Es ist 23 Uhr – Sie haben den Laden vor drei Stunden geschlossen, sitzen aber bei Kerzenschein an Ihrem Schreibtisch und füllen die Bücher aus. Sie summieren Ausgaben, wischen sich den Schweiß von der Stirn und denken sich, dass es wohl so gewesen sein muss, wie Ihre Vorfahren es taten, als sie den Ozean überquerten, um eine neue Welt voller Möglichkeiten zu finden.

Außer, Sie haben einen Computer und können kaum Bruchrechnen. Machen Sie sich nichts vor mit der Romantik, alles von Hand zu erledigen, und tun Sie auch nicht so, als wäre der damit verbundene Aufwand das Geld wert, das Sie sparen würden. Die Automatisierung des Ausgabenmanagements ist ein schnell wachsender Aspekt des Geschäftsbetriebs, und das aus gutem Grund – es gibt keinen Grund, warum Sie dies im Jahr 2020 noch selbst tun sollten. Wenn Ihre Belege und Ihr Inventar über ein Kassensystem laufen, sollten Ihre Ausgaben dies auch tun.

In diesem Leitfaden behandeln wir alles, was Sie wissen müssen, um Ihre Ausgabenverfolgung und -verwaltung zu automatisieren.

Was ist Ausgabenmanagement-Automatisierung?

Ausgabenmanagement-Lösungen sind die Softwares, Hardwares oder Systeme, die Sie verwenden, um das Ausgabenmanagement mit wenig bis keiner Eingabe zu erledigen. Es kann eine Excel-Tabelle, eine Softwareplattform oder eine Rube-Goldberg-Maschine sein, wenn Sie so etwas mögen. Automatisierung bezieht sich speziell auf Softwares, die fast die gesamte Arbeit für Sie erledigen können.

Für viele bezieht sich der Begriff Ausgabenmanagement auf die Art und Weise, wie Ihre Mitarbeiter Ausgaben erfassen, für die sie eine Erstattung benötigen. Viele dieser Softwares können jedoch auch automatisch Ausgaben aus Ihren eigenen Geschäftseinkäufen abrufen, um Berichte zu erstellen und große Teile Ihrer Buchhaltung zu automatisieren.

Warum sollte ich mein Ausgabenmanagement automatisieren?

Sofern Ihr Hobby nicht darin besteht, jeden jemals gedruckten Beleg aufzubewahren, hat die Automatisierung von Ausgaben einen klaren Wert. Sie spart Zeit und Geld und ermöglicht es Ihnen, bessere Entscheidungen für Ihr Unternehmen und Ihre Kunden zu treffen. Und seien wir ehrlich, Spesenabrechnungen sind lästig. Es ist schwierig, den Überblick über Ihre Belege zu behalten, und manchmal verlieren selbst die fleißigsten Sparer den Überblick darüber, wofür sie Geld ausgegeben haben. Lassen Sie uns untersuchen, warum Automatisierung so wichtig ist.

Zeit sparen heißt Geld sparen

Der vielleicht beste Grund, Ihr Ausgabenmanagement zu automatisieren, ist die Einsparung der kostbaren Zeit, an der es den meisten Kleinunternehmern mangelt. Für Unternehmen, die ihre Buchhaltung intern führen, kann das automatische Importieren von Belegen und Ausgaben Stunden an Buchhaltungsarbeit einsparen.

Denken Sie darüber nach: Anstatt Ihre Ausgaben einzeln in jede Zelle einer verschlungenen Excel-Tabelle einzugeben oder, schlimmer noch, sie in ein Notizbuch zu schreiben, kann die Automatisierung die Mühsal wegwischen und Ihnen so Zeit für die spannenderen Aspekte der Unternehmensführung freimachen.

Kein Raum für Fehler

Die Automatisierung Ihrer Ausgabenverfolgung kann Ihre Fehlermargen in der Buchhaltung erheblich minimieren. Anstatt sich auf Ihre und die Verantwortung Ihres Personals zu verlassen, können automatisierte Systeme Ihre Belege, nun ja, automatisch in ein Repository ziehen. Schließlich werden laut einigen Studien fast 20 % der Spesenabrechnungen fehlerhaft eingereicht.

