Von manuellen Zählungen zu messbaren Gewinnen: Wie MarketMan Spoons dabei half, blinde Flecken im Lagerbestand zu beseitigen

Als Bearing Fruit Ventures Spoons, ein dynamisches und beliebtes Acai-Bowl-Konzept, übernahm, wusste man, dass man eine Chance ergriff. Da jedoch kein Bestandsverwaltungssystem vorhanden war, agierte das Unternehmen im Grunde genommen „blind“.

„Stellen Sie sich vor, Sie fahren Auto oder fliegen ein Flugzeug, dessen Windschutzscheibe maximal getönt ist. Sie können nicht einmal einen Meter vor sich sehen“, erklärt Cole Yates, Director of Human Resources bei Bearing Fruit Ventures. „Genauso ist es, wenn man versucht, ein Restaurant ohne Bestandsverwaltungssystem zu betreiben.“

Diese operative Unklarheit kostete das Unternehmen Geld.

Der Staat vor MarketMan

Vor der Einführung von MarketMan arbeitete Spoons ohne jegliche Form der Bestandsverfolgung. Es gab keine Systeme zur Überwachung des Verbrauchs, der Lebensmittelverschwendung oder der Preisschwankungen. Bestellungen wurden manuell aufgegeben und nach Lieferanten getrennt. Kurz gesagt, das Team hatte keinen Überblick darüber, wohin sein Geld floss und wie es optimiert werden konnte.

„Vor MarketMan wurden Bestandsaufnahmen von Hand mit Stift und Papier durchgeführt. Wenn Sie Ihren Bestand nicht verfolgen oder Ihre Bestellungen nicht optimieren, werfen Sie im Grunde genommen Geld zum Fenster hinaus“, sagt Cole. 

Ohne zu wissen, wie viel Produkt den Laden verlässt, sei es aufgrund von Überportionierung, Verderb, Diebstahl oder Preisänderungen, wird es unmöglich, die Kosten der verkauften Waren zu verwalten oder die Rentabilität zu steigern.

„Wir wussten, dass Spoons eine erstaunliche lokale Loyalität genoss und eines der besten, wenn nicht sogar das beste Acai-Produkt hatte. Ich bin sehr stolz auf unser Produkt, daher wussten wir, dass wir es nur systematisieren mussten, um erfolgreich zu sein“, erinnert sich Cole.

Auf der Suche nach der richtigen Passform

Als Bearing Fruit Ventures Spoons übernahm, wurden mehrere Bestandsverwaltungssysteme evaluiert, wobei MarketMan sich als klarer Favorit herausstellte.

„MarketMan zeichnete sich durch sein Preis-Leistungs-Verhältnis aus“, sagt Cole. „Es war benutzerfreundlich, enthielt keine zusätzlichen Module, die wir bei unserer Größe nicht benötigten, und war perfekt, um etwas von Grund auf neu aufzubauen.“

MarketMan bot außerdem nahtlose Integrationen mit seinen Lieferanten, was den Aufbau der Back-of-House-Abläufe von Grund auf erheblich vereinfachte.

Umsetzungsziele

Von Anfang an war Cole und seinem Team klar, was sie brauchten:

• Ein System zur Verfolgung des tatsächlichen gegenüber dem theoretischen Lagerbestandsverbrauch
• Nahtlose Bestellung bei Lieferanten
• Rezept- und Menüpunkt-Erweiterungen
• Rechnungs- und Beschaffungstransparenz
• Historische Preisanalyse für Lieferantenwaren
• EDI-Integration für eine automatisierte Rechnungsbearbeitung

MarketMan hat alle Kriterien erfüllt.

Mit MarketMan Ordnung schaffen

Mit MarketMan konnte das Spoons-Team endlich erkennen, was in ihrem Unternehmen wirklich vor sich ging.

„Wir konnten feststellen, dass Acai-Früchte und bestimmte Brotaufstriche eine große Produktlücke darstellten“, erklärt Cole. „Die Lücke ist die Differenz zwischen dem, was wir hätten verwenden sollen, und dem, was wir tatsächlich verwendet haben.“

Diese Erkenntnis ermöglichte es ihnen, Korrekturmaßnahmen einzuleiten, die Teamleiter zu informieren und die Filialen für diese Erkenntnisse zur Verantwortung zu ziehen.

„Wir konnten das Team schulen, die Führungskräfte informieren und ihnen mitteilen, dass wir diese Dinge im Auge behalten und sie zur Rechenschaft ziehen würden“, sagt Cole.

Das Ergebnis? Ein besser kontrollierter Betrieb und eine deutlich verbesserte finanzielle Performance.

„Wir haben das Unternehmen umgestaltet. Wir erzielen jetzt ziemlich hohe Gewinne. MarketMan war dabei entscheidend.“

Betriebssicherheit und Kontrolle

Die wertvollste Funktion für das Spoons-Team war die Berichterstellung „Ist-Zahlen vs. Soll-Zahlen“ von MarketMan. Durch die Integration ihres POS-Systems und die Durchführung wöchentlicher und monatlicher Zählungen in der App können sie nun genau sehen, wo die Lagerbestandsnutzung von den Erwartungen abweicht.

