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Es ist 23.00 Uhr - Sie haben Ihr Geschäft vor drei Stunden geschlossen, aber Sie sitzen bei Kerzenlicht an Ihrem Schreibtisch und füllen die Bücher aus. Du rechnest die Ausgaben ab, wischst dir den Schweiß von der Stirn und denkst dir, wie es deine Vorfahren gemacht haben müssen, als sie über den großen Teich in eine neue Welt voller Möglichkeiten aufbrachen.
Aber Sie haben einen Computer und können kaum Brüche rechnen. Machen Sie sich nichts vor mit der Romantik, alles von Hand zu machen, und tun Sie auch nicht so, als sei die damit verbundene Arbeit das Geld wert, das Sie sparen werden. Die Automatisierung der Ausgabenverwaltung ist ein schnell wachsender Aspekt des Geschäftsbetriebs, und das aus gutem Grund - es gibt keinen Grund, warum Sie dies im Jahr 2020 noch selbst tun sollten. Wenn Ihre Belege und Ihr Inventar über ein POS-System laufen, sollten das auch Ihre Ausgaben tun.
In diesem Leitfaden erfahren Sie alles, was Sie wissen müssen, um die Erfassung und Verwaltung Ihrer Ausgaben zu automatisieren.
Maximieren Sie die Rentabilität Ihres Restaurants mit diesem wichtigen eBook. 📈 Lernen Sie narrensichere Kostenmanagementtechniken und entschlüsseln Sie bewährte Strategien für Lieferantenverhandlungen und Markentreue. 👩🍳🤝
Ressource herunterladenWas ist Automatisierung der Ausgabenverwaltung?
Lösungen für das Ausgabenmanagement sind die Software, die Hardware oder die Systeme, die Sie verwenden, um die Ausgabenverwaltung mit wenig oder gar keinem Aufwand zu bewältigen. Dabei kann es sich um eine Excel-Tabelle, eine Softwareplattform oder eine Rube-Goldberg-Maschine handeln, wenn Sie sich für so etwas interessieren. Automatisierung bezieht sich speziell auf Software, die fast die gesamte Arbeit für Sie erledigen kann.
Für viele bezieht sich der Begriff Spesenmanagement auf die Art und Weise, wie Ihre Mitarbeiter Ausgaben erfassen, für die sie eine Erstattung benötigen. Viele dieser Softwares können jedoch auch automatisch Ausgaben aus Ihren eigenen Geschäftseinkäufen erfassen, um Berichte zu erstellen und große Teile Ihrer Buchhaltung zu automatisieren.
Wenn es nicht gerade Ihr Hobby ist, alle jemals ausgedruckten Quittungen aufzubewahren, hat die Automatisierung von Ausgaben einen klaren Nutzen. Sie spart Zeit und Geld und ermöglicht es Ihnen, bessere Entscheidungen für Ihr Unternehmen und Ihre Kunden zu treffen. Und seien wir mal ehrlich: Spesenabrechnungen sind ätzend. Es ist schwierig, den Überblick über Ihre Quittungen zu behalten, und selbst die fleißigsten Sparfüchse verlieren manchmal den Überblick über ihre Ausgaben. Warum Automatisierung so wichtig ist, erfahren Sie hier.
Der vielleicht beste Grund für die Automatisierung Ihrer Ausgabenverwaltung ist die Einsparung der kostbaren Zeit, die den meisten Kleinunternehmern fehlt. Für Unternehmen, die ihre Buchhaltung selbst führen, kann der automatische Import von Belegen und Ausgaben Stunden der Buchhaltung einsparen.
Denken Sie darüber nach: Anstatt Ihre Ausgaben einzeln in jede Zelle einer sich windenden Excel-Tabelle einzugeben oder - noch schlimmer - sie in ein Notizbuch einzutragen, können Sie diese lästige Arbeit automatisieren und haben so mehr Zeit für die spannenderen Aspekte der Unternehmensführung.
Die Automatisierung Ihrer Ausgabenerfassung kann Ihre Fehlermöglichkeiten in der Buchhaltung erheblich verringern. Anstatt sich auf die Verantwortung von Ihnen und Ihren Mitarbeitern zu verlassen, können automatisierte Systeme Ihre Belege automatisch in einen Speicher einspeisen. Untersuchungen haben ergeben, dass fast 20 % der Spesenabrechnungen falsch eingereicht werden.
