Wie Sie Zeit bei der Verwaltung von Lieferantenzahlungen im Restaurant sparen
Erfahren Sie, wie die Organisation von Rechnungen, die Nutzung elektronischer Zahlungen, die Verfolgung von Lieferantenpreisen und die Terminierung von Zahlungsdaten Ihnen Zeit sparen und häufige Fehler im Lieferantenmanagement vermeiden kann.
Die Verwaltung von Lieferanten ist ein bisschen wie Whack-a-Mole spielen. Gerade wenn Sie denken, auf dem neuesten Stand zu sein, ändert sich ein Preis, eine Bestellung verzögert sich oder eine Rechnung ist überfällig. Selbst wenn Sie Ihre Bücher gut führen, kann das Verfolgen und Organisieren von Lieferantenzahlungen wertvolle Zeit in Ihrer Woche in Anspruch nehmen – und wenn Sie Preisänderungen nicht im Auge behalten, können Sie Ihre Budgets leicht durcheinanderbringen. Um die Verwaltung von Lieferantenzahlungen zu optimieren, befolgen Sie diese vier Schritte:
1. Rechnungen organisieren
Der erste Schritt, um Ihre Lieferantenzahlungen in den Griff zu bekommen, ist die Organisation Ihrer Rechnungen. Papierrechnungen in einem Aktenschrank aufzubewahren, ist eine gute Möglichkeit, den Überblick zu verlieren. Das Scannen von Rechnungen oder das Anfordern von E-Auszügen kann Ihnen hingegen helfen, genaue Aufzeichnungen Ihrer Rechnungen zu führen und diese schnell in Ihre Tabellenkalkulationen oder Buchhaltungssoftware einzugeben.
Ebenso kann die Nutzung einer Lieferanten-Zahlungsplattform Zwischenhändler eliminieren. Machen Sie einfach ein Foto Ihrer Rechnung und lassen Sie die Software den Bestand und die Kreditorenbuchhaltung scannen und aktualisieren.
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2. Umstellung auf elektronische Zahlungen
Ja, die Umstellung auf elektronische Zahlungen ermöglicht es Ihnen, Ihre Lieferanten schneller zu bezahlen. Sie hilft Ihnen aber auch, Ihre Konten schneller abzugleichen. Elektronische Zahlungen sind zudem wesentlich einfacher nachzuverfolgen.
Die meisten E-Payment-Lösungen bieten zudem ein Dashboard. Dies ermöglicht es Ihnen, Zahlungen über die Zeit zu analysieren, Zahlungen nachzuverfolgen, die Lieferanten angeblich nicht erhalten haben, und Diskrepanzen zwischen Zahlungen und erhaltenen Artikeln zu finden.
Einer der größten Schwachpunkte im Lieferantenmanagement sind Inkonsistenzen zwischen Rechnungen und erhaltenen Artikeln. Diese Inkonsistenzen werden durch Papierrechnungen verstärkt, die schwer nachzuverfolgen sind und Zeit für die Erfassung, Ablage und Organisation erfordern. Die Umstellung auf elektronische Rechnungszahlungen kann dazu beitragen, den Zeitaufwand für die Suche nach fehlenden Artikeln (oder Beträgen) zu reduzieren und Ihre Buchhaltungsprozesse zu vereinfachen.
3. Lieferantenpreise über die Zeit verfolgen
Da sich Lieferantenpreise oft mit dem Markt ändern können, kann es schwierig sein zu erkennen, wann Preise erheblich steigen und ob Sie infolgedessen einen neuen Lieferanten finden müssen. Die Verfolgung von Preisen über die Zeit durch elektronische Zahlungen und die Erstellung eines Berichts kann Ihnen Veränderungen im Zeitverlauf aufzeigen. Es kann Ihnen auch helfen, Preisänderungen mit Änderungen der Lebensmittelkosten und Arbeitskosten in Beziehung zu setzen.
Eine Restaurantmanagement-Softwarelösung kann Ihnen auch dabei helfen, Lieferantenpreise zu verfolgen. Und sie kann Ihnen helfen, Preise verschiedener Lieferanten zu vergleichen, sodass Sie wissen, dass Sie immer den besten Preis erhalten.
4. Zahlungsdaten im Voraus planen
Ein entscheidender Aspekt des Lieferantenmanagements ist die Sicherstellung pünktlicher Zahlungen. Legen Sie einen Zeitplan für Lieferantenzahlungen fest (z. B. am 1. und 15. des Monats) und planen Sie diese im Voraus, um sicherzustellen, dass Sie keine Zahlungen verpassen. Wenn Sie eine Lösung wie MarketMan verwenden, können Sie diesen Prozess optimieren, indem Sie Zahlungen in großen Mengen planen.
