How MarketMan & TouchBistro Reduced Restaurant Inventory Time by 85%

Ein veraltetes System bedeutet stundenlange Inventur

Als geschäftiges Full-Service-Restaurantmodell mit mehreren Standorten betrieb Cafe Crepe sein Geschäft über eine zentrale Produktionsküche. Diese Zentralküche empfing Bestellungen von Lieferanten, bereitete Rezepte zu und „verkaufte“ dann Bestände ohne zusätzliche Kosten an jedes Restaurant. Sie hatten das Geschäft mit einem manuellen Stift-und-Papier-System zur Bestandsverwaltung begonnen, doch mit dem Wachstum des Unternehmens wurde deutlich, dass sie bessere Tools benötigten.

„Alles wurde auf Papier erledigt“, sagt Lewis Hart, Betriebsleiter von Cafe Crepe. „Es war ein Ausdruck. Man schickte ihn an den Buchhalter, und dieser glich die Preise ab. Aber um im Hinblick auf Franchising zu skalieren, konnten wir das nicht mehr auf einem Blatt Papier erledigen.“

Lewis sagt, sie hätten versucht, die Bestandsverwaltung über ihr bestehendes Kassensystem zu handhaben. Abgesehen von allgemeinen Beschwerden, dass das System – in seinen Worten – „klobig“ und für das Personal schwierig zu bedienen war, fehlte ihm auch die Funktionalität, die sie benötigten, um Bestände von der Zentralküche zu bestimmten Standorten zu bewegen und zu verfolgen. Es wurde sehr schwierig, theoretische mit tatsächlichen Lebensmittelkosten abzugleichen.

„Alles, was in der Zentralküche angezeigt wurde, war, dass eine bestimmte Menge an Produkt verbraucht war“, sagt Lewis. „Wir mussten die Einkäufe der Filialen abgleichen und hoffen, dass alles übereinstimmte. Wenn etwas nicht übereinstimmte, fehlte uns eine bestimmte Menge an Produkten, aber wir konnten nicht feststellen, ob es aus Filiale eins bis vier – oder aus der Zentralküche stammte. Dieses Geld ging jeden Monat verloren.“

Und nicht nur Geld. Es war auch zeitaufwendig, die Ursachen von Diskrepanzen zu identifizieren, wenn die Ausdrucke nicht mit den tatsächlichen Werten übereinstimmten. Wo entstand Lebensmittelverschwendung? Welche Standorte hielten sich an die Rezepte? „Die Buchhaltung dauert 90 Minuten bis zwei Stunden für einen Standort, der Produkte im Wert von etwa 12.000 bis 15.000 US-Dollar führt“, sagt er über ihren wöchentlichen Prozess. „Danach brauchten sie etwa sieben bis acht Stunden für die Fehlerbehebung.“

Und manchmal konnten sie das Problem nicht genau identifizieren. „Zum Beispiel haben wir Teig gemacht, drei bis vier Eimer pro Tag. Wenn man vier Eimer pro Tag macht, sind das fast 2.000 Liter im Monat. Wenn das nicht bereits in Ihrem System erfasst ist und Sie Blätter heraussuchen müssen, um zu prüfen, ob es eingegeben wurde oder nicht, und wenn dieser Mitarbeiter telefonisch nicht erreichbar ist, um zu antworten, ob er es eingegeben hat oder nicht – dann stecken Sie fest.“

Einführung eines neuen Kassensystems + Bestandsverwaltungssystems

Lewis entschied sich für einen Wechsel zu MarketMan mit einer TouchBistro POS-Integration, um eine bessere und genauere Bestandsverwaltung zu erreichen.

„Wir haben uns für TouchBistro entschieden, weil wir eine benutzerfreundliche Oberfläche nutzen wollten“, sagt er. „Wir wissen, dass das Alter der meisten unserer Mitarbeiter zwischen 17 und 25 Jahren liegt, daher war die Nutzung von TouchBistro für sie viel intuitiver. Es hat den Service für alle viel einfacher gemacht, besonders wenn man diese Probleme hat, einen Menüpunkt nicht zu finden… Man kann ihn einfach eingeben – wie bei einem Telefon.“

Mit der TouchBistro-MarketMan-Integration erhält Lewis zudem einen vollständigen Überblick über das Geschäft, ohne physisch an jedem Standort anwesend sein zu müssen. „Ich kann buchstäblich mein Telefon oder meinen Laptop hervorholen und überall sein. Es ist jetzt sehr einfach für mich, die Informationen in Hongkong oder Vancouver zu sehen“, sagt er. „Ich kann die richtige Anleitung zur Problemlösung geben, anstatt mich tiefgehend mit den Ursachen befassen zu müssen.“

Zeit und Geld sparen mit dem Wachstum des Unternehmens.

