Wie man ein POS-System in einem Restaurant verwendet

Restaurants haben sich seit den Zeiten von Serviceglocken und Kellnerinnen auf Rollschuhen stark weiterentwickelt, warum sieht Ihre Kasse dann aus, als wäre sie von Ben Franklin gebaut worden?

Restaurant-Kassensysteme (POS-Systeme) verändern die Arbeitsweise von Restaurants, indem sie Daten vom Back-of-House zu den Kellnern, Kassierern und Empfangsmitarbeitern im Front-of-House bringen. Sie ermöglichen es Ihnen, Zahlungen praktisch überall in Ihrem Restaurant entgegenzunehmen – am Empfang, am Ausgang oder sogar online. Die Vereinheitlichung dieser Zahlungsströme ist entscheidend, insbesondere wenn man bedenkt, dass Online-Bestellungen an einigen Orten seit Februar um bis zu 3.868 % zugenommen haben.

In diesem Artikel behandeln wir, wie man ein POS-System in einem Restaurant einsetzt, wie sie die Effizienz Ihres Restaurants verbessern und wie Sie beurteilen können, welches System am besten zu Ihren Anforderungen passt.

Was ist ein Restaurant-Kassensystem (POS-System)?

Ein POS-System für Restaurants ist ein schicker Name für ein System, das Zahlungen mit Debit- oder Kreditkarten akzeptiert. Mit anderen Worten: Ihr POS-System ist der Ort, an dem Ihre Kunden für Ihre Dienstleistungen bezahlen. Das kann an der Theke, am Tisch oder sogar online geschehen. Moderne POS-Systeme erfassen Zahlungen, Quittungen, Inventar, Kunden- und Verkaufsdaten und können Ihnen sogar bei der Verwaltung Ihrer Mitarbeiter helfen.

Auch als Verkaufsstelle bekannt, war die Kasse traditionell in der Nähe des Ausgangs platziert, damit Kunden beim Verlassen bezahlen konnten. Da sich Restaurants und darüber hinaus die Idee des Essengehens verändert haben, hat sich das Konzept des Point of Sale mitentwickelt, was mehr Freiheit und Flexibilität hinsichtlich des Ortes ermöglicht, an dem Kunden bezahlen können – und an dem Restaurants ihr Geld erhalten können.

In den meisten Restaurants sind POS-Systeme heutzutage die zentrale Verarbeitungseinheit für nahezu alle Informationen, die in das und aus dem Geschäft fließen. Jede Finanztransaktion wird am Point of Sale erfasst, und Ihr POS-System kann diese Informationen mit Ihrem Inventar verknüpfen, mit Ihren Menüpunkten abgleichen und detaillierte Finanzberichte erstellen, die sich auf nahezu jede erdenkliche Weise aufschlüsseln lassen.

Wie setzt man ein POS-System in einem Restaurant ein?

Sie können ein POS-System für eine Vielzahl von Funktionen nutzen, die über die reine Annahme von Kundenzahlungen hinausgehen. POS-Systeme können eingesetzt werden für:

• Schnelle Bestellabwicklung
• Datensicherheit
• Bestandsverwaltung
• Finanzberichterstattung
• Menüoptimierung
• Personalplanung und -kontrolle

Und vieles mehr. Um Ihr POS-System optimal zu nutzen, sollten Sie es in so viele Betriebsabläufe wie möglich integrieren, einschließlich Ihrer Bestandsverwaltungsplattform, Ihrer Personalmanagementlösungen und Ihres Finanzmanagementsystems. Integrationen sind wirklich der Bereich, in dem POS-Systeme am hellsten glänzen und wo sie Ihrem Unternehmen den größten Nutzen bringen können. MarketMan kann sich beispielsweise in Ihr POS-System integrieren, um Ihre Bestandslieferkette und Lebensmittelabläufe mit Ihren Verkäufen und Finanzen zu vereinheitlichen. Um herauszufinden, mit welchen POS-Systemen wir uns integrieren lassen, besuchen Sie unsere Seite zu Integrationen.

Wie hilft ein Restaurant-Kassensystem Ihrem Unternehmen?

POS-Systeme können dazu beitragen, die Betriebsabläufe Ihres Restaurants zu optimieren und die Front-of-House- und Back-of-House-Aufgaben Ihres Restaurants in einem benutzerfreundlichen System zu vereinheitlichen. POS-Systeme können bei Reservierungen, der Kommunikation zwischen Front-of-House und Back-of-House, der Essenszubereitung, der Reduzierung von Abfall und Diebstahl, der Menüoptimierung und der Leistungsberichterstattung helfen.

Reservierungen und Sitzplatzverwaltung in Ihrem POS-System

Reservierungen anzunehmen ist einer der kniffligeren Aspekte der Kundenerfahrung: Pläne ändern sich, Unfälle passieren, und manchmal ist Ihre 18-Uhr-Gruppe von vier Personen tatsächlich eine Gruppe von sieben.

Früher führten Restaurants ein Papierbuch mit Reservierungen und einen laminierten Grundriss zur Sitzplatzverwaltung. Am Ende eines durchschnittlichen Freitagabends war das Buch vollgekritzelt und überschrieben, und der Grundriss war so stark mit Filzstift verschmiert, dass man kaum noch erkennen konnte, was ein Name und was ein Tisch war.

Moderne Kassensysteme (POS-Systeme) können Ihre Reservierungen aus Telefon- und Online-Buchungen integrieren, sodass Sie Tische, Namen und Zeiten mühelos tauschen können. Dies entlastet Ihr Service- und Wartepersonal, wenn Reservierungen storniert oder geändert werden.

