Die Verwaltung von Lieferanten ist ein bisschen wie das Spiel Whack-a-Mole. Gerade wenn Sie denken, dass Sie auf dem Laufenden sind, ändert sich ein Preis, eine Bestellung verzögert sich oder eine Rechnung ist überfällig. Selbst wenn Sie Ihre Bücher gut führen, kann das Verfolgen und Organisieren von Lieferantenzahlungen wertvolle Zeit in Ihrer Woche in Anspruch nehmen - und wenn Sie Preisänderungen nicht im Auge behalten, können Sie Ihre Budgets leicht durcheinander bringen. Befolgen Sie diese vier Schritte, um die Verwaltung von Lieferantenzahlungen zu optimieren:

1. Organisieren Sie Ihre Rechnungen

Der erste Schritt zur Bewältigung Ihrer Lieferantenzahlungen besteht darin, Ihre Rechnungen zu organisieren. Wenn Sie Papierrechnungen in einem Aktenschrank aufbewahren, verlieren Sie leicht den Überblick. Das Einscannen von Rechnungen oder das Beantragen von elektronischen Kontoauszügen hingegen hilft Ihnen, Ihre Rechnungen genau zu erfassen und sie schnell in Ihre Tabellenkalkulation oder Buchhaltungssoftware einzugeben.

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Ebenso kann die Nutzung einer Plattform für die Bezahlung von Lieferanten den Zwischenhändler ausschalten. Machen Sie einfach ein Foto von Ihrer Rechnung und lassen Sie die Software das Inventar und die Kreditorenbuchhaltung scannen und aktualisieren.

2. Übergang zum elektronischen Zahlungsverkehr

Ja, die Umstellung auf elektronische Zahlungen ermöglicht es Ihnen, Ihre Lieferanten schneller zu bezahlen. Aber es hilft Ihnen auch, Ihre Konten schneller abzustimmen. Elektronische Zahlungen sind auch viel einfacher zu verfolgen.

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Die meisten E-Payment-Lösungen bieten auch ein Dashboard. Damit können Sie Zahlungen im Laufe der Zeit analysieren, Zahlungen aufspüren, von denen der Lieferant behauptet, sie nicht erhalten zu haben, und nach Diskrepanzen zwischen Zahlungen und erhaltenen Artikeln suchen.

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Eines der größten Probleme bei der Lieferantenverwaltung sind Unstimmigkeiten zwischen Rechnungen und erhaltenen Artikeln. Diese Unstimmigkeiten werden durch Quittungen in Papierform noch verstärkt, die schwer zu verfolgen sind und viel Zeit für die Erfassung, Ablage und Organisation benötigen. Die Umstellung auf elektronische Rechnungszahlungen kann dazu beitragen, den Zeitaufwand für die Suche nach fehlenden Artikeln (oder Dollars) zu verringern und Ihre Buchhaltungsprozesse zu vereinfachen.

3. Verfolgen Sie die Preise der Lieferanten im Laufe der Zeit

Da sich die Preise von Lieferanten oft mit dem Markt verändern, kann es schwierig sein, zu erkennen, wann die Preise deutlich steigen und ob Sie deshalb einen neuen Lieferanten finden müssen. Wenn Sie die Preise im Laufe der Zeit durch elektronische Zahlungen verfolgen und einen Bericht erstellen, können Sie Veränderungen im Laufe der Zeit erkennen. Auf diese Weise können Sie auch Preisänderungen mit Änderungen der Lebensmittel- und Arbeitskosten in Verbindung bringen.

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Eine Softwarelösung für das Restaurantmanagement kann Ihnen auch dabei helfen, die Preise der Lieferanten zu verfolgen. Und sie kann Ihnen helfen, die Preise verschiedener Anbieter zu vergleichen, damit Sie wissen, dass Sie immer den besten Preis bekommen.

4. Legen Sie die Zahlungstermine im Voraus fest

Ein wichtiger Aspekt bei der Verwaltung von Lieferanten ist die rechtzeitige Überweisung der Zahlungen. Legen Sie einen Zeitplan für Lieferantenzahlungen fest (z. B. am 1. und 15.) und planen Sie sie im Voraus, um sicherzustellen, dass Sie keine Zahlungen verpassen. Wenn Sie eine Lösung wie MarketMan verwenden, können Sie diesen Prozess rationalisieren, indem Sie die Zahlungen in großen Mengen planen.

