How Restaurants Use Business Intelligence to Reduce Food Waste

Dieser Beitrag wurde von Elizabeth Norton von unserem stolzen Partner Tenzo verfasst.

Ein Restaurant zu führen ist keine leichte Aufgabe. Alle Kosten und Einnahmen im Blick zu behalten, ist eine gewaltige Aufgabe, wenn Sie einen Standort (geschweige denn mehrere) verwalten. Von der Personalplanung bis zur Bestellung der richtigen Bestandsmenge ist der Restaurantbetrieb hinter den Kulissen bestenfalls chaotisch.

Viele Betreiber verlassen sich bei ihren täglichen Entscheidungen auf ihren Instinkt, doch das muss nicht mehr so sein. Hier kommen Business Intelligence und Prognosen ins Spiel. Sie ermöglichen ein besseres Verständnis Ihrer Abläufe, reduzieren gleichzeitig Lebensmittelabfälle und minimieren Ihren Einfluss auf den Planeten.

Laut WRAP werden im Vereinigten Königreich jährlich 920.000 Tonnen Lebensmittel vom Gastgewerbe verschwendet, wovon ¾ noch hätten verzehrt werden können. Im Hinblick auf die Umweltbelastung trägt Lebensmittelverschwendung massiv zur globalen Erwärmung bei. Tatsächlich wäre die Lebensmittelverschwendung, wäre sie eine Nation, der drittgrößte Verursacher von Treibhausgasen weltweit, hinter China und den Vereinigten Staaten.

Diese Zahlen sowie die Tatsache, dass 52 % der Gastronomen hohe Betriebs- und Lebensmittelkosten als größte Herausforderung nennen, zeigen deutlich, dass die Eliminierung von möglichst viel Abfall ganz oben auf der Prioritätenliste jedes Betreibers stehen sollte. Doch wie helfen Business Intelligence und Absatzprognosen dabei?

BI nutzen: Die Kennzahlen, die Sie im Auge behalten müssen

Der Schlüssel zum vollständigen Verständnis, wo Ihre Kosten und überschüssigen Abfälle entstehen, liegt in der Verfolgung von Kennzahlen, die wichtige Geschäftsentscheidungen untermauern können. Der erste davon ist Ihr Bericht über den tatsächlichen vs. theoretischen Verbrauch.

Bericht zum theoretischen Verbrauch

Der theoretische Verbrauch bezieht sich darauf, wie viele Ihrer Zutaten Sie in einem bestimmten Zeitraum hätten verwenden sollen. Dies wird auf der Grundlage Ihrer Verkaufszahlen und der Mengen berechnet, die gemäß Ihren Rezepten für diese Verkäufe hätten verwendet werden sollen.

Ihr tatsächlicher Verbrauch ist das, was basierend auf Ihren Inventurzahlen tatsächlich verwendet wurde. Idealerweise sollten diese beiden Zahlen identisch sein, aber es wird immer eine kleine Diskrepanz geben: Ein Burger könnte auf den Boden gefallen und weggeworfen worden sein, ein Kunde schickt etwas zurück und es muss neu zubereitet werden, und so weiter. Sich dieser Diskrepanz bewusst zu sein und alles zu tun, um sie auf ein Minimum zu reduzieren, ist entscheidend.

Ihr tatsächlicher Verbrauchswert ist auch der Wareneinsatz. Indem Sie verfolgen, welcher Prozentsatz Ihres Umsatzes für Zutaten verwendet wird, behalten Sie den Überblick über Ihre erwarteten Ausgaben und können schnell auf plötzlich steigende Preise reagieren, bevor es zu spät ist.

Sie können Ihren Wareneinsatz zusammen mit Ihren Personalkosten und Ihren Verkaufszahlen nutzen, um schnelle Gewinn- und Verlustrechnungen für einen bestimmten Zeitraum zu erhalten, was Ihnen einen sofortigen Überblick über die Geschäftsentwicklung verschafft.

Zusätzlich zu den tatsächlichen gegenüber den theoretischen Werten sollten Sie Ihren Abfall als Prozentsatz Ihrer Einkäufe verfolgen. Jedes Restaurant hat verschiedene Arten von Abfall – Sie haben erfassten Abfall: all der Abfall, der in Marketman protokolliert wird, und nicht erfassten Abfall: wenn Köche möglicherweise etwas mehr als im Rezept vorgeschrieben verwendet haben oder alles, was nicht protokolliert wird. Es klingt offensichtlich, aber zu wissen, wie viel Sie jede Woche wegwerfen, ermöglicht es Ihnen, Ihre Bestellungen besser zu steuern und zeigt Ihnen, was beliebt ist und was nicht, wodurch Sie Geld sparen.

Es lohnt sich auch, zu erfassen, wie viel Essen auf den Tellern Ihrer Kunden verschwendet wird. Dazu halten Sie einfach einen separaten Behälter für Tellerabfälle bereit und wiegen diesen am Ende der Woche – so können Sie ungefähr herausfinden, wie viel Ihres Inventars nach der Zubereitung nicht gegessen wird. Wenn es sich um eine große Menge handelt, könnte es eine gute Idee sein, die Portionsgrößen zu reduzieren oder zu überprüfen, ob bei der Zubereitung exakte Rezeptmengen verwendet werden, um Lebensmittelverschwendung auf ein Minimum zu reduzieren.

