Ihre Abfälle, Ihren Verbrauch, Ihre Lagerbestände, Ihre Kosten und Ihre Gewinne und ist eine wichtige Formel, um herauszufinden, wie viel Bestand Ihr Restaurant haben sollte. Die Umschlagshäufigkeit gibt an, wie oft das Restaurant seinen Bestand in einem bestimmten Zeitraum ausverkauft hat. Eine niedrige Umschlagshäufigkeit deutet auf einen zu hohen Lagerbestand oder einen geringen Umsatz hin, während eine hohe Umschlagshäufigkeit auf einen fehlerhaften Einkaufsplan oder einen hohen Umsatz hinweist. Der Durchschnitt im Gaststättengewerbe liegt bei etwa 5.

Sie können zwar den Gesamtumsatz des Restaurants zur Berechnung dieses Verhältnisses heranziehen, aber die Herstellungskosten der verkauften Waren (COGS) enthalten auch Aufschlagskosten und können Ihnen eine genauere Zahl liefern.

Legen Sie zunächst einen Zeitraum fest, den Sie messen möchten (monatlich, jährlich usw.). Ermitteln Sie dann diese drei Zahlen - Anfangsbestand (in Dollar), Endbestand (in Dollar) und die Kosten der verkauften Waren - um den durchschnittlichen Bestand zu berechnen.

Berechnung des durchschnittlichen Lagerbestands für einen Zeitraum

(Anfangsbestand + Endbestand) / 2 = Durchschnittlicher Lagerbestand

Berechnung der Lagerumschlagshäufigkeit

Lagerumschlagshäufigkeit = Kosten der verkauften Waren / Durchschnittlicher Lagerbestand

Hier sind einige allgemeine Bestellregeln, die Sie zu Vergleichszwecken verwenden können:

• Lebensmittel: 4-6 Mal pro Monat (Vorrat für 5-7 Tage)
• Spirituosen: Ungefähr einmal pro Monat (variiert je nach Konzept/Verkaufsmix)
• Flaschenbier: 2-3 Mal pro Monat
• Bier vom Fass: 1-2 Mal pro Monat (variiert je nach Konzept/Anzahl der Biere vom Fass)
• Wein: Ungefähr einmal pro Monat (variiert je nach Größe der Weinkarte/Verkaufsmix)

Die Berechnung Ihres Umsatzes bietet Ihnen Einblick in viele Aspekte Ihrer Bestandsverwaltung und zeigt Ihnen, wann Sie sich eingehender mit auftretenden Problemen befassen sollten. Die obigen Angaben sind keine festen Regeln - Ihre Zielquote hängt stark von der Art des Restaurants ab, das Sie betreiben. Recherchieren Sie die Umschlagshäufigkeit in Ihrer Nische, um fundierte Vergleiche anzustellen.

Bewährte Praktiken und Ressourcen für die Inventurzählung

1. Halten Sie ein "Just-in-Case"-Inventar vorrätig

Stellen Sie sich Folgendes vor: Sie betreiben eine Pizzeria und in der ganzen Stadt fällt wegen eines starken Frosts der Strom aus. Aus diesem Grund kann Ihr Mehllieferant nicht liefern, bevor Sie den Teig für den Tag herstellen, und Ihr Käselieferant kann den geschredderten Mozzarella nicht liefern, den Sie für Ihre beliebtesten Pasteten benötigen.

Ihre Kunden, die an diesem Tag ein warmes Stück wünschen, haben also Pech, da Ihnen diese wichtigen Zutaten fehlen. Diese Situation könnte vermieden werden, wenn Sie einen "Just-in-Case"-Bestand hätten - einen zusätzlichen Vorrat, den Ihr Küchenpersonal schnell aufbraucht. Achten Sie nur darauf, dass Sie diese Vorräte regelmäßig austauschen, damit sie nicht ablaufen.

2. Praxis Rezepturverwaltung

Eine nicht praktizierte Rezepturverwaltung führt häufig zu unpassenden Beständen, die in der Regel auf Überportionierung, Lebensmittelverschwendung oder Diebstahl zurückgeführt werden. Aber es gibt einen besseren Weg, um genau zu wissen, was die Ursache für diese Diskrepanzen ist - ein automatisiertes Rezeptmanagementsystem.

Mit der Kochbuchfunktion von MarketMan können Ihre Köche beispielsweise standardisierte Rezepte erstellen, die den Küchenmitarbeitern alle Informationen liefern, die sie für die korrekte Zubereitung von Gerichten benötigen, einschließlich Zubereitungszeiten, Garzeiten und genauer Portionsgrößen und -abmessungen.

Eine der wichtigsten Funktionen des Kochbuchs ist die genaue Menüplanung, die es Gastronomen ermöglicht, einen besseren Einblick in ihre Kosten zu erhalten. Es ist auch einfacher, den Bestand zu verfolgen und zu analysieren, welche Artikel den höchsten Bruttogewinn bringen, welche Artikel angepasst werden müssen und welche von der Speisekarte genommen werden sollten. Die Einblicke in den Bestand durch die Menüplanungsfunktion lösen Nachbestellungen aus und warnen die Betreiber, wenn der Bestand eines bestimmten Artikels niedrig ist. Außerdem werden die Bediener auf "Schwund" wie Verschwendung oder Diebstahl aufmerksam gemacht.

