Wie man die Buchhaltung für ein Restaurant führt

Selbst für die erfahrensten und erfolgreichsten Gastronomen ist die Restaurantbuchhaltung wie eine Fremdsprache. Wie berechnet man die Wareneinsatzkosten? Wie wählt man eine Buchhaltungssoftware für Restaurants aus? Was ist eine Gewinn- und Verlustrechnung? Was ist der Unterschied zwischen Buchhaltern und Steuerberatern? Die Restaurantbuchhaltung ist ein komplexer Prozess mit vielen beweglichen Teilen, der sich an Branchenstandards messen lassen muss. Milde ausgedrückt, ist sie ziemlich einschüchternd – ganz zu schweigen davon, dass sie zeitkritisch, zeitaufwendig und von hoher Genauigkeit abhängig ist. Auch wenn die Restaurantbuchhaltung entmutigend ist, ist es nicht unmöglich, die Grundlagen zu verstehen. Wenn Sie dies tun, können Sie klügere, finanzgesteuerte Geschäftsentscheidungen treffen. Vertrauen Sie uns, der anfängliche Aufwand lohnt sich! Gehen wir die Schritte durch, die Sie unternehmen müssen, um Ihre Restaurantbuchhaltung einzurichten, sowie hilfreiche Softwarelösungen, die diese Aufgabe erleichtern werden.

In diesem Artikel erfahren Sie:

• So richten Sie Ihre Buchhaltung ein
• Alles, was Sie verfolgen müssen
• Finanzberichterstattung und -analyse
• Berechnung des Wareneinsatzes

So richten Sie Ihre Buchhaltung ein

1. Finden Sie einen erfahrenen Buchhalter

Sie kennen das alte Geschäftsprinzip: Lagern Sie Ihre Schwächen aus, um sich auf Ihre Stärken konzentrieren zu können. Die Buchhaltung selbst zu führen, ist, als würden Sie einen Buchhalter als Koch einstellen. Keine gute Idee!

Als Restaurantbesitzer verbringen Sie Ihre Tage mit Bestandsmanagement, Personalplanung und der Kontrolle des Wareneinsatzes. Ein erfahrener Buchhalter entlastet Sie von der Last komplexer Finanzanalysen und monotoner täglicher Aufgaben, die Sie von der Leitung des Restaurantbetriebs ablenken würden.

Es ist unerlässlich, einen Buchhalter zu finden, der die Besonderheiten der Gastronomie versteht, einschließlich des Front-of-House-Betriebs und des Back-of-House-Managements. Ein erfahrener Restaurantbuchhalter weiß, wie eine ausgewogene Finanzlage im Kontext der Restaurantbranche aussieht und auf welche KPIs Sie sich basierend auf Ihrem Geschäftsmodell konzentrieren sollten.

Restaurantbuchhalter sind darauf geschult, Daten präzise und zielgerichtet zu erfassen. Sie können Ihre Finanzen analysieren und operative Mängel, unnötige Ausgaben sowie langfristig zu beachtende Trends identifizieren.

2. Nutzen Sie Buchhaltungssoftware

Der Einsatz von Buchhaltungssoftware kann Ihnen und Ihrem Buchhalter helfen, auf dem gleichen Stand zu bleiben. Die richtige Software kann Ihre Dateneingabeaufgaben optimieren, die Lohnbuchhaltung erfassen, Steuerinformationen festhalten, Ihre Einnahmen verfolgen, Gewinn- und Verlustrechnungen erstellen, Ihren Cashflow überprüfen, individuelle Rechnungen erstellen und vieles mehr. Die ideale Buchhaltungssoftware für Restaurants sollte erweiterte Berichtsfunktionen bieten, benutzerfreundlich sein und Ihnen ermöglichen, Ihre Daten jederzeit und von überall aus zu verfolgen und darauf zuzugreifen.

Die Verbindung Ihrer Buchhaltungssoftware mit Ihrem Kassensystem (POS) automatisiert die Erfassung und Organisation von Transaktionen und Finanzdaten. Zusammen mit Ihrem Kassensystem hilft es Ihnen, Ihre finanzielle Performance in Echtzeit genau zu überwachen. Buchhaltungssoftware nimmt auch die mühsame Last der manuellen Buchführung ab und eliminiert gleichzeitig den Aufwand, die Zeit und die Fehler, die damit verbunden sind.