Kein Verlust von Belegen mehr und kein unverbuchtes Inventar. Die Minimierung Ihrer Fehlermarge kann Sie auch darauf aufmerksam machen, wenn ein Mitarbeiter potenziell Betrug begeht – zum Beispiel, wenn er etwas aus den Regalen entnimmt oder Bargeld abzweigt. Die Automatisierung kann Unstimmigkeiten in der Buchhaltung und nicht erfasste Ausgaben aufzeigen, sodass Sie Ihren Cashflow im Griff behalten, bevor er zu einem Problem wird.

Spesenabrechnungen leicht gemacht

Wenn Sie ein Unternehmen führen, in dem Mitarbeitererstattungen einen großen Teil Ihrer Betriebsabläufe ausmachen, kann die Automatisierung der Ausgabenverfolgung eine mühsame und druckintensive Aufgabe vereinfachen.

Jedes Mal, wenn ein Mitarbeiter reist oder im Namen Ihres Unternehmens einkauft, sind Sie verpflichtet, ihn rechtzeitig zu erstatten. Handelt es sich um eine große Ausgabe, wird jede Verzögerung bei der Rückzahlung vom Mitarbeiter deutlich stärker empfunden als von Ihrem Unternehmen.

Gleichzeitig ist es eine hervorragende Möglichkeit, sicherzustellen, dass sie nicht über die Stränge schlagen und auf Kosten Ihres Unternehmens zu viel ausgeben: Die meisten Spesenverfolgungslösungen verlangen von ihnen, eine Art Beleg für die Bearbeitung von Erstattungen hochzuladen, sodass sie Ihnen keinen Sand in die Augen streuen und das Ribeye bestellen können, wenn Ihr Budget nur das Lachs-Special zulässt. Durch die Einführung einer Software haben Mitarbeiter weniger Möglichkeiten, die Compliance zu umgehen, wodurch Sie mehr Geld sparen.

Datengestützte Entscheidungen

Die Automatisierung Ihrer Ausgabenverfolgung kann Ihnen helfen, datengestützte Entscheidungen bezüglich Ihres Budgets zu treffen, insbesondere wenn es um Kostensenkungen geht. Sie können problemlos Spesenabrechnungen aus verschiedenen Zeiträumen abrufen, um die Komponenten Ihrer Kosten und deren Entwicklung im Laufe der Zeit zu messen. Dies kann Ihnen eine beispiellose Business Intelligence liefern, insbesondere wenn Sie Ihr Geschäft skalieren.

Die Automatisierung des Ausgabenmanagements ist im Wesentlichen der Zulieferer für Ihre Business-Intelligence-Operationen. Sie stellt sicher, dass Ihre Daten rein sind, sodass Sie ein möglichst genaues Bild Ihrer Kostenstruktur erhalten. Ob Sie ein Restaurant mit saisonalen Menüs oder einen kleinen Baumarkt mit demselben Inventar seit Jahrzehnten betreiben, das Verständnis von Kostenstrukturen, insbesondere im Zusammenhang mit der Nachfrage, ist für die Gesundheit Ihres Unternehmens von entscheidender Bedeutung.

Alles in allem kann die Automatisierung Ihres Ausgabenmanagements die Produktivität verbessern, überflüssige Kosten senken und eine unvergleichliche Business Intelligence liefern, und das alles zu relativ geringen Kosten im Vergleich zu den Vorteilen. Für kleine Unternehmen und Restaurants ist es eine entscheidende Investition, um Ihr Geschäft auf die nächste Stufe zu heben.

Wie funktioniert die Ausgabenautomatisierung?

Nachdem wir Sie davon überzeugt haben, dass sich die Investition lohnt, wollen wir untersuchen, wie dies in Ihrem Unternehmen aussehen kann. Es ist wichtig zu beachten, dass nicht alle Ausgabenmanagement-Softwares gleich sind – tatsächlich sind einige besser für verschiedene Arten von Unternehmen geeignet.