Die Minimierung der Fehlertoleranz kann Sie auch darauf hinweisen, wenn ein Mitarbeiter möglicherweise einen Betrug begeht - z. B. wenn er etwas aus dem Regal stiehlt oder etwas Bargeld abschöpft. Die Automatisierung kann auf Unstimmigkeiten in der Buchhaltung und nicht verbuchte Ausgaben hinweisen, so dass Sie Ihren Cashflow im Griff haben, bevor er zu einem Problem wird.
Wenn Sie ein Unternehmen leiten, in dem die Kostenerstattungen für Mitarbeiter einen großen Teil des Geschäftsbetriebs ausmachen, kann die Automatisierung der Kostenerfassung eine mühsame und belastende Aufgabe vereinfachen.
Jedes Mal, wenn ein Mitarbeiter im Namen Ihres Unternehmens reist oder einkauft, müssen Sie ihm die Kosten rechtzeitig erstatten. Wenn es sich um eine große Ausgabe handelt, macht sich jede Verzögerung bei der Rückzahlung für den Mitarbeiter wesentlich stärker bemerkbar als für Ihr Unternehmen.
Gleichzeitig können Sie auf diese Weise sicherstellen, dass Ihre Mitarbeiter nicht zu viel Geld ausgeben: Bei den meisten Lösungen für die Spesenabrechnung müssen sie eine Art Quittung hochladen, damit die Erstattungen bearbeitet werden können. So können sie Sie nicht hinters Licht führen und das Ribeye-Essen bestellen, obwohl Ihr Budget nur das Lachs-Spezial erlaubt. Durch die Einführung einer Software haben die Mitarbeiter weniger Möglichkeiten, die Einhaltung der Vorschriften zu umgehen, wodurch Sie mehr Geld sparen können.
Datengesteuerte Entscheidungen
Die Automatisierung der Kostenerfassung kann Ihnen helfen, datengestützte Entscheidungen über Ihr Budget zu treffen, insbesondere wenn es um Kostensenkungen geht. Sie können problemlos Ausgabenberichte aus verschiedenen Zeiträumen abrufen, um die Komponenten Ihrer Kosten zu messen und zu sehen, wie sie sich im Laufe der Zeit verändert haben. Dies kann Ihnen beispiellose Geschäftsinformationen liefern, insbesondere wenn Sie Ihr Unternehmen vergrößern.
Die Automatisierung des Ausgabenmanagements ist im Grunde der Zubringer zu Ihren Business Intelligence-Operationen. Sie stellt sicher, dass Ihre Daten rein sind, damit Sie sich ein möglichst genaues Bild von Ihrer Kostenstruktur machen können. Ganz gleich, ob Sie ein Restaurant mit saisonalen Menüs oder einen kleinen Baumarkt mit demselben Inventar wie seit Jahrzehnten betreiben - ein Verständnis der Kostenstrukturen, insbesondere in Bezug auf die Nachfrage, ist für die Gesundheit Ihres Unternehmens von entscheidender Bedeutung.
Alles in allem kann die Automatisierung Ihrer Ausgabenverwaltung die Produktivität steigern, Fremdkosten senken und unvergleichliche Geschäftsinformationen liefern - und das alles zu relativ geringen Kosten im Vergleich zu den Vorteilen. Für kleine Unternehmen und Restaurants ist dies eine wichtige Investition, um Ihr Unternehmen auf die nächste Stufe zu heben.
Wie funktioniert die Ausgabenautomatisierung?
Nachdem wir Sie nun davon überzeugt haben, dass sich die Investition lohnt, wollen wir uns ansehen, wie sie in Ihrem Unternehmen aussehen kann. Es ist wichtig zu wissen, dass nicht alle Programme für das Ausgabenmanagement gleich sind - einige sind sogar besser für verschiedene Arten von Unternehmen geeignet.
In unserer Branche, dem Gaststättengewerbe, bieten die Standardmarktführer wie Quickbooks und Restaurant365 solide Vorlagen für die meisten Anforderungen. Wir empfehlen jedoch, nach einer Lösung zu suchen, deren Funktionen auf Ihre Bedürfnisse zugeschnitten sind. Schließlich arbeitet nicht jedes Restaurant - und damit auch nicht jedes kleine Unternehmen - auf die gleiche Weise.
