Wie viel Inventar sollte ein Restaurant vorhalten?

Fragen Sie einen Koch oder Küchenchef, ob ihm schon einmal eine Zutat ausgegangen ist, bevor der geschäftige Abendansturm vorbei war, und Sie werden wahrscheinlich eine ausführliche Antwort erhalten. Fast jedes Restaurant hat das Pech erlebt, ein beliebtes Gericht 'streichen' zu müssen.

Ähnlich haben die meisten Restaurants wahrscheinlich die schlechte Angewohnheit entwickelt, zu viel Essen zu bestellen und am Ende überschüssige, ungenutzte Zutaten zu haben. Beide Szenarien können erhebliche Konsequenzen für Ihr Geschäftsergebnis haben. Während Gäste es möglicherweise nicht schätzen, wenn ihr Lieblingsgericht ausgeht, möchten sie sicherlich nicht als Alternative wochenalten Seebarsch, Salat oder Obstsalat serviert bekommen.

Restaurants können Wege finden, ein Gleichgewicht herzustellen und genau den richtigen Lebensmittel- und Getränkebestand zu bestellen. Eine verbesserte Bestellkontrolle kann dazu beitragen, Ihr hart verdientes Geld davor zu bewahren, in überschüssigem Bestand gebunden zu sein oder anfällig für Verderb und Verschwendung zu werden. Zudem stellt sie sicher, dass Sie Ihren Kunden immer die frischesten Gerichte und Getränke servieren.

In diesem Artikel erfahren Sie:

• Wie viel Lebensmittel- und Getränkebestand Ihr Restaurant führen sollte
• Wie Sie Ihre Lagerumschlagshäufigkeit berechnen
• Best Practices für den Lebensmittel- und Getränkebestand

Wie viel Lagerbestand sollte Ihr Restaurant führen?

Sie müssen nur genügend Lagerbestand vorhalten, um Ihre Verkäufe zu decken, plus einen kleinen Überschuss für Notfälle (z. B. bei Verschütten oder wenn eine große Gruppe in Ihrem Restaurant speist). Ein gutes Verhältnis von Lagerbestand zu Umsatz liegt zwischen 4 und 8, was bedeutet, dass Sie Ihren gesamten Lebensmittel- oder Getränkebestand 4 bis 8 Mal pro Monat verkaufen. Dies entspricht in der Regel einem Lagerbestand für etwa 5-7 Tage für die meisten Restaurants, wenn Sie 1-2 Lieferungen pro Woche erhalten.

Durchschnittliche Lagerumschlagshäufigkeit für Restaurants

Die Berechnung Ihrer Lagerumschlagshäufigkeit ermöglicht Ihnen eine verbesserte Kontrolle über Abfall, Verbrauch, Lagerbestände, Kosten und Gewinne und ist eine wesentliche Formel, um herauszufinden, wie viel Lagerbestand Ihr Restaurant führen sollte. Sie gibt an, wie oft das Restaurant seinen Lagerbestand in einem bestimmten Zeitraum verkauft hat. Eine niedrige Lagerumschlagshäufigkeit deutet auf zu viel Lagerbestand oder geringe Umsätze hin, während eine hohe Lagerumschlagshäufigkeit auf einen fehlerhaften Einkaufsplan oder starke Umsätze hindeutet. Der Branchendurchschnitt in der Gastronomie liegt bei etwa 5.

Obwohl Sie den gesamten Restaurantumsatz zur Berechnung dieses Verhältnisses verwenden können, umfassen die Wareneinsatzkosten (COGS) Aufschlagskosten und können Ihnen eine genauere Zahl liefern.

Bestimmen Sie zunächst einen Zeitraum, den Sie messen möchten (monatlich, jährlich usw.). Suchen Sie anschließend diese drei Zahlen – den Anfangsbestand (in Dollar), den Endbestand (in Dollar) und die Kosten der verkauften Waren –, um den durchschnittlichen Lagerbestand zu berechnen.

