4-Step Restaurant Inventory Management Guide + Free Template

Wenn Sie schon länger im Restaurantgeschäft tätig sind, wissen Sie, dass Ihr Inventar das Herzstück Ihres Geschäfts ist. Sie können nur so viel kochen, wie Sie vorrätig haben, und Sie können nur mit dem planen, was in Ihrem Lager ist. Die Verwaltung Ihres Inventars ist so wichtig wie das Kochen selbst, aber es ist nicht so einfach wie Bohnen in einem Glas zu zählen. Es durchdringt alles, was Sie tun – wie Sie Ihr Menü bepreisen, Kosten verwalten, Rezepte anpassen und sogar Personal einstellen. In all den Jahren, in denen Restaurants produziert und Gewinne erzielt haben, würde man meinen, die Inventur wäre zu einer Wissenschaft geworden, aber das ist nicht immer der Fall.

Wir haben diese Schritt-für-Schritt-Anleitung zusammengestellt, um Inventar in Ihrem Restaurant aufzunehmen, zu verfolgen und zu verwalten, damit Sie sich das mühsame Zählen dieser Bohnen erleichtern können. Außerdem geben wir Ihnen eine kostenlose Restaurant-Inventartabelle, um Ihnen bei der Organisation zu helfen.

Was ist Bestandsverwaltung?

Wenn Bestandsverwaltung mehr ist als nur das Zählen Ihres Bestands, was ist es dann noch? Es beinhaltet

• Verfolgung des Warenflusses in Ihrem Inventar
• Festlegen von Mindestbeständen und Nachbestellung von Vorräten
• Reduzierung von Lebensmittelverschwendung

Verfolgung des Warenflusses

Die Bestandsverwaltung beginnt mit der Nachverfolgung des Warenflusses in Ihrem Lager. Alles beginnt mit der Zählung – Ihre Mindestbestände (Par Levels), Verbrauchsrate, Kosten pro Rezept, Kosten pro Teller und so weiter leiten sich davon ab, wie der Bestand genutzt wird und auf welcher Grundlage. Diese Kennzahlen sind entscheidend, um die Kosten Ihres Restaurants zu verstehen und Rentabilität zu erzielen.

Festlegen von Mindestbeständen (Par Levels) und Nachbestellung

Eine effektive Bestandsverwaltung ermöglicht es Ihnen, neue Lieferungen effizient und effektiv zu bestellen, indem Sie Mindestbestände (Par Levels) für den Lagerbestand festlegen. Dies optimiert den Einkauf für die Bedürfnisse Ihres Restaurants. Ein klares Verständnis Ihres Bedarfs stellt sicher, dass Sie weder zu viel noch zu wenig bestellen, wodurch Ausgaben und Verschwendung begrenzt werden.

Verschwendung mindern

Ein Bericht von ReFED ergab, dass US-Restaurants jährlich etwa 11,4 Millionen Tonnen Lebensmittelabfälle produzieren, was einem Verlust von über 25 Milliarden US-Dollar für Restaurantbesitzer im ganzen Land entspricht. Derselbe Bericht stellte fest, dass 12 % der Lebensmittelkosten verschwendet wurden, bevor sie überhaupt auf dem Teller landeten, und 22 % wurden verschwendet, wenn Kunden ihr Essen nicht aufaßen. Eine effektive Bestandsverwaltung ermöglicht es Ihnen, Abfall in Ihrer Küche durch Reduzierung von Verderb und auf Ihren Tellern durch Anpassung der Rezepte an die Nachfrage zu mindern.

Ihre Bestandsverwaltung in vier einfachen Schritten

1. Grundlagen verstehen

Da wir wissen, dass Bestandsverwaltung mehr als nur Zählen ist, gibt es einige Schlüsselbegriffe und Konzepte zu verstehen.

• Aktueller Bestand (Sitting Inventory): Dies ist Ihre aktuelle Bestandsaufnahme. Es bezieht sich auf das, was Sie zum Zeitpunkt der Messung vorrätig haben.
• Mindestbestände (Par Levels): Dies ist die Mindestmenge an Lagerbestand, die Sie benötigen, um Ihre durchschnittliche Nachfrage zu decken, mit einem kleinen zusätzlichen Puffer.
• Anfangsbestand (Starting Inventory): Dies ist Ihre Bestandsaufnahme zu Beginn einer Abrechnungsperiode.
• Endbestand (Ending Inventory): Dies ist Ihre Bestandsaufnahme am Ende einer Abrechnungsperiode.
• Verbrauch (Depletion): Die Anzahl der innerhalb eines Zeitraums verbrauchten Waren, berechnet sowohl als Menge (z. B. wie viel von einer Ware oder allen Waren verbraucht wurde) als auch als Rate (die prozentuale Veränderung vom Anfangsbestand zum aktuellen Bestand).
• Verbrauch (Usage): Die Menge einer Ware, die in einem bestimmten Zeitraum verbraucht wurde. Die Division des Anfangsbestands durch den Verbrauch ergibt die Nutzungsrate.
• Abweichung (Variance): Die Differenz zwischen verbrauchtem Produkt und verkauftem Produkt in Bezug auf die Kosten. Wenn Sie Waren im Wert von 50 $ produziert, aber nur Mahlzeiten im Wert von 45 $ verkauft haben, die diese Ware enthielten, haben Sie eine Abweichung von -5 $.