3. Kontenplan einrichten

Der nächste Schritt ist die Einrichtung Ihres Kontenplans, der dazu dient, die Geldflüsse in und aus Ihrem Restaurant zu organisieren. Der Kontenplan erfasst übergeordnete Transaktionen wie Aktiva, Ausgaben, Passiva, Einnahmen, Eigenkapital und Wareneinsatz. Dies wird weiter in geschäftsspezifische Kategorien wie Verkäufe, Inventar und Marketing unterteilt.

Buchhaltungssoftware kann Ihren Kontenplan nahtlos für Sie aggregieren und wichtige Finanzberichte mit präzisen Informationen füllen. Sie kann Ihnen einen Überblick über Ihre wichtigsten Finanzberichte geben, wie z.B. Ihre Bilanz, Ihren Cashflow-Bericht und Ihre Gewinn- und Verlustrechnung. Sie dient als übergeordneter Referenzpunkt beim Vergleich Ihrer Daten mit Branchendurchschnitten und hilft auch bei der Verfolgung Ihrer Ausgaben.

Die Einrichtung eines Kontenplans vermittelt Ihnen ein Gefühl für die finanzielle Gesundheit Ihres Restaurants, sodass Sie genau wissen, woher Ihr Geld kommt und wie Sie es ausgeben können. Er kann auch von Investoren und Aktionären angefordert werden, um Ihre finanzielle Lage nachzuweisen.

4. Wählen Sie ein Kassensystem

Egal, ob Sie ein kleines Café oder ein gehobenes Restaurant betreiben, Sie benötigen ein Kassensystem für die Auftragsverwaltung, das Backoffice-Reporting, das Kassenmanagement, die Bestandsverwaltung und den Versand von Belegen. Wählen Sie ein Kassensystem, das sowohl für Mitarbeiter als auch für Kunden benutzerfreundlich ist und sich in Ihre Buchhaltungssoftware integrieren lässt.

Ihre POS-Daten ermöglichen es Ihnen, Ihre finanzielle Performance in Echtzeit zu verfolgen. Sie können beispielsweise Ihr Umsatz-Arbeitskosten-Verhältnis überprüfen oder feststellen, ob die Umsätze den Branchendurchschnitten entsprechen. Diese finanziellen Momentaufnahmen geben Ihnen die Möglichkeit, Maßnahmen zu ergreifen, ohne selbst Zahlen zu analysieren, und liefern Ihrem Buchhalter viele Daten zur Weiterverarbeitung.

Das müssen Sie verfolgen

Es gibt einige wesentliche Buchhaltungsprozesse, die für die Restaurantbuchhaltung unerlässlich sind. Während Ihr Buchhalter wahrscheinlich den Großteil dieser Prozesse übernimmt, ist es wichtig, sich ihrer bewusst zu sein, damit Sie die gleiche Finanzsprache sprechen können.

Lohnbuchhaltung

Die Lohnbuchhaltung kann in der Restaurantbranche eine Herausforderung sein, da die Zeiterfassung der Mitarbeiter recht kompliziert sein kann. Es ist üblich, dass Mitarbeiter mehrere Löhne und Positionen haben, daher ist die Fähigkeit, unterschiedliche Tarife anzupassen, entscheidend.

Laut einem Bericht der National Restaurant Association arbeiten 14,7 Millionen Menschen in der Restaurantbranche. Dies entspricht satten zehn Prozent der gesamten Erwerbsbevölkerung in Amerika, und die meisten dieser Arbeitskräfte sind Stunden- und Teilzeitkräfte.

Mit unterschiedlichen Lohnsätzen, unregelmäßigen Arbeitszeiten und Mehrfachpositionen kann die Berechnung der Restaurant-Lohnbuchhaltung mühsam sein. Wir empfehlen, die Lohnbuchhaltung auszulagern oder eine Lohnbuchhaltungssoftware zu verwenden, die Ihnen die Arbeit abnimmt.

Kreditorenbuchhaltung

Kreditoren repräsentieren den Betrag, den Sie den Lieferanten und Anbietern schulden, die Ihr Inventar bestücken. Achten Sie darauf, Ihre Rechnungen pünktlich zu bezahlen, um sie zufriedenzustellen!