In unserer Branche, dem Gastronomiegewerbe, bieten die etablierten Marktführer wie Quickbooks und Restaurant365 solide Vorlagen für die meisten Anforderungen. Wir würden jedoch empfehlen, nach einer Lösung zu suchen, die auf Ihre spezifischen Bedürfnisse zugeschnitten ist. Schließlich arbeitet nicht jedes Restaurant – und jedes Kleinunternehmen – auf die gleiche Weise.

Unabhängig davon, welchen Weg Sie wählen, bieten die meisten Ausgabenmanagement-Softwares ähnliche Funktionen, um Sie schnell einsatzbereit zu machen.

Workflows, Workflows, Workflows

Workflows sind das A und O im Ausgabenmanagement: Sie nutzen vordefinierte Auslöser, um verschiedene Funktionen und Reaktionen in Gang zu setzen, und können an die einzigartigen Abläufe Ihres Unternehmens angepasst werden.

Diese Lösungen rufen in der Regel Berichte von allen verbundenen Bankkonten oder Karten ab und ordnen Ausgaben mit spezifischen Bezeichnungen oder von spezifischen Lieferanten bestimmten Workflows zur Analyse zu.

Nehmen wir an, Sie richten einen Workflow für Bestandsbeschaffungen ein. Sie konfigurieren die Auslöser so, dass jede Kartenbestellung von Waren von einer Liste Ihrer Produktlieferanten im Workflow protokolliert wird. Ihre Plattform erfasst alle damit verbundenen Ausgaben und überführt sie in einen Gesamtbericht für Ihre Übersicht.

Am Monatsende können Sie Ihre Kostenstruktur einsehen, mit geringem bis gar keinem manuellen Aufwand, wenn alles erledigt ist. Durch die kombinierte Erfassung von Mitarbeiterausgaben wird das Verständnis Ihrer Business Intelligence keinen MBA erfordern.

5 Eigenschaften der besten Ausgabenmanagement-Software

1) Gebruiksgema

Zuallererst sollte die von Ihnen gewählte Lösung einfach genug sein, um schnell erlernt zu werden. Diese Investition soll Ihr Leben erleichtern – komplizierte Regeln und Abläufe werden Ihnen nicht helfen, dieses Ziel zu erreichen.

Ebenso sollte es für Ihre Mitarbeiter nicht übermäßig schwierig sein, Beleg-Uploads zu handhaben. Wenn eine bessere Compliance und schnellere Erstattungen für Sie ein Anreiz sind, sollte die Investition in eine unkomplizierte Lösung Ihre oberste Priorität sein.

2) Skalierbarkeit

Für Kleinunternehmen mit Wachstumserwartungen sollten Sie in eine Ausgabenmanagement-Software investieren, die mit Ihrem Unternehmen skalieren kann. Das bedeutet, sie sollte Optionen für Kleinunternehmen und für Großunternehmen bieten.

Zu den Merkmalen, auf die Sie achten sollten, gehören anpassbare Vorlagen, Kundensupport-Ressourcen und robuste Tools für die Ausgabenfreigabe. Dies ermöglicht es Ihren Abläufen, so schnell wie Ihr Unternehmen zu wachsen, sodass Sie keinen drastischen Wechsel vornehmen müssen, wenn Ihr Unternehmen aus den Kinderschuhen wächst.

3) Kurze Durchlaufzeit

Für Unternehmen, die sich bei Erstattungen auf eine Softwarelösung verlassen wollen, sind Bearbeitungszeiten entscheidend, um den Betrieb aufrechtzuerhalten. Wie bereits erwähnt, können unbezahlte Ausgaben die Moral und die Bankkonten Ihrer Mitarbeiter beeinträchtigen. Lösungen, die schnelle Genehmigungen, das Hochladen und Verarbeiten von Foto-Belegen sowie schnelle Abbuchungen ermöglichen, werden Ihren Mitarbeitern und Ihren Buchhaltungsabteilungen Kopfschmerzen ersparen.