Häufige Fehler im Lieferantenmanagement
Wenn Sie ein Restaurant leiten, gibt es so viele verschiedene Dinge zu beachten – und Lieferantenzahlungen können leicht übersehen werden. Einige häufige Fehler sind:
- Verspätete Zahlungen: Es gibt kein Szenario, in dem sich ein Restaurant auf einen einzigen Lebensmittellieferanten verlässt. Die meisten Restaurants nutzen eine Vielzahl von Lieferanten, um verschiedene Arten von Zutaten zu beziehen – von Obst und Gemüse über Milchprodukte bis hin zu Spirituosen. Da Bestellungen zu unterschiedlichen Zeiten mit unterschiedlichen Artikeln eintreffen, kann es ohne Automatisierung leicht passieren, den Überblick über Zahlungen zu verlieren.
- Inkonsistente Bestellungen: Den Überblick über Ihren Lagerbestand zu behalten, kann schwierig sein, und ohne ständige Überwachung kann Ihr Vorrat unter das Sollniveau fallen, was zu inkonsistenten oder verspäteten Bestellungen führt.
- Mangelhafte Buchführung: Wenn Sie Bestellungen, Rechnungen und Preise manuell verfolgen, ist es leicht, Überträge zu vergessen oder Restbeträge falsch zu addieren. Selbst in einer Tabellenkalkulation können sich menschliche Fehler schnell ansammeln.
- Ineffiziente Bestellungen: Ohne die Möglichkeit, Preise über die Zeit zu verfolgen, erhalten Sie möglicherweise nicht den besten Preis für Ihre Lagerartikel.
Solche Fehler können jedem passieren – und Ihre Finanzen schleichend am Rande belasten. Ineffiziente Bestellungen können dazu führen, dass Sie die Anforderungen Ihrer Kunden nicht erfüllen können, und verspätete Zahlungen können zu kumulierten Gebühren führen und Ihre Lieferantenbeziehungen belasten. Ohne ein ordnungsgemäßes Lieferantenmanagement müssen Sie möglicherweise Artikel frühzeitig von Ihrer Speisekarte streichen – oder schlimmer noch, Geld für hochpreisige Zutaten verlieren.
Implementierung einer Lieferantenmanagement-Lösung
Die Verwaltung Ihrer Lieferanten kann leicht ein Vollzeitjob sein. Glücklicherweise gibt es einen besseren Weg: Die Implementierung einer Lieferantenmanagement-Lösung kann Ihnen helfen, Zeit zu sparen, Ihre Prozesse zu optimieren und Ihre Bestellungen zu automatisieren.
Worauf bei einer Lieferantenmanagement-Plattform zu achten ist
Eine Lieferantenmanagement-Plattform für Restaurants kann Ihnen helfen, Erkenntnisse über Ihre Betriebsabläufe, Ihren Lagerbestand und sogar Ihre Menüpreise zu gewinnen, basierend auf den Informationen, die Sie aus Bestellungen und Rechnungen erhalten.
Um sicherzustellen, dass Sie das Beste aus Ihrer Lieferantenmanagement-Software herausholen, sollten Sie auf folgende Funktionen achten:
- Rechnungs- und Bestellverfolgung: Vor allem sollte Ihre Lösung Rechnungen und Bestellungen verfolgen, sobald sie von Lieferanten eingehen.
- Online-Zahlungen: Elektronische Zahlungen können dazu beitragen, Zeit zu sparen, Fehler zu reduzieren und Diskrepanzen aufzuzeigen.
- Bestandsverfolgung: Das Abgleichen von Rechnungen mit dem Lagerbestand kann Ihnen helfen, Ihre Kosten schnell, genau und effizient zu berechnen und zu verfolgen. Wenn Sie eine Bestellung erhalten, können Sie Ihren Lagerbestand sofort aktualisieren.
- Buchhaltungsintegrationen: Die Integration Ihrer Lieferantenzahlungen mit Ihrer Buchhaltungssoftware kann sicherstellen, dass Sie stets genaue Daten in Ihren Büchern verwenden.
MarketMans Lieferantenmanagement-Lösung
Die All-in-One-Plattform von MarketMan kann Ihnen helfen, Lieferanten mühelos zu verwalten. Sie können alle Rechnungen an einem Ort verfolgen, auswählen, welche Rechnungen wann bezahlt werden sollen, und sogar Bestellungen basierend auf Ihren Lagerbeständen automatisieren.
Sie können Lieferantenpreise bis auf Rezept- und Zutatenebene verfolgen, wodurch Sie Menüpunkte und Preise optimieren können. MarketMan lässt sich in alle wichtigen Lebensmittellieferanten, Kassensysteme und Buchhaltungssoftware integrieren, sodass Sie sicher sein können, dass Ihre Lösung Plug-and-Play ist.
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