Es ist bewährte Praxis, Kreditorenkonten abzugleichen, bevor Rechnungen in Ihre Buchhaltungssoftware eingegeben werden. Dazu können Sie einen Prozess namens „Drei-Wege-Abgleich“ (Three-Way Match) anwenden. Beginnen Sie damit, die Bestellung Ihres Restaurants, dann den Wareneingang und schließlich die Lieferantenrechnung zu überprüfen. Stellen Sie sicher, dass die Bestellung erfüllt wurde und der geschuldete Betrag korrekt ist. Danach können Sie die Rechnung bezahlen.

Bestand

Es ist ratsam, ein Bestandsverwaltungssystem einzurichten, das Abfälle reduziert und die Lebensmittelkosten optimiert. Dies hilft Ihnen auch, Lebensmittelüberschüsse und -engpässe zu vermeiden und stattdessen ein genaueres Gleichgewicht zu finden.

Ermitteln Sie Ihre täglichen Lagerkosten und berechnen Sie den Wert der vorrätigen Lebensmittel, indem Sie Ihre Verbrauchsmaterialien und Vorräte verfolgen.

Liquiditätsmanagement

Der Cashflow ist die Menge an Geld, die täglich, wöchentlich und monatlich in Ihr Restaurant fließt und es verlässt.

Umsätze

Behalten Sie Ihre Einnahmen im Auge und nutzen Sie Ihre Buchhaltungsunterlagen, um herauszufinden, wie viel Sie aus Lebensmittelverkäufen, Warenverkäufen, Catering-Aufträgen und mehr erzielen. Ermitteln Sie, wie viel Umsatz Sie täglich machen, und unterteilen Sie diese dann weiter in Kategorien.

Kontenabstimmung

Die Kontenabstimmung bestätigt, dass alle Transaktionen erfasst wurden und der Kassenbestand auf Ihrem Konto korrekt ist. Moderne Buchhaltungssoftware kann den Kontenabstimmungsprozess problemlos automatisieren.

Konten, die eine Abstimmung erfordern, umfassen Darlehen, Kreditlinien, Kreditkarten, Bankkonten und Lohnverbindlichkeiten. Es ist ein notwendiger Prozess, der sicherstellt, dass nichts unberücksichtigt bleibt.

Die Abstimmung von Konten macht Sie auf fehlerhafte Einzahlungen, Kassenabweichungen, verlorene Schecks und mehr aufmerksam. Sie deckt auch potenzielle Buchhaltungsfehler auf.

Finanzberichterstattung und -analyse

Der Erfolg Ihres Restaurants wird anhand von Key Performance Indicators (KPIs) gemessen, die durch Finanzberichterstattung und -analyse ermittelt werden. Hier sind einige wichtige Kennzahlen, die Sie bei der Überprüfung der Finanzberichte Ihres Restaurants beachten sollten.

Lebensmittelkosten

Die Lebensmittelkosten beziehen sich auf die Kosten für die Zubereitung eines Menüartikels, geteilt durch den Gesamtumsatz, der mit diesem Artikel erzielt wurde. Diese Formel wird verwendet, um sicherzustellen, dass Sie mit jedem verkauften Artikel einen Gewinn erzielen.

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So berechnen Sie die Lebensmittelkosten:

(Lebensmittelkosten / Gesamtumsatz) x 100 = Lebensmittelkosten

Prime Costs

Prime Costs sind eine der wichtigsten KPIs für Restaurantbesitzer. Die Berechnung der Prime Costs hilft Ihnen herauszufinden, wo Sie Kosten senken, Gewinne steigern und die Effizienz erhöhen können.

Die Prime Costs umfassen alle Personalkosten und die Kosten der verkauften Waren (Wareneinsatz). Für jeden verdienten Dollar ist der Prime Cost der Anteil dieses Dollars, der für Personal (Ihre Mitarbeiter) und Produkte (Lebensmittelartikel) aufgewendet wird.

Idealerweise sollten die Personalkosten laut Branchenstandard weniger als 30 Prozent des Umsatzes ausmachen. Dies hängt jedoch von der Art des Restaurants ab, das Sie betreiben, da die Kosten höher oder niedriger sein können. Um die Kosten zu berechnen, teilen Sie das Personal in Gruppen von Back-of-House und Front-of-House ein und ermitteln Sie, welche Gruppe Ihnen höhere Kosten verursacht.