Unabhängig davon, für welchen Weg Sie sich entscheiden, bieten die meisten Ausgabenverwaltungssoftwares ähnliche Funktionen, damit Sie schnell loslegen können.
Arbeitsabläufe, Arbeitsabläufe, Arbeitsabläufe
Workflows sind das A und O bei der Verwaltung von Ausgaben: Sie setzen mithilfe vorgegebener Auslöser verschiedene Funktionen und Reaktionen in Gang und können an die individuellen Abläufe in Ihrem Unternehmen angepasst werden.
Diese Lösungen ziehen in der Regel Berichte von allen zugehörigen Bankkonten oder Karten und weisen Ausgaben mit bestimmten Bezeichnungen oder von bestimmten Anbietern bestimmten Arbeitsabläufen zur Analyse zu.
Nehmen wir an, Sie richten einen Workflow für Inventarkäufe ein. Sie richten die Auslöser so ein, dass jedes Mal, wenn eine Karte Waren von einer Liste von Anbietern kauft, von denen Sie Produkte kaufen, im Workflow protokolliert wird. Ihre Plattform sammelt alle damit verbundenen Ausgaben und sendet sie in einen Gesamtbericht, damit Sie den Überblick behalten.
Am Ende des Monats haben Sie einen Überblick über Ihre Kostenstruktur, und das mit wenig bis gar keinem Aufwand. Mit der kombinierten Eingabe der Mitarbeiterausgabenerfassung ist kein MBA erforderlich, um Ihre Business Intelligence in den Griff zu bekommen.
In erster Linie sollte die von Ihnen gewählte Lösung so einfach sein, dass Sie sich schnell zurechtfinden. Diese Investition soll Ihnen das Leben leichter machen - komplizierte Regeln und Abläufe helfen Ihnen nicht dabei, dieses Ziel zu erreichen.
Ebenso sollte es für Ihre Mitarbeiter nicht übermäßig schwierig sein, sich beim Hochladen von Belegen zurechtzufinden. Wenn eine bessere Einhaltung der Vorschriften und eine schnellere Erstattung für Sie ein Anreiz sind, sollte die Investition in eine unkomplizierte Lösung für Sie oberste Priorität haben.
Für kleine Unternehmen mit Wachstumsperspektiven sollten Sie in eine Software für das Ausgabenmanagement investieren, die mit Ihrem Unternehmen mitwachsen kann. Das heißt, sie sollte Optionen für kleine Unternehmen und für Unternehmen haben.
Zu den Funktionen, auf die Sie achten sollten, gehören anpassbare Vorlagen, Ressourcen für den Kundensupport und robuste Tools für die Genehmigung von Ausgaben. Auf diese Weise kann Ihr Betrieb so schnell wachsen wie Ihr Unternehmen, sodass Sie nicht zu einem drastischen Wechsel gezwungen sind, wenn Ihr Unternehmen aus den Kinderschuhen herauswächst.
Für Unternehmen, die sich auf eine Softwarelösung für Erstattungen verlassen wollen, ist die Bearbeitungszeit der Schlüssel, um das Schiff am Laufen zu halten. Wie bereits erwähnt, können unbezahlte Ausgaben der Moral Ihrer Mitarbeiter und Ihren Bankkonten schaden. Lösungen, die eine schnelle Genehmigung, das Hochladen und Verarbeiten von Fotobelegen und eine schnelle Abbuchung ermöglichen, werden Ihren Mitarbeitern und Ihren Buchhaltungsabteilungen keine Kopfschmerzen bereiten.
Einige Softwareprogramme ermöglichen es Ihnen, Ziele für Ausgaben zu setzen und diese bei der Eingabe in das System zu verfolgen. Diese Funktionen mögen unbedeutend erscheinen, können aber einen großen Unterschied in Ihrer Produktivität ausmachen, wenn es darum geht, Ihr Endergebnis zu verbessern. Nehmen wir an, Sie stellen fest, dass Sie zu viel für die Lagerhaltung ausgeben und viel zu viel durch Lebensmittelverschwendung verlieren.
Wenn Sie sich ein Ziel für Ihre Inventarausgaben setzen und mit Hilfe von Warnmeldungen verfolgen, inwieweit Sie dieses Ziel erreichen oder überschreiten, können Sie Ihre Strategien spontan anpassen, so dass Sie Ihre Ausgaben- und Sparziele mit Zuversicht erreichen können. Sie können die Lebensmittelverschwendung in nur wenigen Monaten reduzieren und Ihre Rezepte, Prozesse oder Mitarbeiter nach Bedarf anpassen.