3. Bestandsvorausschätzungen vornehmen

Wählen Sie ein integriertes POS-Bestandsverwaltungssystem, das Ihnen auf der Grundlage des Umsatzberichts und der Auftragshistorie eine Schätzung für jeden Artikel liefert, den Sie in einer Woche oder einem Monat benötigen. Sie können auch Meldebestände für jeden Artikel festlegen, die Ihnen automatische Warnungen und Erinnerungen senden, wenn ein bestimmter Lagerartikel bald aufgebraucht ist.

Durch die Vorhersage Ihres Lagerbestands sind Sie der Zeit immer einen Schritt voraus, sodass Sie Ihren Bestand weder unter- noch überbestücken. Sie können vorhersagen, welchen Bestand Sie in Zukunft benötigen werden, indem Sie Ihre Umsätze täglich prognostizieren. Dies kann über eine Restaurantmanagement-App wie unseren Partner Tenzo erfolgen.

Die Plattform nutzt fortschrittliche KI-Technologie, um stundengenaue Prognosen oder sogar Prognosen auf Artikelebene zu ermöglichen. Durch die Einbeziehung externer Faktoren wie Wetter, Saison, Feiertage oder lokale Ereignisse können Sie mit KI-Prognosen, wie sie Tenzo anbietet, genauere Umsatzprognosen erstellen. Dadurch können Sie nicht nur Ihr Personal effizient einsetzen, sondern auch Über- oder Unterbestellungen vermeiden.

4. Legen Sie einen Zeitplan fest und schulen Sie Ihr Personal

Je nach den Bedürfnissen Ihres Restaurants sollten Sie einen Zeitplan für die regelmäßige Inventur aufstellen. Wenn Sie eine Bar betreiben, müssen Sie wahrscheinlich jeden Abend eine Inventur für Alkohol durchführen. Bei einigen anderen Lebensmitteln reicht wahrscheinlich eine Inventur pro Woche aus. Achten Sie nur darauf, dass Sie die Bestände zählen, bevor Sie neue Bestellungen aufgeben, damit Sie kein Geld für Produkte verschwenden, die Sie bereits haben.

Sobald Sie einen optimierten Zeitplan erstellt haben, stellen Sie Ihr Inventurteam zusammen. Wählen Sie eine oder zwei Personen aus, die stets für die Durchführung von Bestandszählungen zuständig sein werden. Sie sollten bereits mit Ihren Lagerbestandsverfahren vertraut sein und können auch für den Auftragseingang zuständig sein.

Seien Sie konsequent, indem Sie Ihre Inventur für denselben Tag und dieselbe Uhrzeit planen. Konsistenz führt zu sauberen Daten, auf die Sie sich bei der Verwaltung Ihres Budgets und der Berechnung Ihrer Selbstkosten (CoGS) verlassen können.

5. Verfolgen und melden Sie Ihr Inventar

Die Inventarverwaltung im Restaurant umfasst die Erfassung, Verfolgung und Meldung der Ein- und Ausgänge von Zutaten und Vorräten in Ihrem Restaurant. Sie ist ein wesentlicher Bestandteil der Verlustvermeidung und bietet Transparenz und Kontrolle über Ihre Gewinnspannen. Wenn Sie Ihr Inventar nicht konsequent verfolgen, könnten Sie Geld verlieren, ohne es zu wissen.

Achten Sie bei der Verfolgung auf folgende Punkte:

• Stehender Bestand: Die Menge der Produkte, die sich derzeit in Ihrem Restaurant befindet. Je nach Unternehmen sollten Sie den Lagerbestand entweder als physische Menge der Produkte oder als deren Wert in Dollar angeben. Achten Sie in jedem Fall darauf, dass Sie konsequent sind und nur eine Maßeinheit verwenden.
• Erschöpfung: Die Produktmenge (oder der Produktwert in Dollar), die in einem bestimmten Zeitraum verbraucht wurde. Sie können den Verbrauch auf der Grundlage täglicher, wöchentlicher oder monatlicher Verkäufe ermitteln, und er lässt sich häufig anhand der Verkaufsberichtsdaten aus Ihrem POS-System berechnen.
• Verbrauch: Die Menge (oder der Wert in Dollar) der vorhandenen Bestände geteilt durch den durchschnittlichen Verbrauch in einem bestimmten Zeitraum. Die Formel lautet wie folgt:

Sitzender Bestand / Durchschnittliche Erschöpfung (während eines bestimmten Zeitraums) = Verbrauch

Wenn Sie beispielsweise acht Gallonen Olivenöl haben und zwei Gallonen pro Woche verbrauchen wollen, haben Sie vier Wochen Zeit dafür.

• Abweichung: Die Abweichung bezieht sich auf die Differenz zwischen den Kosten der Verbrauchsmenge und den Produktkosten. Nehmen wir an, Ihr Bestand ist am Ende des Tages auf Lachs im Wert von 50 $ gesunken, aber Ihre Kasse zeigt an, dass Sie nur Lachs im Wert von 45 $ verkauft haben. Damit beträgt die Abweichung bei den Lebensmittelkosten -$5, was bedeutet, dass Lachs im Wert von $5 nicht verbucht wurde.

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