So berechnen Sie die Prime Costs:

Gesamte Personalkosten + Kosten der verkauften Waren (Wareneinsatz) = Prime Cost

Ideale Prime-Cost-Quote: 55 %–60 %

Gemeinkostenquoten

Jedes Restaurant hat Gemeinkosten oder Fixkosten für den Betrieb des Geschäfts, wie Miete, Versicherungen und Gerätemiete. Diese Quote kann auf Stunden-, Tages- oder Monatsbasis berechnet werden und gibt Ihnen Aufschluss darüber, wie viel der Betrieb Ihres Restaurants kostet.

So berechnen Sie die Gemeinkostenquoten:

Gesamte Fixkosten / Gesamte Betriebsstunden = Gemeinkostenquote

Gewinnschwelle

Ihre Gewinnschwelle zeigt an, wie viel Umsatz Sie erzielen müssen, um Ihre Ausgaben zu decken. Ein idealer Break-Even-Punkt ist ein Überschuss.

So berechnen Sie die Gewinnschwelle:

Gesamte Fixkosten ÷ ( (Gesamtumsatz – Gesamte variable Kosten) / Gesamtumsatz) = Gewinnschwelle

Wareneinsatz (COGS)

Der Wareneinsatz (COGS) ist ein KPI, der zeigt, wie präzise Sie Ihre Lebensmittelartikel bepreisen und Ihr Inventar kontrollieren. COGS zeigt die tatsächlichen Kosten der Lebensmittel, die zur Erzielung Ihrer Umsätze verwendet wurden. Die Überwachung Ihrer COGS-Quote hilft Ihnen, Ihre Lagerkosten zu senken und zu kontrollieren.

So berechnen Sie den Wareneinsatz:

(Anfangsbestand an Lebensmitteln & Getränken + Einkäufe) – Endbestand = COGS für den Zeitraum

Der Anfangsbestand ist die Menge an Lebensmitteln, die Sie zu Beginn des Zeitraums in Ihrer Küche haben. Einkäufe beziehen sich auf das Inventar, das Sie in diesem Zeitraum bei Lieferanten bestellen. Der Endbestand ist die Menge der Lebensmittelartikel, die Ihnen am Ende der Woche noch verbleiben.

Ideale COGS-Quote: Diese hängt von Ihrem Restauranttyp ab. Ein Restaurant kann mit 50 % Lebensmittelkosten profitabel sein, ebenso wie ein Restaurant mit 15 % Lebensmittelkosten Verluste machen kann.

Rohertrag

Nach Abzug der betriebsbedingten Ausgaben entspricht der am Monatsende verbleibende Betrag Ihrem Rohertrag.

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So berechnen Sie den Rohertrag:

Gesamtumsatz – Gesamtausgaben = Rohertrag

Umsatz pro Kopf

Der Umsatz pro Kopf kann verwendet werden, um durchschnittliche Umsätze pro Mahlzeit zu verstehen und Trends im Zeitverlauf zu verfolgen. Zum Beispiel können Sie diese Formel nutzen, um herauszufinden, wie viel Sie beim Brunch im Vergleich zum Abendessen verkaufen. Sie können den Umsatz pro Kopf auch verwenden, um Ziele für Upselling- und Marketingstrategien festzulegen und zu verfolgen.

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So berechnen Sie den Umsatz pro Kopf:

Gesamtumsatz / Anzahl der Kunden = Umsatz pro Kopf

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Optimieren Sie Ihre Buchhaltung mit MarketMan

Sorgfältige Buchführung und fachkundige Rechnungslegung legen den Grundstein für fundierte Geschäftsentscheidungen in Ihrem Restaurant.

Je besser Sie die finanzielle Gesundheit Ihres Restaurants überwachen können, desto vorteilhafter. MarketMan kann Ihre operativen Abläufe optimieren, indem es Ihre Buchhaltungs-, POS- und Bestandsverwaltungslösungen nahtlos integriert.

Die Restaurant-Bestandsverwaltungssoftware von MarketMan wurde entwickelt, um die Bestandskontrolle zu automatisieren, die Lebensmittelkosten zu senken und alle Back-of-House-Aktivitäten zu optimieren. Durch den Wegfall manueller Prozesse ermöglicht MarketMan Gastronomen, intelligenter zu arbeiten, Abfall zu reduzieren und Erkenntnisse für eine verbesserte Rentabilität zu gewinnen. Machen Sie Schluss mit Spekulationen im Restaurantmanagement –buchen Sie noch heuteeine Demo und erleben Sie, wie MarketMan Ihre Betriebsabläufe verbessern kann!