Die Verwendung eines veralteten Systems bedeutet stundenlange Inventur

Cafe Crepe, ein vielbeschäftigtes Full-Service-Restaurant mit mehreren Standorten, betrieb sein Geschäft über eine zentrale Kommissariatsküche. Diese nahm die Bestellungen von den Lieferanten entgegen, bereitete die Rezepte zu und "verkaufte" dann den Bestand ohne zusätzliche Kosten an die einzelnen Restaurants. Zu Beginn wurde das Inventar mit einem manuellen System aus Papier und Stift verwaltet, aber mit dem Wachstum des Unternehmens wurde deutlich, dass man bessere Werkzeuge brauchte.

"Alles wurde auf Papier gemacht", sagt Lewis Hart, Betriebsleiter von Cafe Crepe. "Es war ein ausgedrucktes Blatt. Man schickte es an den Buchhalter, und der passte die Preise an. Aber um das Franchise-System zu vergrößern, konnten wir das nicht mehr auf einem Stück Papier machen.

Lewis sagt, dass sie versucht haben, den Bestand über ihr bestehendes POS-System zu verwalten. Abgesehen von allgemeinen Beschwerden darüber, dass das System - in seinen Worten - "klobig" und für die Mitarbeiter schwer zu bedienen war, verfügte es auch nicht über die Funktionen, die man brauchte, um die Bestände vom Kommissariat zu bestimmten Standorten zu verschieben und zu verfolgen. Es wurde sehr schwierig, die theoretischen mit den tatsächlichen Lebensmittelkosten in Einklang zu bringen.

"In der Großküche wurde lediglich angezeigt, dass eine bestimmte Menge an Produkten nicht mehr vorhanden war", sagt Lewis. "Wir mussten die Einkäufe aus den Geschäften abgleichen und hoffen, dass alles zusammenpasste. Wenn etwas nicht übereinstimmte, fehlte uns eine bestimmte Menge an Produkten, aber wir konnten nicht feststellen, ob sie aus den Geschäften eins bis vier stammte - oder aus der Großküche. Dieses Geld war jeden Monat verloren."

Und nicht nur Geld. Es war auch zeitaufwändig zu ermitteln, woher die Diskrepanzen kamen, wenn die Ausdrucke nicht mit den tatsächlichen Werten übereinstimmten. Wo fand die Lebensmittelverschwendung statt? An welchen Standorten wurden die Rezepte eingehalten? "Die Buchhaltung dauert 90 Minuten bis zwei Stunden für einen Standort, der etwa 12.000 bis 15.000 Dollar an Produkten führt", sagt er über den wöchentlichen Prozess. "Danach brauchten sie etwa sieben bis acht Stunden für die Fehlersuche".

Und manchmal waren sie nicht in der Lage, das Problem genau zu bestimmen. "Wir stellen zum Beispiel drei bis vier Eimer Teig pro Tag her. Wenn man vier Eimer pro Tag herstellt, sind das fast 2.000 Liter pro Monat. Wenn Sie diese Menge nicht in Ihrem System erfasst haben und Sie Blätter herausziehen müssen, um zu prüfen, ob sie eingegeben wurde oder nicht, und wenn der Mitarbeiter am Telefon nicht erreichbar ist, um zu sagen, ob er sie eingegeben hat oder nicht - dann stecken Sie fest."

Einführung eines neuen POS- und Bestandsverwaltungssystems

Lewis entschied sich für den Wechsel zu MarketMan mit einer TouchBistro POS-Integration für eine bessere und genauere Bestandsverwaltung.

"Wir haben uns für TouchBistro entschieden, weil wir eine benutzerfreundliche Oberfläche verwenden wollten", sagt er. "Wir wissen, dass die meisten unserer Mitarbeiter zwischen 17 und 25 Jahre alt sind, daher war die Verwendung von TouchBistro für sie viel intuitiver. Es macht den Service für alle viel einfacher, vor allem, wenn man Kopfschmerzen hat, weil man einen Menüpunkt nicht finden kann... Man kann ihn einfach eintippen - wie bei einem Telefon."