Nachdem die Abläufe mit TouchBistro und MarketMan etabliert sind, kann Lewis einen Schritt zurücktreten und die vollen Auswirkungen der neuen Technologie erkennen. Zum Beispiel Zeitersparnisse. Während die Buchhaltung etwa den gleichen Zeitaufwand wie zuvor erfordert, reduzierte sich die Fehlerbehebung von sieben oder acht Stunden pro Woche auf fünf bis 60 Minuten.

„Da es jetzt so einfach ist, alles zu integrieren – wie die Vorbereitungsaktivitäten eines Geschäfts, deren Abfallplanungsaktivitäten usw. – müssen sie nicht mehr durch Papierabfallblätter scrollen und versuchen, alles abzugleichen, sondern können einfach den Bericht aufrufen, und alles ist im System erfasst“, sagt er. „Wenn sie Teig zubereiten, haben sie einen Bildschirm, um es sofort einzugeben. [Für die Fehlerbehebung] müssen sie jetzt nur noch prüfen, ob die Rezepte korrekt zubereitet werden und was im POS-System erfasst wurde.“

Lewis berichtet, dass die Einführung des neuen Systems wesentlich mehr Klarheit in seine operativen Abläufe und für die einzelnen Restaurantmanager gebracht hat. „Nachdem wir zu MarketMan gewechselt waren, stellten sie keine Fragen mehr, warum Inventar fehlte, da sie die Antworten zu diesem Zeitpunkt kannten“, sagt er. „Die Nutzung ist so einfach.“

Die Software unterstützt Cafe Crepe auch beim Lieferantenmanagement, indem sie Preiserhöhungen oder Unregelmäßigkeiten kennzeichnet. „Es ermöglicht mir, direkt mit dem Vertreter zu telefonieren und nach dem Grund zu fragen. Wenn es keinen triftigen Grund gab, erwarte ich, dass dies bis zur nächsten Lieferung korrigiert oder gutgeschrieben wird.“

Ein weiterer geldsparender Vorteil des neuen Systems ergab sich auf der Personalseite des Unternehmens. „Wir stellten fest, dass unsere Personalfluktuation in den ersten 30 Tagen nach dem Wechsel zu TouchBistro erheblich zurückging“, sagt Lewis und erinnert sich, wie viel einfacher das neue System im Vergleich zu Revel zu schulen und täglich zu bedienen war. „Wir haben in dieser Branche generell eine hohe Fluktuation, die für jeden neuen Mitarbeiter mit Mindestlohn etwa 1.800 bis 2.000 US-Dollar an Ressourcen kostet. Wenn Sie also Mitarbeiter davor bewahren, in den ersten 30 Tagen zu kündigen, weil sie mit der Benutzeroberfläche nicht zurechtkommen, dann hat sich Ihre Investition bereits amortisiert.“

Wenn es um Ratschläge für andere Gastronomen geht, die ihre Bestandsverwaltungspraktiken verbessern möchten, drängt Lewis seine Kollegen, frühzeitig in ein System zu investieren, das den Prozess vereinfacht und Zeit freisetzt, um sich darauf zu konzentrieren, Gäste ins Restaurant zu bringen.

„Restaurants erzielen selbst an den besten Tagen etwa 15 % Gewinn. Wenn Ihre Lebensmittelkosten also von 30 % auf 40 % steigen, verdienen Sie kein Geld. Das liegt an Lieferanten, mangelnder Kontrolle, mangelndem Verständnis für Ihr Produkt – es gibt so viele bewegliche Teile“, sagt er. „Ein Inventarsystem, das Ihnen tägliche Warnmeldungen liefert, bietet Ihnen einen wesentlich schnelleren Weg zu verstehen, woher Ihr Geld kommt.“

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