Wenn Sie schon länger im Gaststättengewerbe tätig sind, wissen Sie, dass Ihr Inventar das Lebenselixier Ihres Unternehmens ist. Sie können nur so viel kochen, wie Sie vorrätig haben, und Sie können nur mit dem planen, was Sie in Ihrer Speisekammer haben. Es geht um alles, was Sie tun - wie Sie die Preise für Ihr Menü festlegen, die Kosten verwalten, Rezepte anpassen und sogar Personal einstellen. In all den Jahren, in denen Restaurants produziert und Gewinne erwirtschaftet haben, sollte man meinen, dass die Bestandsaufnahme eine Wissenschaft für sich ist, aber das ist nicht immer der Fall.

Wir haben diese Schritt-für-Schritt-Anleitung für die Aufnahme, Verfolgung und Verwaltung des Inventars in Ihrem Restaurant zusammengestellt, damit Sie sich das Zählen der Bohnen etwas erleichtern können. Außerdem stellen wir Ihnen eine kostenlose Inventartabelle für Ihr Restaurant zur Verfügung, die Ihnen bei der Organisation hilft.

Was ist Bestandsmanagement?

Wenn Bestandsverwaltung mehr ist als nur das Zählen Ihrer Bestände, was ist es dann noch? Sie umfasst

• Verfolgung des Warenflusses in Ihrem Lager
• Festsetzung der Füllmengen und Bestellung neuer Lieferungen
• Eindämmung der Lebensmittelverschwendung

Verfolgung der Warenströme

Die Verwaltung der Bestände beginnt damit, dass Sie verfolgen, wie sich die Waren durch Ihr Lager bewegen. Alles beginnt mit der Zählung - Ihre Stückzahlen, die Verbrauchsrate, die Kosten pro Rezept, die Kosten pro Teller usw. ergeben sich aus der Art und Weise, wie der Bestand genutzt wird und auf welcher Grundlage. Diese Kennzahlen sind der Schlüssel zum Verständnis der Kosten Ihres Restaurants und zum Erreichen der Rentabilität.

Festlegen von Par-Levels und Bestellen neuer Lieferungen

Eine effektive Bestandsverwaltung ermöglicht es Ihnen, neue Waren effizient und effektiv zu bestellen, indem Sie für die Bestände Nennwerte festlegen und so den Einkauf für den Bedarf Ihres Restaurants optimieren können. Wenn Sie Ihren Bedarf im Griff haben, können Sie sicherstellen, dass Sie nicht zu viel oder zu wenig bestellen und so Kosten und Verschwendung einschränken.

Abfallvermeidung

Einem Bericht von ReFED zufolge verursachen US-Restaurants jährlich etwa 11,4 Millionen Tonnen Lebensmittelabfälle, was für Restaurantbesitzer im ganzen Land einen Verlust von über 25 Milliarden Dollar bedeutet. Derselbe Bericht stellte fest, dass 12 % der Lebensmittelkosten verschwendet werden, bevor sie überhaupt auf dem Teller landen, und 22 % werden verschwendet, wenn die Kunden ihr Essen nicht aufessen. Mit einer effektiven Bestandsverwaltung können Sie die Verschwendung in Ihrer Küche verringern, indem Sie den Verderb reduzieren, und auf den Tellern, indem Sie die Rezepte an die Nachfrage anpassen.

Verwalten Sie Ihr Inventar in vier einfachen Schritten

1. Lernen Sie die Grundlagen

Da wir wissen, dass es bei der Verwaltung von Beständen um mehr geht als nur um das Zählen, gibt es einige Schlüsselbegriffe und Konzepte zu verstehen.

• Sitzender Bestand: Dies ist Ihr aktueller Lagerbestand. Er bezieht sich auf das, was Sie zum Zeitpunkt der Messung vorrätig haben.
• Par Levels: Dies ist die Mindestmenge an Lagerbeständen, die Sie benötigen, um Ihre durchschnittliche Nachfrage zu befriedigen, mit einem kleinen Extra, das als Puffer dient.
• Anfangsbestand: Dies ist der Lagerbestand zu Beginn einer Rechnungsperiode.
• Endbestand: Dies ist der Lagerbestand am Ende einer Buchhaltungsperiode.
• Erschöpfung: Die Anzahl der innerhalb eines Zeitraums verbrauchten Güter, die sowohl als Zahl (wie viel von einem Gut oder von allen Gütern verbraucht wurde) als auch als Rate (die prozentuale Veränderung vom Anfangsbestand zum aktuellen Bestand) berechnet wird.
• Verbrauch: Die Menge eines Gutes, die in einem bestimmten Zeitraum verbraucht wird. Dividiert man den Anfangsbestand durch die Erschöpfung, erhält man den Verbrauch.
• Abweichung: Die Differenz zwischen dem eingesetzten und dem verkauften Produkt in Bezug auf die Kosten. Wenn Sie eine Ware im Wert von 50 $ hergestellt, aber nur Mahlzeiten im Wert von 45 $ verkauft haben, die diese Ware enthalten, haben Sie eine Abweichung von 5 $.

