Erfolg skalieren: Ein Leitfaden zur Restaurantbuchhaltung für Unternehmen

Der Einstieg in die Restaurantbranche entsprang wahrscheinlich einer Leidenschaft für gutes Essen, nicht dem Wunsch, Zahlen zu wälzen. Und wenn Ihr Geschäft wächst, können die Finanzen überwältigend werden. 

Wie unterscheidet sich die Buchhaltung für mehrere Standorte? Was muss jetzt verfolgt werden? Was genau ist der Unterschied zwischen Buchhaltung und Buchführung? 

Die Kenntnis der Grundlagen des Rechnungswesens hilft Ihnen, Ihren Buchhalter, Ihre Software und Ihr Geschäft besser zu verstehen. So können Sie datengestützte Entscheidungen für nachhaltige Rentabilität und Wachstum im Zuge der Skalierung treffen. 

In diesem Leitfaden behandeln wir alles, was Sie über das Rechnungswesen für Restaurants mit mehreren Standorten wissen müssen, klären gängige Begriffe des Rechnungswesens und beleuchten wesentliche Buchhaltungsfunktionen, die zum finanziellen Wachstum einer Restaurantkette beitragen. 

Ganz gleich, ob Sie neu im Management von Multi-Standorten sind oder Ihre bestehenden Prozesse verfeinern möchten, dieser Leitfaden liefert Ihnen die notwendigen Erkenntnisse für eine erfolgreiche Skalierung.

Was ist das Rechnungswesen für Restaurants?

Das Rechnungswesen für Restaurants ist mehr als nur das Führen von Büchern; es ist ein tiefgreifender Prozess der Erfassung, Analyse und Interpretation von Finanzinformationen. Es beeinflusst Geschäftsentscheidungen, da Eigentümer und Manager ein klares Bild der finanziellen Gesundheit ihres Restaurants erhalten. 

Buchführung vs. Rechnungswesen im Restaurantbereich

Obwohl einige die Begriffe Buchführung und Rechnungswesen synonym verwenden mögen, haben sie doch jeweils ihre eigenen, unterschiedlichen Zwecke innerhalb des Finanzmanagements eines Restaurants.

Was sind also die Hauptunterschiede?

Buchführung ist die Tätigkeit des Aufzeichnens und der finanziellen Organisation. Dies bedeutet, genaue und aktuelle Informationen zu pflegen, die die finanzielle Gesundheit eines Restaurants widerspiegeln.   

Dazu gehören die Pflege aktueller Verkaufsaufzeichnungen, die Verfolgung von Ausgaben, die ordnungsgemäße Dokumentation von Belegen und Rechnungen, der Abgleich von Kontoauszügen und die Führung von Lohn- und Gehaltsabrechnungen.

Das Rechnungswesen hingegen übernimmt die Daten aus der Buchführung und erstellt Finanzberichte, analysiert Finanzdaten und liefert Erkenntnisse zur Steuerung von Geschäftsentscheidungen. 

Vorteile des Rechnungswesens für eine Restaurantkette

Sorgfältige Praktiken im Rechnungswesen bieten Restaurantketten die Prognose- und Analysetools, die für die Planung saisonaler Schwankungen, das Benchmarking der Leistung an verschiedenen Standorten und die Identifizierung von Expansionsmöglichkeiten unerlässlich sind. 

Durch die Nutzung dieser Erkenntnisse können Restaurantketten finanziell fundierte Entscheidungen treffen und operative Verbesserungen sowie Kosteneffizienzen planen.

Wie unterscheidet sich das Rechnungswesen für Restaurants bei mehreren Standorten?

Der Hauptunterschied im Rechnungswesen für Restaurants mit mehreren Standorten im Vergleich zu einer einzelnen Einheit liegt im Umfang und der Skalierung des Finanzmanagements.

Unternehmen benötigen einen konsolidierten Ansatz, der sich auf standardisierte Berichterstattung und Benchmarking konzentriert, um die Leistung an allen Standorten zu vergleichen.