All diese präzisen Kennzahlen basieren natürlich auf Ihren Betriebsprozessen. Regelmäßige Inventuren (mindestens einmal im Monat, aber vorzugsweise einmal pro Woche), die Einhaltung präziser Rezepte und die Messung von Abfällen können Ihnen alle unschätzbare Daten liefern, die es Ihnen ermöglichen, fundiertere Geschäftsentscheidungen zu treffen, die langfristig Kosten senken.

Und sobald alles eingerichtet ist, können Sie sich auf automatisierte Berichte freuen – kein Herunterladen von Tabellenkalkulationen und komplizierte Berechnungen mehr, sodass Sie die Zeit, die Sie dafür aufgewendet haben, nun für die tatsächliche Verbesserung Ihrer Abläufe nutzen können.    

Prognosen: Der Konkurrenz einen Schritt voraus sein

Diese verschiedenen Datenströme können Ihnen nicht nur im Moment helfen, sondern ermöglichen es Ihnen auch, die Zukunft vorherzusagen. Die Zukunft der Verkaufszahlen Ihres Restaurants, um genau zu sein.

Die tägliche Prognose Ihrer Verkaufszahlen ermöglicht es Ihnen, Ihren Lagerbedarf ziemlich genau abzuschätzen, jedoch kann der Einsatz fortschrittlicherer KI-Technologie Ihnen ermöglichen, stundenweise oder sogar auf Artikelebene zu prognostizieren.

Durch die Einbeziehung externer Faktoren wie Wetter, Jahreszeit, Feiertage oder lokale Veranstaltungen können KI-Prognosen, wie sie von Tenzo angeboten werden, Ihnen genauere Umsatzprognosen liefern. Dies ermöglicht Ihnen nicht nur eine effiziente Personalplanung, sondern bedeutet auch, dass Über- oder Unterbestellungen von Lagerbeständen kein Problem mehr darstellen.

Dynamische Par-Bestellung

Der Prozess der Lagerbestellung basierend auf prognostizierten Verkäufen wird als dynamische Par-Bestellung bezeichnet. Traditionell haben Gastronomen statische Par-Bestellungen verwendet, um ihre Betriebe zu bestücken. Dies beinhaltet eine Bestandsaufnahme und die Bestellung von Artikeln, um eine feste Anzahl zu erreichen. Ein Beispiel hierfür wäre, immer 100 Burger vorrätig zu halten, sodass Sie jede Woche so viele bestellen, wie Sie benötigen, um auf 100 zu kommen.

Die dynamische Par-Bestellung hingegen beinhaltet die Bestellung von Lagerbeständen basierend auf zukünftigen Umsatzprognosen. Das bedeutet, dass Sie, anstatt immer 100 Burger auf Lager zu haben, Faktoren wie Feiertage, Veranstaltungen und Wetter berücksichtigen, um abzuleiten, wie viele Burger Sie benötigen werden, und die Bestellmenge jede Woche je nach diesen Faktoren ändern, anstatt einfach nur eine feste Anzahl aufzufüllen. Dieser Prozess kann Ihre Abfallmenge drastisch reduzieren, da Sie basierend auf der Nachfrage bestellen und nicht auf willkürlichen Zahlen.

Die Zukunft birgt viele weitere spannende Prognosemöglichkeiten. Am meisten freuen wir uns auf die Vorbereitungslisten – ein System, das Ihnen im Voraus mitteilt, was und wann Sie zubereiten müssen, bevor Ihre Kunden eintreten. Im Grunde könnte eine KI-Prognose Ihnen sagen, dass Burger montags um 12:30 Uhr am beliebtesten sind, sodass Sie um 12 Uhr angewiesen werden, mit der Zubereitung von Burgern zu beginnen; wenn die Kunden dann ankommen, haben sie weniger Wartezeit und Sie werden nicht von Bestellungen überfordert.

Beginnen Sie Ihre Datenreise

Wenn Sie sich Sorgen um die Umweltauswirkungen Ihres Restaurants machen und in dieser seltsamen neuen Normalität ein wachsames Auge auf Ihre Finanzen haben möchten, werden Business Intelligence und Prognosen wahrscheinlich Ihre besten Freunde sein. BI hält Sie über alle verschiedenen Facetten Ihres Restaurants auf dem Laufenden, sodass Sie nie überrascht werden.

Verfolgen Sie Lieferantenpreise im Zeitverlauf, verfolgen Sie, wie viel Abfall an jedem Standort produziert wird, verfolgen Sie Ihre Personalkosten – verfolgen Sie alles, und Sie werden in der Lage sein, beim ersten Anzeichen eines Problems zu handeln. Das Hinzufügen von Prognosen bedeutet, dass Sie immer der Nachfrage gerecht werden. Adieu verdorbenen Lebensmitteln, die weggeworfen werden, und adieu unerwarteten Stoßzeiten. Sparen Sie Geld und bekämpfen Sie gleichzeitig die globale Erwärmung.

Die Restaurant-Bestandsverwaltungssoftware von MarketMan wurde entwickelt, um die Bestandskontrolle zu automatisieren, die Lebensmittelkosten zu senken und alle Back-of-House-Aktivitäten zu optimieren. Durch den Wegfall manueller Prozesse ermöglicht MarketMan Gastronomen, intelligenter zu arbeiten, Abfall zu reduzieren und Erkenntnisse für eine verbesserte Rentabilität zu gewinnen. Machen Sie Schluss mit Spekulationen im Restaurantmanagement –buchen Sie noch heuteeine Demo und erleben Sie, wie MarketMan Ihre Betriebsabläufe verbessern kann!