Wenn Sie 10 Kleinunternehmer in einen Raum setzen und sie fragen würden, wie sie die Berichte über ihre Finanzen organisieren wollen, würden sie fragen, ob sie gehen können. Aber bevor sie gehen würden, können Sie sicher sein, dass jeder eine andere Antwort hätte.
Und genau das macht anpassbare Berichte zu einer wichtigen Funktion, auf die Sie bei Ihrer Automatisierungslösung für das Ausgabenmanagement achten sollten. Die Möglichkeit der Feinabstimmung, welche Zahlen in welchen Feldern angezeigt werden, kann einen großen Unterschied in Ihrer Gesamtproduktivität ausmachen, insbesondere für Kleinunternehmer, die nicht die Zeit und die Ressourcen für die Buchhaltung aufwenden können, wie es ein Unternehmen kann.
Aber es geht nicht nur um Platzierungen: Die Zahlen, die ein Restaurant sehen möchte, und die Zahlen, die ein Anbieter von E-Commerce-Kleidung sehen muss, können sehr unterschiedlich sein. Eine Lösung, mit der Sie Ihre Berichte an Ihre individuellen Bedürfnisse anpassen können, ist für die Benutzerfreundlichkeit und Produktivität entscheidend.
Lösungen für das Ausgabenmanagement können Ihre Buchhaltung rationalisieren und Ihnen einen Überblick über den Zustand Ihres Unternehmens verschaffen. Dies ist eine wichtige Investition für jedes Unternehmen, ob klein oder groß, und kann Ihren Betrieb auf die nächste Stufe heben.
Die meisten Geschäftsinhaber wünschen sich weniger Kopfzerbrechen, und die Automatisierung der Spesenerfassung ist ein sicherer Weg, diese zu reduzieren. Die Vorteile übersteigen bei weitem die Kosten - von der Verringerung des Verwaltungsaufwands für die Beantragung von Erstattungen durch die Mitarbeiter bis hin zum automatischen Ausfüllen von Spesenberichten und Kostenstrukturen.
Der Umstieg von Excel auf eine Software spart jedem Unternehmen, das den Schritt wagt, Zeit, Geld und Nerven. Der nächste Schritt ist die Festlegung von Budgets und die Bewertung von Lösungen: Der Markt ist schließlich überfüllt. Snap von MarketMan wurde speziell für Gastronomen entwickelt und ist mit allen Funktionen ausgestattet, die man von einer Buchhaltungslösung erwarten kann. Um mehr zu erfahren, lesen Sie unsere Übersicht oder fordern Sie eine Demo an, um es von uns zu hören.
Ready to cut food costs, streamline inventory management, and simplify your restaurant's back-of-house processes? MarketMan offers advanced restaurant management software that automates daily tasks, eliminates inefficiencies, and provides strategic insights for your business. Take charge of your restaurant's success with MarketMan. Book a demo now to unlock your restaurant's full potential!
Wenn Sie Fragen haben oder Hilfe benötigen, wenden Sie sich bitte an
Demo anfordernVerpassen Sie es nicht, den Gewinn Ihres Restaurants zu maximieren! Berechnen Sie Ihren ROI mit MarketMan
ROI berechnenEs ist 23.00 Uhr - Sie haben Ihr Geschäft vor drei Stunden geschlossen, aber Sie sitzen bei Kerzenlicht an Ihrem Schreibtisch und füllen die Bücher aus. Du rechnest die Ausgaben ab, wischst dir den Schweiß von der Stirn und denkst dir, wie es deine Vorfahren gemacht haben müssen, als sie über den großen Teich in eine neue Welt voller Möglichkeiten aufbrachen.
Aber Sie haben einen Computer und können kaum Brüche rechnen. Machen Sie sich nichts vor mit der Romantik, alles von Hand zu machen, und tun Sie auch nicht so, als sei die damit verbundene Arbeit das Geld wert, das Sie sparen werden. Die Automatisierung der Ausgabenverwaltung ist ein schnell wachsender Aspekt des Geschäftsbetriebs, und das aus gutem Grund - es gibt keinen Grund, warum Sie dies im Jahr 2020 noch selbst tun sollten. Wenn Ihre Belege und Ihr Inventar über ein POS-System laufen, sollten das auch Ihre Ausgaben tun.