Und mit der MarketMan-Integration von TouchBistro erhält Lewis einen vollständigen Überblick über das Geschäft, ohne an jedem Standort anwesend sein zu müssen. "Ich kann buchstäblich mein Telefon oder meinen Laptop hochziehen und kann überall sein. Es ist jetzt sehr einfach für mich, die Informationen in Hongkong oder in Vancouver zu sehen", sagt er. "Ich kann die richtigen Anweisungen zur Problembehebung geben und muss nicht erst in die Tiefe gehen, um herauszufinden, warum das der Fall sein könnte.

Zeit- und Geldersparnis bei wachsendem Unternehmen

Jetzt, wo TouchBistro und MarketMan in Betrieb sind, kann Lewis zurücktreten und die Auswirkungen der neuen Technologie in vollem Umfang erkennen. Zum Beispiel die Zeitersparnis. Während die Buchhaltung etwa gleich viel Zeit in Anspruch nimmt wie vorher, hat sich der Zeitaufwand für die Fehlerbehebung von sieben bis acht Stunden pro Woche auf fünf bis 60 Minuten verringert.

"Jetzt, da es so einfach ist, alles zu integrieren - wie die Vorbereitungsaktivitäten einer Filiale, ihre Abfallplanaktivitäten usw. - müssen sie nicht mehr durch Papierabfallblätter blättern und versuchen, alles miteinander zu vergleichen, sondern können einfach den Bericht aufrufen, und alles ist im System erfasst", sagt er. "Wenn sie Teig herstellen, haben sie einen Bildschirm, auf dem sie ihn sofort eingeben können. [Bei der Fehlersuche müssen sie nur noch prüfen, ob die Rezepte korrekt hergestellt wurden und was in das Kassensystem eingegeben wurde.

Lewis sagt, dass die Verwendung des neuen Systems seinen operativen Bemühungen und den einzelnen Restaurantmanagern viel mehr Klarheit verschafft hat. "Sobald wir auf MarketMan umgestellt hatten, stellten sie keine Fragen mehr, warum Inventar fehlte, denn sie kannten die Antworten bereits", sagt er. "Die Bedienung ist so einfach."

Die Software hilft Cafe Crepe auch bei der Verwaltung der Lieferanten, indem sie anzeigt, wenn die Preise gestiegen sind oder unregelmäßig sind. "Damit kann ich sofort mit dem Vertreter telefonieren und nach dem Grund fragen. Wenn es keinen triftigen Grund gibt, erwarte ich, dass dies bei der nächsten Lieferung korrigiert oder gutgeschrieben wird."

Ein weiterer kostensparender Vorteil des neuen Systems ergab sich auf der Arbeitsseite des Unternehmens. "Wir haben festgestellt, dass unsere Personalfluktuation in den ersten 30 Tagen nach der Umstellung auf TouchBistro deutlich gesunken ist", sagt Lewis und erinnert sich daran, wie viel einfacher das neue System im Vergleich zu Revel zu schulen und täglich zu nutzen war. "Wir haben in dieser Branche in der Regel eine hohe Fluktuation, die für jeden neuen Mitarbeiter mit Mindestlohn etwa 1.800 bis 2.000 Dollar an Ressourcen kostet. Wenn man also Mitarbeiter davor bewahrt, in den ersten 30 Tagen zu kündigen, weil sie mit der Schnittstelle nicht zurechtkommen, dann hat sich die Investition gelohnt."

Wenn es um Ratschläge für andere Gastronomen geht, die ihre Inventarverwaltungspraktiken verbessern wollen, rät Lewis seinen Kollegen, frühzeitig in ein System zu investieren, das den Prozess vereinfacht und Ihnen Zeit verschafft, sich darauf zu konzentrieren, Gäste ins Restaurant zu bringen.

"An den besten Tagen machen Restaurants etwa 15 % Gewinn. Wenn also die Lebensmittelkosten von 30 % auf 40 % steigen, macht man kein Geld. Das liegt an den Lieferanten, der mangelnden Kontrolle und dem mangelnden Verständnis für Ihr Produkt - es gibt so viele bewegliche Teile", sagt er. "Mit einem Inventarsystem, das Sie täglich informiert, können Sie viel schneller erkennen, woher Ihr Geld kommt.

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