4) Zielsetzung und -verfolgung

Einige Softwares ermöglichen es Ihnen, Ausgabenziele festzulegen und diese zu verfolgen, sobald sie in das System eingegeben werden. Diese Funktionen mögen unbedeutend erscheinen, können aber einen großen Unterschied in Ihrer Produktivität machen, wenn es darum geht, Ihr Geschäftsergebnis zu verbessern. Nehmen wir an, Sie stellen fest, dass Sie zu viel für den Lagerbestand ausgeben und viel zu viel durch Lebensmittelverschwendung verlieren.

Das Festlegen eines Ziels für Bestandsausgaben und Warnmeldungen, die Ihnen helfen zu verfolgen, wie weit Sie davon entfernt sind, diese zu erreichen oder zu überschreiten, kann Ihnen helfen, Ihre Strategien spontan anzupassen, sodass Sie Ihre Ausgaben- und Sparziele mit Zuversicht erreichen können. Sie können die Lebensmittelverschwendung in nur wenigen Monaten reduzieren und Ihre Rezepte, Prozesse oder Ihr Personal bei Bedarf anpassen.

5) Anpassbare Berichte

Wenn Sie 10 Kleinunternehmer in einen Raum stellen und sie fragen würden, wie sie ihre Finanzberichte organisieren möchten, würden sie fragen, ob sie gehen könnten. Doch bevor sie gehen würden, können Sie sicher sein, dass jeder eine andere Antwort hätte.

Und genau das macht anpassbare Berichte zu einer wichtigen Funktion, auf die Sie bei Ihrer Lösung zur Ausgabenmanagement-Automatisierung achten sollten. Die Möglichkeit, genau einzustellen, welche Zahlen in welchen Feldern erscheinen, kann einen großen Unterschied in Ihrer Gesamtproduktivität machen, insbesondere für Kleinunternehmer, die nicht die Zeit und Ressourcen für die Buchhaltung aufwenden können, wie es ein Großunternehmen tun kann.

Aber es geht nicht nur um die Platzierung: Die Zahlen, die ein Restaurant sehen möchte, und die Zahlen, die ein E-Commerce-Bekleidungslieferant sehen muss, können stark variieren. Eine Lösung zu finden, mit der Sie Ihre Berichte an Ihre individuellen Bedürfnisse anpassen können, ist entscheidend für Benutzerfreundlichkeit und Produktivität.

Sauberkeit fördert die Produktivität

Kostenmanagementlösungen können Ihre Buchhaltungsprozesse optimieren und einen umfassenden Überblick über die Gesundheit Ihres Unternehmens bieten. Es ist eine wichtige Investition für jedes Unternehmen, ob klein oder groß, und kann Ihre Betriebsabläufe auf die nächste Stufe heben.

Die meisten Geschäftsinhaber wünschen sich weniger Aufwand, und die Automatisierung der Spesenverfolgung ist ein sicherer Weg, diesen zu reduzieren. Von der Reduzierung des Überwachungsaufwands für Mitarbeiter bei der Beantragung von Spesenrückerstattungen bis hin zum automatischen Ausfüllen von Spesenabrechnungen und Kostenstrukturen überwiegen die Vorteile die Kosten bei Weitem.

Der Umstieg von Excel auf eine Software spart jedem Unternehmen, das diesen Schritt wagt, Zeit, Geld und Eigenleistung. Der nächste Schritt ist die Festlegung von Budgets und die Bewertung von Lösungen: Schließlich ist der Markt hart umkämpft. MarketMan's Snap wurde speziell für Restaurantbesitzer entwickelt und ist mit allen Funktionen ausgestattet, die Sie von einer Buchhaltungslösung erwarten würden. Um mehr zu erfahren, sehen Sie sich unsere Übersicht an oder fordern Sie eine Demo an, um es direkt von uns zu hören.

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