„Ohne MarketMan hätten wir nur geraten und wären blind gewesen“, sagt Cole. „Jetzt können wir uns in einer Besprechung hinsetzen und sagen: ‚Hier lag unsere größte Lücke. Das müssen wir verbessern.‘“

Cole schätzt auch die Möglichkeit, die historischen Preise der Lieferanten nachzuverfolgen. Dies ist besonders wichtig für ein Konzept, das stark auf frische Produkte angewiesen ist, deren Kosten häufig schwanken können.

„Erdbeeren könnten diese Woche teurer werden, und ohne MarketMan würden Sie das vielleicht gar nicht bemerken. Aber jetzt können wir einen Bericht erstellen und sofort sehen, ob wir ein gutes Angebot bekommen oder nicht.“

Bestellungen optimieren und Zeit sparen

Dank der EDI-Integration von MarketMan kann Spoons nun die Rechnungen und Bestellungen seiner Lieferanten automatisch in einem einzigen optimierten System zusammenführen. Dadurch hat sich der manuelle Arbeitsaufwand, der zuvor jede Woche mehrere Stunden in Anspruch nahm, drastisch reduziert.

„Vor MarketMan musste jede Bestellung manuell über das Portal des jeweiligen Lieferanten aufgegeben werden“, sagt Cole. „Jetzt erledigen wir alles über MarketMan. Das ist effizient, nachvollziehbar und vernetzt.“

Cole stellt außerdem eine erhebliche Zeitersparnis beim Inventurprozess fest.

„Mit MarketMan schließe ich es einfach an mein Smartphone, Tablet oder Laptop an und gehe das System durch. Das spart mir auf jeden Fall viel mehr Zeit als Stift und Papier.“

Kundenerfolg, der über das Übliche hinausgeht

Cole lobt besonders das Support-Team von MarketMan, insbesondere die Kundenbetreuerin Erica.

„Sie war einfach phänomenal – weit über das Übliche hinaus. Ich war wahrscheinlich manchmal etwas nervig, aber sie war immer ansprechbar und hilfsbereit“, sagt er lachend. „Ich habe nie an ihrer Integrität oder ihrer Fähigkeit gezweifelt, uns zum Erfolg zu verhelfen.“

Der Kundensupport war tatsächlich ein entscheidender Faktor für die Wahl von MarketMan während der Evaluierungsphase.

„Sie waren freundlich, einladend und kannten sich dennoch bestens aus“, sagt Cole. „Das war ehrlich gesagt einer der Gründe, warum wir uns für MarketMan entschieden haben.“

Transformative Ergebnisse

Seit der Einführung von MarketMan hat Spoons erhebliche Verbesserungen in Bezug auf die Transparenz der Betriebsabläufe und die finanzielle Performance erzielt:

• Bestandsübersicht: Lücken in der Nutzung sind nun nachverfolgbar und können entsprechend behandelt werden.
• Rezeptgenauigkeit: Präzision auf Zutatenebene in jeder Schüssel
• Verantwortlichkeit der Lieferanten: Echtzeit-Preise und Transparenz bei Rechnungen
• Zeitersparnis: Schnellere, digitale Inventurzählungen im Vergleich zur alten Methode mit Stift und Papier
• Operative Zuversicht: Teamleiter und Manager verfügen über Tools, um intelligentere Entscheidungen zu treffen.
• Rentabilität: Spoons hat sich von einem Unternehmen mit unterdurchschnittlicher Leistung zu einem profitablen Unternehmen gewandelt, was zum großen Teil den Daten und Systemen von MarketMan zu verdanken ist.

„Natürlich gab es viele Faktoren, die dazu beigetragen haben, Spoons wieder auf Kurs zu bringen und profitabel zu machen“, sagt Cole. „Aber ohne MarketMan hätten wir das nicht geschafft.“

Raum zum Wachsen

Obwohl Spoons derzeit nur eine kleine Anzahl von Filialen betreibt, ist Cole überzeugt, dass MarketMan gut positioniert ist, um gemeinsam mit ihnen zu wachsen.

„MarketMan kann mit uns mitwachsen“, bemerkt er. „Wir stehen erst am Anfang dessen, was die Plattform leisten kann. Wir würden MarketMan gerne noch intensiver nutzen – wir müssen nur noch die entsprechenden Systeme aufbauen.“

Würde er es weiterempfehlen?

„Ja“, sagt Cole ohne zu zögern. „Es beginnt mit dem Kundenservice. So gewinnt man in der Gastronomie. Und MarketMan hat das verstanden.“

„Ich würde Market Man empfehlen, einfach weil es so viele verschiedene Tools gibt und sie im Vergleich zu anderen Unternehmen definitiv einen Vorsprung haben.“

Für jedes Restaurant oder jede kleine Kette, die nach einer erstklassigen Lösung für die Bestandsverwaltung sucht, egal ob sie ganz neu anfangen oder ein Altsystem ersetzen möchten, ist Coles Rat klar:

„Wenn Sie auf der Suche nach einem Lagerverwaltungssystem mit hoher Leistungsfähigkeit sind, würde ich Ihnen MarketMan empfehlen.“

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