In diesem Leitfaden erfahren Sie alles, was Sie wissen müssen, um die Erfassung und Verwaltung Ihrer Ausgaben zu automatisieren.
Maximieren Sie die Rentabilität Ihres Restaurants mit diesem wichtigen eBook. 📈 Lernen Sie narrensichere Kostenmanagementtechniken und entschlüsseln Sie bewährte Strategien für Lieferantenverhandlungen und Markentreue. 👩🍳🤝
Ressource herunterladenWas ist Automatisierung der Ausgabenverwaltung?
Lösungen für das Ausgabenmanagement sind die Software, die Hardware oder die Systeme, die Sie verwenden, um die Ausgabenverwaltung mit wenig oder gar keinem Aufwand zu bewältigen. Dabei kann es sich um eine Excel-Tabelle, eine Softwareplattform oder eine Rube-Goldberg-Maschine handeln, wenn Sie sich für so etwas interessieren. Automatisierung bezieht sich speziell auf Software, die fast die gesamte Arbeit für Sie erledigen kann.
Für viele bezieht sich der Begriff Spesenmanagement auf die Art und Weise, wie Ihre Mitarbeiter Ausgaben erfassen, für die sie eine Erstattung benötigen. Viele dieser Softwares können jedoch auch automatisch Ausgaben aus Ihren eigenen Geschäftseinkäufen erfassen, um Berichte zu erstellen und große Teile Ihrer Buchhaltung zu automatisieren.
Wenn es nicht gerade Ihr Hobby ist, alle jemals ausgedruckten Quittungen aufzubewahren, hat die Automatisierung von Ausgaben einen klaren Nutzen. Sie spart Zeit und Geld und ermöglicht es Ihnen, bessere Entscheidungen für Ihr Unternehmen und Ihre Kunden zu treffen. Und seien wir mal ehrlich: Spesenabrechnungen sind ätzend. Es ist schwierig, den Überblick über Ihre Quittungen zu behalten, und selbst die fleißigsten Sparfüchse verlieren manchmal den Überblick über ihre Ausgaben. Warum Automatisierung so wichtig ist, erfahren Sie hier.
Der vielleicht beste Grund für die Automatisierung Ihrer Ausgabenverwaltung ist die Einsparung der kostbaren Zeit, die den meisten Kleinunternehmern fehlt. Für Unternehmen, die ihre Buchhaltung selbst führen, kann der automatische Import von Belegen und Ausgaben Stunden der Buchhaltung einsparen.
Denken Sie darüber nach: Anstatt Ihre Ausgaben einzeln in jede Zelle einer sich windenden Excel-Tabelle einzugeben oder - noch schlimmer - sie in ein Notizbuch einzutragen, können Sie diese lästige Arbeit automatisieren und haben so mehr Zeit für die spannenderen Aspekte der Unternehmensführung.
Die Automatisierung Ihrer Ausgabenerfassung kann Ihre Fehlermöglichkeiten in der Buchhaltung erheblich verringern. Anstatt sich auf die Verantwortung von Ihnen und Ihren Mitarbeitern zu verlassen, können automatisierte Systeme Ihre Belege automatisch in einen Speicher einspeisen. Untersuchungen haben ergeben, dass fast 20 % der Spesenabrechnungen falsch eingereicht werden.
Die Minimierung der Fehlertoleranz kann Sie auch darauf hinweisen, wenn ein Mitarbeiter möglicherweise einen Betrug begeht - z. B. wenn er etwas aus dem Regal stiehlt oder etwas Bargeld abschöpft. Die Automatisierung kann auf Unstimmigkeiten in der Buchhaltung und nicht verbuchte Ausgaben hinweisen, so dass Sie Ihren Cashflow im Griff haben, bevor er zu einem Problem wird.
Wenn Sie ein Unternehmen leiten, in dem die Kostenerstattungen für Mitarbeiter einen großen Teil des Geschäftsbetriebs ausmachen, kann die Automatisierung der Kostenerfassung eine mühsame und belastende Aufgabe vereinfachen.