2. Erstellen Sie Ihr Tracking-System

Ihr Bestandsverfolgungssystem hilft Ihnen, die Kosten und den Warenfluss in und aus Ihrer Vorratskammer zu verfolgen. Es hängt von der Zählung Ihres Inventars ab, ist aber davon unabhängig. Jeder hat seine eigenen Vorlieben, wie genau sein Inventarverwaltungssystem ist und welche Informationen es enthält. Auf jeden Fall beginnen sie mit einer Inventarliste.

Ihre Inventarliste sollte nach Kategorien gegliedert sein, damit Sie zusammengehörige Waren genauer verfolgen können. Zu den Kategorien gehören beispielsweise Eiweiß, Brot, Milchprodukte, Obst und Gemüse, Konserven, Trockenwaren, Alkohol, Kochartikel und Speisekartenartikel - aber Sie können wählen, was für Ihr Restaurant am wichtigsten ist.

Als Nächstes müssen Sie damit beginnen, die Zutaten unter diesen Kategorien aufzulisten. Dabei sollten Sie so spezifisch sein wie nötig. Sie sollten nach Marke, Kosten und Menge aufschlüsseln, können aber auch den Lieferanten und die Artikelnummer des Lieferanten angeben.

Dann sollten Sie den Preis pro Einheit, die Mengeneinheit und schließlich die Anzahl hinzufügen. Et voila. Sie haben Ihr Inventar erfasst. Mit diesen Informationen an einem Ort können Sie Ihren Verbrauch, die Kosten der verkauften Waren und Ihren Gesamtabfall berechnen.

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3. Die Kosten aufschlüsseln

Wenn Sie Ihre Tabelle zur Bestandsverfolgung eingerichtet haben, können Sie damit beginnen, Dinge wie die Lebensmittelkosten für Ihr Restaurant und Ihre Rezepte sowie Ihre tatsächlichen und theoretischen Lebensmittelkosten zu verfolgen. Mit all diesen Berichten können Sie die Ursachen Ihrer Kosten aufschlüsseln und erhalten einen Einblick, wie Sie Ihr Menü optimieren können.

Eine der wichtigsten Kennzahlen, die Sie verfolgen können, sind die Kosten der verkauften Waren (COGS), die den Gesamtbetrag der für die Produktion der verkauften Artikel aufgewendeten Gelder erfassen. Das Verhältnis zwischen Herstellungskosten und Umsatz, das angibt, wie viel Sie ausgeben und wie viel Sie einnehmen, ist ein guter Stresstest für die Gesundheit Ihres Restaurants.

Ein gutes COGS-Verhältnis für ein Restaurant liegt in der Regel bei etwa 31 %, aber diese Zahl kann je nach Art des Restaurants, das Sie betreiben, höher oder niedriger sein. Ein Full-Service-Restaurant kann zum Beispiel eine höhere COGS-Quote aufgrund der Arbeitskosten haben, während ein Fast-Casual-Restaurant, das kontaktlose Bestellungen integriert hat, eine niedrigere COGS-Quote haben kann.

4. Automatisieren Sie Ihre Bestellung

Die wahre Stärke der Bestandsverfolgung liegt in der Automatisierung: Sie können Nachbestellungen bei Lieferanten auslösen, wenn Ihr Bestand unter den Nennwert sinkt. Ein Restaurant-Bestandsverwaltungssystem wie MarketMan kann Ihnen dabei helfen, automatische Bestellungen einzurichten, wodurch Sie und Ihre Mitarbeiter in der Küche viel Zeit sparen. Und mit automatischer Bestandsbestellung werden Sie nie wieder auf dem falschen Fuß erwischt - keine Notfahrten mehr zum örtlichen Lebensmittelgeschäft vor dem abendlichen Ansturm, und kein Streichen von Hauptprodukten von der Speisekarte zum Leidwesen Ihrer Kunden mehr.

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