Häufige Fehler im Lieferantenmanagement

Wenn Sie ein Restaurant leiten, müssen Sie auf so viele verschiedene Dinge achten - und die Zahlungen an die Lieferanten können leicht durch die Maschen fallen. Einige häufige Fehler sind

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1. Verspätete Zahlungen: Es gibt kein Szenario, in dem sich ein Restaurant auf einen einzigen Lebensmittellieferanten verlässt. Die meisten Restaurants arbeiten mit einer Vielzahl von Lieferanten zusammen, die verschiedene Arten von Zutaten liefern - von Produkten über Milchprodukte bis hin zu Spirituosen. Da die Bestellungen zu unterschiedlichen Zeiten und mit unterschiedlichen Produkten eintreffen, kann man ohne Automatisierung leicht den Überblick über die Zahlungen verlieren.

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2. Inkonsistente Bestellungen: Es kann schwierig sein, den Überblick über Ihren Bestand zu behalten, und ohne ständige Überwachung kann Ihre Vorratskammer unter das Niveau fallen, was zu inkonsistenten oder verspäteten Bestellungen führt.

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3. Schlechte Buchhaltung: Wenn Sie Aufträge, Rechnungen und Preise von Hand erfassen, vergessen Sie leicht, die Einsen zu übertragen oder die Reste hinzuzufügen. Selbst in einer Tabellenkalkulation können sich menschliche Fehler schnell ansammeln.

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4. Ineffiziente Bestellung: Ohne eine Möglichkeit, die Preise im Laufe der Zeit zu verfolgen, erhalten Sie möglicherweise nicht den besten Preis für Ihre Lagerartikel.

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Diese Art von Fehlern kann jedem passieren - und sie können Ihre Finanzen stillschweigend an den Rändern aufzehren. Ineffiziente Bestellungen können dazu führen, dass Sie die Anforderungen Ihrer Kunden nicht erfüllen können, und verspätete Zahlungen können zu steigenden Gebühren führen und Ihre Lieferantenbeziehungen belasten. Ohne ein angemessenes Lieferantenmanagement streichen Sie möglicherweise Artikel frühzeitig von Ihrer Speisekarte - oder schlimmer noch, Sie verlieren Geld für hochpreisige Zutaten.

Implementierung einer Vendor Management Lösung

Die Verwaltung Ihrer Lieferanten kann leicht zu einem Vollzeitjob werden. Zum Glück gibt es einen besseren Weg: Die Implementierung einer Lösung für das Lieferantenmanagement kann Ihnen helfen, Zeit zu sparen, Ihre Prozesse zu optimieren und Ihre Bestellungen zu automatisieren.

Worauf Sie bei einer Vendor Management Plattform achten sollten

Eine Plattform für die Verwaltung von Restaurantanbietern kann Ihnen helfen, auf der Grundlage der Informationen, die Sie aus Bestellungen und Rechnungen erhalten, Einblicke in Ihre Abläufe, Ihren Bestand und sogar Ihre Menüpreise zu gewinnen.

Um sicherzustellen, dass Sie das Beste aus Ihrer Lieferantenverwaltungssoftware herausholen, sollten Sie auf die folgenden Funktionen achten:

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1. Verfolgung von Rechnungen und Aufträgen: Ihre Lösung sollte vor allem Rechnungen und Bestellungen verfolgen, sobald sie von Lieferanten eingehen.

2. Online-Zahlungen: Die elektronische Übermittlung von Zahlungen kann dazu beitragen, den Zeitaufwand zu verringern, Fehler zu reduzieren und Unstimmigkeiten aufzuzeigen.

3. Inventarverfolgung: Durch den Abgleich von Rechnungen und Bestand können Sie Ihre Kosten schnell, genau und effizient berechnen und verfolgen. Wenn Sie eine Bestellung erhalten, können Sie Ihren Bestand sofort aktualisieren.

4. Buchhaltungs-Integrationen: Durch die Integration Ihrer Lieferantenzahlungen in Ihre Buchhaltungssoftware können Sie sicherstellen, dass Sie in Ihren Büchern stets korrekte Daten verwenden.

MarketMan's Vendor Management Lösung

Mit der All-in-One-Plattform von MarketMans können Sie Ihre Lieferanten ganz einfach verwalten. Sie können alle Rechnungen an einem Ort nachverfolgen, auswählen, welche Rechnungen wann bezahlt werden sollen, und sogar Bestellungen auf der Grundlage Ihres Lagerbestands automatisieren.

Sie können die Preise der Lieferanten bis auf Rezept- und Zutatenebene nachverfolgen, so dass Sie Menüpunkte und Preise optimieren können. MarketMan lässt sich mit allen wichtigen Lebensmittelhändlern, Kassensystemen und Buchhaltungssoftware integrieren, sodass Sie sicher sein können, dass Ihre Lösung sofort einsatzbereit ist.

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