2. Erstellen Sie Ihr Nachverfolgungssystem

Ihr Bestandsverfolgungssystem hilft Ihnen, Kosten und den Warenfluss in und aus Ihrer Speisekammer zu verfolgen. Es ist von Ihrer Bestandsaufnahme abhängig, aber von dieser getrennt. Jeder hat eine Präferenz dafür, wie präzise seine Bestandsverfolgung sein soll und welche Informationen sie enthalten soll.

Ihre Bestandsliste sollte nach Kategorien aufgeschlüsselt sein, damit Sie verwandte Waren genauer verfolgen können. Beispielkategorien sind Proteine, Brot, Milchprodukte, frische Produkte, Konserven, Trockenwaren, Alkohol, Kochartikel und Menüpunkte – Sie können jedoch wählen, was für Ihren Restaurantstil am relevantesten ist.

Als Nächstes müssen Sie die Zutaten unter diesen Kategorien auflisten. Sie sollten so spezifisch wie nötig sein. Sie sollten nach Marke aufschlüsseln, da dies Kosten und Menge betrifft, können aber auch den Lieferanten und die Artikelnummer des Lieferanten angeben.

Danach sollten Sie den Einzelpreis, die Maßeinheit und schließlich die Menge hinzufügen. Et voilà. Sie verfolgen Ihren Bestand. Mit diesen Informationen an einem Ort können Sie beginnen, Ihren Verbrauch, die Kosten der verkauften Waren und Ihren gesamten Abfall zu berechnen.

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3. Kosten detailliert analysieren

Sobald Ihre Master-Bestandsverfolgungs-Tabelle eingerichtet und einsatzbereit ist, können Sie Dinge wie die Lebensmittelkosten für Ihr Restaurant und Rezepte sowie Ihre tatsächlichen und theoretischen Lebensmittelkosten verfolgen. All diese Berichte helfen, die Ursache Ihrer Kosten zu analysieren und geben Ihnen Einblicke, wie Sie Ihr Menü optimieren können.

Eine der wichtigsten Kennzahlen, die Sie verfolgen können, sind Ihre Wareneinsatzkosten (Cost of Goods Sold, COGS), die den Gesamtbetrag der für die Produktion der verkauften Artikel ausgegebenen Gelder erfassen. Ihr COGS-Umsatz-Verhältnis, das zeigt, wie viel Sie ausgeben im Vergleich zu dem, was Sie verdienen, ist ein guter Stresstest für die Gesundheit Ihres Restaurants.

Ein gutes COGS-Verhältnis, das ein Restaurant anstreben sollte, liegt in der Regel bei etwa 31 %, aber diese Zahl kann je nach Art des von Ihnen geführten Restaurants höher oder niedriger sein. Zum Beispiel kann ein Full-Service-Restaurant aufgrund der Arbeitskosten ein höheres COGS-Verhältnis aufweisen, während ein Fast-Casual-Restaurant, das kontaktloses Bestellen integriert hat, einen niedrigeren COGS haben kann.

4. Automatisieren Sie Ihre Bestellungen

Die wahre Stärke der Bestandsverfolgung liegt in der Automatisierung: das Auslösen von Nachbestellungen bei Lieferanten, wenn Ihr Bestand unter die Mindestbestände (Par Levels) fällt. Ein Restaurant-Bestandsverwaltungssystem wie MarketMan kann Ihnen helfen, automatische Bestellungen einzurichten, wodurch Sie und Ihr Personal wertvolle Zeit in der Küche sparen. Und mit der automatisierten Bestandsbestellung werden Sie nie wieder unvorbereitet sein – keine Notfallfahrten mehr zum örtlichen Lebensmittelgeschäft vor dem Abendansturm und kein Streichen von Stammgerichten von der Speisekarte mehr zum Leidwesen Ihrer Kunden.

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