Durchschnittlichen Lagerbestand für einen Zeitraum berechnen

(Anfangsbestand + Endbestand) / 2 = Durchschnittlicher Lagerbestand

Lagerumschlagverhältnis berechnen

Lagerumschlagverhältnis = Wareneinsatzkosten / Durchschnittlicher Lagerbestand

Hier sind einige allgemeine Bestellregeln, die Sie zu Vergleichszwecken verwenden können:

• Lebensmittel: 4-6 Mal pro Monat (Produktbestand für 5-7 Tage)
• Spirituosen: Etwa einmal pro Monat (variiert je nach Konzept/Verkaufs-Mix)
• Flaschenbier: 2-3 Mal pro Monat
• Fassbier: 1-2 Mal pro Monat (variiert je nach Konzept/Anzahl der Biere vom Fass)
• Wein: Etwa einmal pro Monat (variiert je nach Größe der Weinkarte/Verkaufs-Mix)

Die Berechnung Ihres Umsatzes bietet Einblicke in viele Aspekte Ihrer Bestandsverwaltung und zeigt Ihnen, wann Sie sich genauer mit auftretenden Problemen befassen sollten. Die oben genannten sind keine festen Regeln – Ihr Zielverhältnis hängt stark von der Art des Restaurants ab, das Sie betreiben. Recherchieren Sie die Umschlagshäufigkeiten in Ihrer Nische, um fundierte Vergleiche anstellen zu können.

Best Practices & Ressourcen für die Inventurzählung

1. Halten Sie einen „Just-in-Case“-Bestand vor

Stellen Sie sich vor: Sie betreiben eine Pizzeria, und ein starker Frost legt die Stromversorgung in der ganzen Stadt lahm. Deswegen kann Ihr Mehl-Lieferant nicht liefern, bevor Sie Ihren Teig für den Tag zubereiten, und Ihr Käse-Lieferant kann den geriebenen Mozzarella, der für Ihre beliebtesten Pizzen benötigt wird, nicht liefern.

Ihre Kunden, die an diesem Tag ein heißes Stück Pizza suchen, haben also Pech, da Ihnen diese wichtigen Zutaten fehlen. Diese Situation könnte vermieden werden, wenn Sie einen „Just-in-Case“-Bestand vorhalten würden – einen zusätzlichen Vorrat, den Ihr Küchenpersonal schnell verbraucht. Stellen Sie nur sicher, dass Sie diesen „Just-in-Case“-Bestand regelmäßig austauschen, damit er nicht abläuft.

2. Rezeptmanagement praktizieren

Ein fehlendes Rezeptmanagement führt oft zu Unstimmigkeiten im Lagerbestand, was meist auf Überportionierung, Lebensmittelverschwendung oder Diebstahl zurückgeführt wird. Es gibt jedoch einen besseren Weg, um genau zu wissen, was diese Diskrepanzen verursacht – ein automatisiertes Rezeptmanagementsystem.

Die Cookbook-Funktion von MarketMan ermöglicht es beispielsweise Ihren Köchen, standardisierte Rezepte zu erstellen, die dem Küchenpersonal alle notwendigen Informationen zur korrekten Zubereitung von Gerichten liefern, einschließlich Zubereitungszeiten, Garzeiten sowie genauer Portionsgrößen und Maßeinheiten.

Eine der Hauptfunktionen des Cookbooks ist die präzise Menüplanung, die Gastronomen bessere Einblicke in ihre Kosten ermöglicht. Sie können auch leichter den Lagerbestand verfolgen und analysieren, welche Artikel den höchsten Bruttogewinn erzielen, welche Artikel angepasst werden müssen und welche von der Speisekarte genommen werden sollten. Die Einblicke in den Lagerbestand durch die Menüplanungsfunktion lösen Nachbestellungen aus und benachrichtigen Betreiber, wenn der Lagerbestand eines bestimmten Artikels niedrig ist. Es wird die Betreiber auch über jegliche 'Schwund' wie Abfall oder Diebstahl informieren.

3. Bestandsvorhersage betreiben

Wählen Sie ein POS-integriertes Bestandsverwaltungssystem, das Ihnen eine Schätzung jedes Artikels liefert, den Sie in einer Woche oder einem Monat benötigen würden, basierend auf dem Verkaufsbericht und der Bestellhistorie. Sie können auch Nachbestellgrenzen für jeden Artikel festlegen, die Ihnen automatische Benachrichtigungen und Erinnerungen senden, wenn ein bestimmter Lagerartikel zur Neige geht.

Die Prognose Ihres Lagerbestands ermöglicht es Ihnen, vorausschauend zu agieren, sodass Sie Ihren Bestand weder unter- noch überfüllen. Sie können Ihren zukünftigen Lagerbedarf vorhersagen, indem Sie Ihre Verkäufe täglich prognostizieren, was über eine Restaurantmanagement-App wie die unseres Partners, Tenzo, erfolgen kann.