Jedes Mal, wenn ein Mitarbeiter im Namen Ihres Unternehmens reist oder einkauft, müssen Sie ihm die Kosten rechtzeitig erstatten. Wenn es sich um eine große Ausgabe handelt, macht sich jede Verzögerung bei der Rückzahlung für den Mitarbeiter wesentlich stärker bemerkbar als für Ihr Unternehmen.
Gleichzeitig können Sie auf diese Weise sicherstellen, dass Ihre Mitarbeiter nicht zu viel Geld ausgeben: Bei den meisten Lösungen für die Spesenabrechnung müssen sie eine Art Quittung hochladen, damit die Erstattungen bearbeitet werden können. So können sie Sie nicht hinters Licht führen und das Ribeye-Essen bestellen, obwohl Ihr Budget nur das Lachs-Spezial erlaubt. Durch die Einführung einer Software haben die Mitarbeiter weniger Möglichkeiten, die Einhaltung der Vorschriften zu umgehen, wodurch Sie mehr Geld sparen können.
Datengesteuerte Entscheidungen
Die Automatisierung der Kostenerfassung kann Ihnen helfen, datengestützte Entscheidungen über Ihr Budget zu treffen, insbesondere wenn es um Kostensenkungen geht. Sie können problemlos Ausgabenberichte aus verschiedenen Zeiträumen abrufen, um die Komponenten Ihrer Kosten zu messen und zu sehen, wie sie sich im Laufe der Zeit verändert haben. Dies kann Ihnen beispiellose Geschäftsinformationen liefern, insbesondere wenn Sie Ihr Unternehmen vergrößern.
Die Automatisierung des Ausgabenmanagements ist im Grunde der Zubringer zu Ihren Business Intelligence-Operationen. Sie stellt sicher, dass Ihre Daten rein sind, damit Sie sich ein möglichst genaues Bild von Ihrer Kostenstruktur machen können. Ganz gleich, ob Sie ein Restaurant mit saisonalen Menüs oder einen kleinen Baumarkt mit demselben Inventar wie seit Jahrzehnten betreiben - ein Verständnis der Kostenstrukturen, insbesondere in Bezug auf die Nachfrage, ist für die Gesundheit Ihres Unternehmens von entscheidender Bedeutung.
Alles in allem kann die Automatisierung Ihrer Ausgabenverwaltung die Produktivität steigern, Fremdkosten senken und unvergleichliche Geschäftsinformationen liefern - und das alles zu relativ geringen Kosten im Vergleich zu den Vorteilen. Für kleine Unternehmen und Restaurants ist dies eine wichtige Investition, um Ihr Unternehmen auf die nächste Stufe zu heben.
Wie funktioniert die Ausgabenautomatisierung?
Nachdem wir Sie nun davon überzeugt haben, dass sich die Investition lohnt, wollen wir uns ansehen, wie sie in Ihrem Unternehmen aussehen kann. Es ist wichtig zu wissen, dass nicht alle Programme für das Ausgabenmanagement gleich sind - einige sind sogar besser für verschiedene Arten von Unternehmen geeignet.
In unserer Branche, dem Gaststättengewerbe, bieten die Standardmarktführer wie Quickbooks und Restaurant365 solide Vorlagen für die meisten Anforderungen. Wir empfehlen jedoch, nach einer Lösung zu suchen, deren Funktionen auf Ihre Bedürfnisse zugeschnitten sind. Schließlich arbeitet nicht jedes Restaurant - und damit auch nicht jedes kleine Unternehmen - auf die gleiche Weise.
Unabhängig davon, für welchen Weg Sie sich entscheiden, bieten die meisten Ausgabenverwaltungssoftwares ähnliche Funktionen, damit Sie schnell loslegen können.
Arbeitsabläufe, Arbeitsabläufe, Arbeitsabläufe
Workflows sind das A und O bei der Verwaltung von Ausgaben: Sie setzen mithilfe vorgegebener Auslöser verschiedene Funktionen und Reaktionen in Gang und können an die individuellen Abläufe in Ihrem Unternehmen angepasst werden.
Diese Lösungen ziehen in der Regel Berichte von allen zugehörigen Bankkonten oder Karten und weisen Ausgaben mit bestimmten Bezeichnungen oder von bestimmten Anbietern bestimmten Arbeitsabläufen zur Analyse zu.