Diese zusätzliche Komplexität wirkt sich auf die Finanzberichterstattung aus, die ein bestimmtes Maß an Detailgenauigkeit erfordert, um Franchise-Vereinbarungen und Investoren-Erwartungen zu erfüllen. Ebenso sollten Kostenkontrolle, Budgetierung und Bestandsmanagement skaliert werden, um dem größeren operativen Rahmen gerecht zu werden.

Methoden des Rechnungswesens für Restaurants 

Im Bereich des Rechnungswesens für Restaurants können Sie zwischen zwei Methoden wählen: der Einnahmen-Überschussrechnung (Cash-Basis) und der periodengerechten Abgrenzung (Accrual-Basis). Jede Methode verfolgt Geldbewegungen auf ihre eigene Weise, und die beste Wahl kann von der Größe und Komplexität Ihrer Geschäftstätigkeit abhängen.

Die Einnahmen-Überschussrechnung ist aufgrund ihrer Einfachheit die beliebteste Methode für kleinere Restaurants. Diese Methode erfasst Einnahmen und Ausgaben, sobald das Geld den Besitzer wechselt. Das bedeutet, Sie verbuchen Verkäufe, wenn Sie bezahlt werden, und Ausgaben, wenn Sie diese begleichen. Für Restaurants mit vielen täglichen Barzahlungen erleichtert diese Methode die jederzeitige Übersicht über den verfügbaren Kassenbestand. 

Die periodengerechte Abgrenzung erfasst Einnahmen und Ausgaben, sobald sie erwirtschaftet oder angefallen sind. Einfach ausgedrückt, verbuchen Sie Einnahmen, sobald Verkäufe getätigt werden, nicht erst, wenn Sie das Geld erhalten haben, und Sie erfassen Ausgaben, wenn Ihnen diese in Rechnung gestellt werden, nicht erst bei deren Begleichung. Diese Methode vermittelt ein klareres Bild der Finanzen eines Restaurants auf lange Sicht, was sie besonders nützlich für größere Restaurants mit mehreren Standorten und komplexeren Finanzen macht. Sie hilft, den Zeitpunkt von Einnahmen und Ausgaben genauer zu steuern, indem nicht nur der Cashflow, sondern auch andere finanzielle Verpflichtungen berücksichtigt werden.

Welche gängigen Begriffe des Rechnungswesens für Restaurants sollte jede Kette kennen?

Es gibt bestimmte KPIs, die jedes Franchise-Unternehmen messen sollte, darunter die Bruttogewinnmarge, der Prozentsatz einer strategischen Kategorie und der durchschnittliche Transaktionswert (ATV), um nur einige zu nennen. 

Unternehmen können andere wichtige Kennzahlen wie Umsatz, Wareneinsatz, Ausgaben und Nettogewinn verfolgen, indem sie Gewinn- und Verlustrechnungen nutzen, die wichtige Einblicke in den Cashflow bieten. 

Ein engagierter Buchhalter hilft Ihnen dabei, festzulegen, auf welche KPIs Sie sich konzentrieren sollten, um Ihre Geschäftsziele zu erreichen. Das Wissen um bestimmte Schlüsselbegriffe kann Ihnen helfen, mit Ihrem Buchhalter und Finanzbuchhalter zu kommunizieren und an wichtigen Finanzgesprächen teilzunehmen. 

Break-Even-Analyse

Die Break-Even-Analyse hilft Unternehmen zu bestimmen, wann jede Einheit anfangen wird, Gewinn zu generieren. 

Diese Finanzkennzahl berechnet den Punkt, an dem die Gesamteinnahmen eines Standorts seinen Gesamtausgaben entsprechen, was bedeutet, dass es weder einen Nettoverlust noch einen Nettogewinn gibt.

Zu den wichtigsten Komponenten der Break-Even-Analyse gehören:

• Fixkosten: Ausgaben, die konstant bleiben, wie Gehälter, Gemeinkosten und Mietzahlungen.
• Variable Kosten: Kosten, die schwanken, einschließlich Lagerkosten, Stundenlöhne und Nebenkosten.
• Umsatz: Die Gesamteinnahmen aus dem Verkauf von Speisen und Getränken. Dies variiert an allen Standorten aufgrund individueller Marktbedingungen, Menüpreise und Angebote.