Die Plattform nutzt fortschrittliche KI-Technologie, um Ihnen stundengenaue oder sogar artikelbezogene Prognosen zu ermöglichen. Durch die Einbeziehung externer Faktoren wie Wetter, Jahreszeit, Feiertage oder lokale Veranstaltungen können KI-Prognosen, wie sie von Tenzo angeboten werden, präzisere Umsatzprognosen liefern. Dies ermöglicht nicht nur eine effiziente Personalplanung, sondern bedeutet auch, dass Über- oder Unterbestellungen von Lagerbeständen kein Problem mehr darstellen.

4. Legen Sie einen Zeitplan fest und schulen Sie Ihr Personal

Basierend auf den Bedürfnissen Ihres Restaurants sollten Sie einen Zeitplan für regelmäßige Inventuren festlegen. Wenn Sie eine Bar betreiben, müssen Sie wahrscheinlich jede Nacht eine Inventur für Alkohol durchführen. Für einige andere Lebensmittel ist einmal pro Woche wahrscheinlich ausreichend. Stellen Sie einfach sicher, dass Sie Inventuren durchführen, bevor Sie neue Bestellungen aufgeben, damit Sie kein Geld für Produkte verschwenden, die Sie bereits auf Lager haben.

Sobald Sie einen optimierten Zeitplan erstellt haben, stellen Sie Ihr Inventurteam zusammen. Wählen Sie ein oder zwei Personen aus, die immer für die Durchführung der Inventuren verantwortlich sind. Diese sollten bereits mit Ihren Lagerverfahren vertraut sein und möglicherweise auch für den Wareneingang zuständig sein.

Seien Sie konsequent, indem Sie Ihre Inventur immer am selben Tag zur selben Zeit planen. Konsistenz führt zu saubereren Daten, auf die Sie sich verlassen können, wenn Sie Ihr Budget verwalten und Ihre Wareneinsatzkosten (CoGS) berechnen.

5. Verfolgen und Berichten Sie Ihren Lagerbestand

Das Bestandsmanagement im Restaurant umfasst die Erfassung, Verfolgung und Berichterstattung darüber, welche Zutaten und Vorräte in Ihr Restaurant gelangen und es verlassen. Es ist ein integraler Bestandteil der Verlustprävention und bietet Transparenz und Kontrolle über Ihre Margen. Wenn Sie Ihren Warenbestand nicht konsequent verfolgen, könnten Sie Geld verlieren, ohne es überhaupt zu wissen.

Achten Sie beim Tracking auf Folgendes:

• Lagerbestand (Sitting Inventory): Die Menge an Produkten, die sich derzeit in Ihrem Restaurant befindet. Je nach Ihrem Geschäft sollten Sie den Lagerbestand entweder als physische Produktmenge oder als deren Wert in Dollar angeben. In jedem Fall sollten Sie konsequent sein und nur eine Maßeinheit verwenden.
• Verbrauch (Depletion): Die Menge an Produkten (oder der Wert der Produkte in Dollar), die in einem bestimmten Zeitraum verbraucht wurde. Sie können den Verbrauch auf täglichen, wöchentlichen oder monatlichen Verkäufen basieren, und er kann oft mithilfe der Verkaufsberichtsdaten Ihres POS-Systems berechnet werden.
• Nutzungsdauer (Usage): Die Menge (oder der Wert in Dollar) des Lagerbestands geteilt durch den durchschnittlichen Verbrauch in einem bestimmten Zeitraum. Die Formel lautet wie folgt:

Lagerbestand / Durchschnittlicher Verbrauch (innerhalb eines festgelegten Zeitraums) = Nutzungsdauer

Wenn Sie beispielsweise acht Gallonen Olivenöl haben und planen, zwei Gallonen pro Woche zu verbrauchen, haben Sie eine Nutzungsdauer von vier Wochen.

• Varianz: Die Varianz bezieht sich auf die Differenz zwischen den Kosten des Verbrauchs und den Produktkosten. Nehmen wir an, Ihr Lagerbestand ist am Ende des Tages auf Lachs im Wert von 50 $ gesunken, aber Ihr POS-System gibt an, dass Sie nur Lachs im Wert von 45 $ verkauft haben. Dies ergibt eine Lebensmittelkostenvarianz von -5 $, was bedeutet, dass Lachs im Wert von 5 $ nicht verbucht wurde.

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Mühsame Tabellenkalkulationen und manuelle Buchhaltung gehören mit Restaurantmanagement-Software der Vergangenheit an. Sie können eine Plattform wie MarketMan implementieren, um Ihren Lagerbestand zu verfolgen, die Abläufe Ihres Restaurants zu optimieren und die Rentabilität zu maximieren.

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