Nehmen wir an, Sie richten einen Workflow für Inventarkäufe ein. Sie richten die Auslöser so ein, dass jedes Mal, wenn eine Karte Waren von einer Liste von Anbietern kauft, von denen Sie Produkte kaufen, im Workflow protokolliert wird. Ihre Plattform sammelt alle damit verbundenen Ausgaben und sendet sie in einen Gesamtbericht, damit Sie den Überblick behalten.
Am Ende des Monats haben Sie einen Überblick über Ihre Kostenstruktur, und das mit wenig bis gar keinem Aufwand. Mit der kombinierten Eingabe der Mitarbeiterausgabenerfassung ist kein MBA erforderlich, um Ihre Business Intelligence in den Griff zu bekommen.
In erster Linie sollte die von Ihnen gewählte Lösung so einfach sein, dass Sie sich schnell zurechtfinden. Diese Investition soll Ihnen das Leben leichter machen - komplizierte Regeln und Abläufe helfen Ihnen nicht dabei, dieses Ziel zu erreichen.
Ebenso sollte es für Ihre Mitarbeiter nicht übermäßig schwierig sein, sich beim Hochladen von Belegen zurechtzufinden. Wenn eine bessere Einhaltung der Vorschriften und eine schnellere Erstattung für Sie ein Anreiz sind, sollte die Investition in eine unkomplizierte Lösung für Sie oberste Priorität haben.
Für kleine Unternehmen mit Wachstumsperspektiven sollten Sie in eine Software für das Ausgabenmanagement investieren, die mit Ihrem Unternehmen mitwachsen kann. Das heißt, sie sollte Optionen für kleine Unternehmen und für Unternehmen haben.
Zu den Funktionen, auf die Sie achten sollten, gehören anpassbare Vorlagen, Ressourcen für den Kundensupport und robuste Tools für die Genehmigung von Ausgaben. Auf diese Weise kann Ihr Betrieb so schnell wachsen wie Ihr Unternehmen, sodass Sie nicht zu einem drastischen Wechsel gezwungen sind, wenn Ihr Unternehmen aus den Kinderschuhen herauswächst.
Für Unternehmen, die sich auf eine Softwarelösung für Erstattungen verlassen wollen, ist die Bearbeitungszeit der Schlüssel, um das Schiff am Laufen zu halten. Wie bereits erwähnt, können unbezahlte Ausgaben der Moral Ihrer Mitarbeiter und Ihren Bankkonten schaden. Lösungen, die eine schnelle Genehmigung, das Hochladen und Verarbeiten von Fotobelegen und eine schnelle Abbuchung ermöglichen, werden Ihren Mitarbeitern und Ihren Buchhaltungsabteilungen keine Kopfschmerzen bereiten.
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Aber es geht nicht nur um Platzierungen: Die Zahlen, die ein Restaurant sehen möchte, und die Zahlen, die ein Anbieter von E-Commerce-Kleidung sehen muss, können sehr unterschiedlich sein. Eine Lösung, mit der Sie Ihre Berichte an Ihre individuellen Bedürfnisse anpassen können, ist für die Benutzerfreundlichkeit und Produktivität entscheidend.
Lösungen für das Ausgabenmanagement können Ihre Buchhaltung rationalisieren und Ihnen einen Überblick über den Zustand Ihres Unternehmens verschaffen. Dies ist eine wichtige Investition für jedes Unternehmen, ob klein oder groß, und kann Ihren Betrieb auf die nächste Stufe heben.
Die meisten Geschäftsinhaber wünschen sich weniger Kopfzerbrechen, und die Automatisierung der Spesenerfassung ist ein sicherer Weg, diese zu reduzieren. Die Vorteile übersteigen bei weitem die Kosten - von der Verringerung des Verwaltungsaufwands für die Beantragung von Erstattungen durch die Mitarbeiter bis hin zum automatischen Ausfüllen von Spesenberichten und Kostenstrukturen.
Der Umstieg von Excel auf eine Software spart jedem Unternehmen, das den Schritt wagt, Zeit, Geld und Nerven. Der nächste Schritt ist die Festlegung von Budgets und die Bewertung von Lösungen: Der Markt ist schließlich überfüllt. Snap von MarketMan wurde speziell für Gastronomen entwickelt und ist mit allen Funktionen ausgestattet, die man von einer Buchhaltungslösung erwarten kann. Um mehr zu erfahren, lesen Sie unsere Übersicht oder fordern Sie eine Demo an, um es von uns zu hören.
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