Bei Betrieben mit mehreren Standorten führen Sie diese Analyse individuell für jedes Restaurant und kollektiv für die gesamte Kette durch. Das Wissen um den Break-Even-Punkt jedes Standorts hilft Ihnen, finanzielle Risiken zu managen, fundierte Entscheidungen zur Kostensenkung zu treffen, Verkaufsziele festzulegen und die Rentabilität zu steigern. 

Kontenplan

Der Kontenplan (COA) eines Restaurants ist eine Aufzeichnung aller Finanztransaktionen, einschließlich Aktiva, Passiva, Eigenkapital, Ausgaben, Einnahmen und Wareneinsatz (COGS). 

Für unabhängige Restaurants konzentriert sich ihr Kontenplan (COA) hauptsächlich auf die grundlegenden Kategorien, die zur Verwaltung eines einzelnen Standorts erforderlich sind. Zu den Kategorien gehören typischerweise Umsatz, Wareneinsatz (COGS), Lohn- und Gehaltsabrechnung, Nebenkosten, Miete sowie allgemeine und administrative Ausgaben.

Für größere Betriebe gibt es oft separate Konten für jeden Standort oder jedes Segment, um eine spezifischere Finanzanalyse und Berichterstattung zu ermöglichen. Der Kontenplan (COA) könnte detailliertere Aufschlüsselungen von Ausgaben und Einnahmen für vergleichende Analysen und strategisches Finanzmanagement über die gesamte Kette hinweg enthalten. 

Er bietet eine strukturierte Möglichkeit, Finanzdaten über mehrere Standorte hinweg zu organisieren und zu verwalten, hilft, die Einhaltung der Finanzberichterstattung zu gewährleisten, deren Anforderungen von einem Standort zum nächsten variieren können, und optimiert Buchhaltungsprozesse, wodurch die Implementierung und Nutzung von Buchhaltungssoftware erleichtert wird.

Skaleneffekte

Je größer ein Unternehmen wird, desto mehr Kosteneinsparungen erzielt es. Dies wird als Skaleneffekte bezeichnet. Wenn ein Unternehmen wächst, können Gastronomen seine Größe nutzen, um Kosten zu sparen. 

Dies kann durch Großbestellungen von Inventar bei mehreren Anbietern, die Standardisierung der Mitarbeiterschulung und die Verteilung der Marketingkosten auf alle Restaurants erreicht werden. 

Die Erzielung von Skaleneffekten kann die Stückkosten erheblich senken und die Rentabilität der gesamten Kette steigern.

Investitionsausgaben (CapEx)

Investitionsausgaben (CapEx) beziehen sich auf die Mittel, die ein Restaurant verwendet, um physische Vermögenswerte wie Immobilien, Gebäude oder Küchenausstattung zu erwerben, zu modernisieren und zu warten. 

Für Ketten sind Investitionsausgaben (CapEx) entscheidend für die Finanzierung von Expansionsprojekten, die Renovierung bestehender Einheiten und den Kauf neuer Technologien.

Produktmix

Der Produktmix eines Restaurantunternehmens betrachtet, wie viel jeder Menüpunkt zu den Gesamtumsätzen beiträgt. 

Durch das Verständnis ihres Produktmixes kann ein Restaurant die Beliebtheit und Rentabilität jedes Artikels erkennen, was ihnen hilft, Kundenpräferenzen zu verstehen und zu entscheiden, ob sie Änderungen an der Speisekarte vornehmen müssen.

Die Implementierung von Rezeptkalkulationssoftware versetzt Gastronomen in die Lage, die Rentabilität ihrer Speisekarte selbst zu steuern. Erstellen Sie margenstarke Rezepte mit detaillierten Zutatenaufschlüsselungen, generieren Sie aussagekräftige Rentabilitätsberichte, die sich mit jeder Inventarlieferung dynamisch aktualisieren, und identifizieren Sie Verbrauchsabweichungen – alles auf einer Plattform. 

EBITDA

EBITDA, die Abkürzung für „Earnings Before Interest, Taxes, Depreciation, and Amortization“ (Gewinn vor Zinsen, Steuern, Abschreibungen auf Sachanlagen und Abschreibungen auf immaterielle Vermögenswerte), wird verwendet, um die Rentabilität eines Unternehmens zu bewerten, indem der aus dem Kerngeschäft generierte Gewinn in den Mittelpunkt gestellt wird.

Abschreibungen auf Sachanlagen sind der Prozess der Verteilung der Kosten von materiellen Vermögenswerten (wie Ausrüstung, Gebäuden und Fahrzeugen) über deren Nutzungsdauer. Diese Bilanzierungsmethode hilft, die Kosten eines Vermögenswerts über den Zeitraum seiner Nutzung zu verteilen, was Abnutzung, Alterung oder Veralterung widerspiegelt.

Abschreibungen auf immaterielle Vermögenswerte ähneln den Abschreibungen auf Sachanlagen, beziehen sich jedoch auf immaterielle Vermögenswerte (wie Patente, Marken und Firmenwerte). Dabei werden die Kosten dieser Vermögenswerte über deren Nutzungsdauer verteilt, um die Ausgaben den Einnahmen zuzuordnen, die sie generieren.

Wesentliche Funktionen von Restaurant-Buchhaltungssoftware für Restaurantketten

Skalierbarkeit und Flexibilität

Die Skalierbarkeit ist entscheidend für Restaurantketten, die expandieren möchten. 

Wählen Sie eine Buchhaltungssoftware, die steigende Transaktionsvolumen effizient verwaltet, neue Geschäftsmodelle wie Online-Bestellungen unterstützt und neue Standorte nahtlos integriert. 

Flexible Software erfüllt die Anforderungen und Ziele Ihres Unternehmens und wächst und entwickelt sich mit ihm.

Compliance und Konsistenz über alle Standorte hinweg

Restaurantketten stehen vor der Herausforderung, in mehreren Gerichtsbarkeiten tätig zu sein, von denen jede ihre eigenen regulatorischen Standards und steuerlichen Anforderungen hat. 

Effektive Buchhaltungssoftware gewährleistet die Einhaltung dieser unterschiedlichen Vorschriften und sorgt für Konsistenz in den Finanzpraktiken an allen Standorten.

Umfassendes Finanzreporting

Die Finanzberichterstattung ist das Herzstück einer effektiven Buchhaltungssoftware. Restaurantketten benötigen detaillierte, zugängliche Berichte, die tiefe Einblicke in die gesamte finanzielle Gesundheit des Unternehmens bieten. 

Zu den Schlüsselberichten gehören Bilanzen, Gewinn- und Verlustrechnungen sowie Kapitalflussrechnungen. Die Software sollte einen einfachen Vergleich von Finanzdaten über verschiedene Zeiträume hinweg ermöglichen und Trends aufzeigen, die strategische Entscheidungen leiten können.

Integration mit Restaurant-Management-Tools

Die beste Buchhaltungssoftware fügt sich nahtlos in Ihren aktuellen Technologie-Stack ein. Die Integration mit anderer Restaurantsoftware ist entscheidend, um die betriebliche Effizienz zu steigern, manuelle Fehler zu reduzieren und Prozesse zu optimieren.

Eine effektive Integration mit Bestandsverwaltungssystemen und POS-Systemen (Point of Sale) stellt sicher, dass Verkaufsdaten, Lagerbestände und Finanztransaktionen automatisch aktualisiert und synchronisiert werden. Dieser Echtzeit-Datenfluss hilft bei der Pflege präziser Finanzunterlagen, der Optimierung der Lagerbestände und der Bereitstellung wertvoller Erkenntnisse für eine bessere Entscheidungsfindung.

‌MarketMan lässt sich in die führende Buchhaltungssoftware integrieren und ermöglicht es Gastronomen, Zahlungen ohne GL-Codierung oder manuelle Eingabe zu tätigen, Rechnungen einfach abzufotografieren und auf erweiterte Berichte zuzugreifen, um Preisänderungen, Einkaufsmuster und Wareneinsatz (COGS) zu verfolgen. Buchen Sie noch heute eine Demo, um zu erfahren, wie Sie einen personalisierten Buchhalter in Ihrer Tasche erhalten können, um Ihren Kreditorenprozess zu automatisieren.