Sie können universelle Änderungen auf einem Tablet oder Computer vornehmen, sodass jeder stets informiert ist, wer an einem Stehtisch sitzt, welche Familie sich die Mozzarella-Sticks teilt und wer nicht zu seinem Jubiläumsdinner erschienen ist.

Kommunikation zwischen Servicebereich und Küche über ein Kassensystem

Jedes Restaurant benötigt ein System, um Bestellungen für Küche und Bar aufzunehmen und diese mit Köchen, Servicekräften und Abräumern zu teilen. Traditionell laufen die Abläufe im Servicebereich und in der Küche sehr unterschiedlich ab, bedingt durch die Art ihrer Aufgaben. Daher kommt es leicht zu Kommunikationsstörungen, da in den Arbeitsabläufen zu unterschiedlichen Zeiten unterschiedliche Dinge geschehen.

Kassensysteme können diesen Prozess vereinfachen – wenn Kellner Bestellungen aufschreiben, sie in die Küche bringen und Fragen des Kochs beantworten, lässt dies viel Raum für Fehler und Missverständnisse.

Servicekräfte und Kellner können Bestellungen direkt mit Notizen und Kommentaren in Ihr Kassensystem eingeben, sodass Köche sie sofort nach der Bestellung erhalten. Einige Restaurants verfügen über Tablets oder andere Geräte, die es dem Personal ermöglichen, Bestellungen während der Kundenbedienung einzugeben, während andere den Kunden Tablets zur Verfügung stellen, damit diese selbst bestellen können.

Kassensysteme und Lebensmittelzubereitung

Die Berechnung der Lebensmittelkosten ist eine der besten Möglichkeiten, die Gesundheit Ihres Restaurants im Auge zu behalten – aber haben Sie es jemals von Hand versucht? Zum Glück haben wir das zusammen mit Wählscheibentelefonen und Disketten hinter uns gelassen.

Die meisten Kassensysteme sind darauf ausgelegt, Ihr Inventar sowie die für jedes Menüelement verwendeten Zutaten zu verfolgen. Wenn Ihr Kellner also „1 Burger ohne Käse, doppelt Gurken“ eingibt, wird Ihr Inventar diese Änderungen widerspiegeln.

Um Ihre Lebensmittelkosten im Griff zu behalten, benötigen Sie genaue Daten, die Kassensysteme liefern können, damit nichts übersehen wird. Wenn Sie mit einem teuren Menüpunkt nicht genug Geld verdienen, können Sie dies anhand von Echtzeitberichten Ihres Kassensystems erkennen.

Darüber hinaus integrieren sich viele Kassensysteme in Ihr Bestandsverwaltungssystem, sodass Sie den Prozess noch weiter optimieren können – das bedeutet, wenn dieser Doppelgurken-Burger Ihr letztes Glas Vlasic leert, können Sie sofort eine Bestellung planen. Zudem helfen Ihnen die von Ihrem Kassensystem gesammelten Daten, Diskrepanzen zwischen Ihren Rezepten, Bestellungen und dem tatsächlichen Inventar zu bewerten, sodass Sie Bereiche für Verschwendung, Diebstahl oder Möglichkeiten zur Effizienzsteigerung identifizieren können.

Minimierung von Lebensmittelverschwendung und Diebstahl

Sie haben wahrscheinlich den Spruch gehört: „Was gemessen wird, wird gemanagt“, und das trifft auf das Restaurantgeschäft besonders zu. Ein Kassensystem, integriert mit einer Inventarverwaltungsplattform für Restaurants, ermöglicht es Ihnen, Lebensmittelkosten und Lebensmittelverschwendung im normalen Geschäftsbetrieb zu verfolgen.

Sie können den von Ihren Lieferanten erhaltenen Bestand sowie Rechnungen mit dem tatsächlichen Verbrauch und den Bestellungen vergleichen, um Diskrepanzen und Verbesserungsmöglichkeiten zu finden. Indem Sie Ihr Inventar in Verbindung mit den Verkäufen verfolgen, können Sie wertvolle Einblicke gewinnen, wo Ihre Abläufe verbessert werden können.

Schließlich schadet Lebensmittelverschwendung nicht nur der Umwelt, sie ist einer der Hauptgründe, warum Restaurants scheitern. Kleine, einzelne Kosten durch Lebensmittelverschwendung können sich sehr schnell summieren und unnötig Geld abziehen. Ob es daran liegt, dass Ihre Portionen zu groß sind oder Ihre Vorbereitungsköche Zutaten nicht effektiv verwenden – Lebensmittelverschwendung ist eine unnötige Ausgabe, die genauso leicht außer Kontrolle geraten kann, wie sie verwaltet werden kann.

Ein weiteres Thema ist, dass Mitarbeiterdiebstahl für viele Restaurants eine unglückliche Realität darstellt. Da es in der Küche so hektisch zugeht, kann es manchmal schwierig sein zu erkennen, wann jemand etwas abzweigt. Ein paar Bissen hier und ein zusätzliches Steak dort können sich im Laufe der Zeit zu erheblichen Verlusten summieren, besonders wenn man die Gewinnspannen der meisten Restaurants berücksichtigt. Die Kombination von POS-Daten mit Bestandsverwaltungsdaten kann Ihnen helfen, Diebe zu überführen, bevor sie Sie ausrauben können.

Daher ist ein Kassensystem, integriert mit Ihrer Bestandsverwaltungsplattform, entscheidend für den Betrieb eines Restaurants im Jahr 2020.

Menüoptimierung

Falls es Ihnen noch nicht klar ist: Ein Kassensystem kann Ihr Bestandsmanagement erheblich verbessern. Eine der wirkungsvollsten Möglichkeiten dazu ist die Bereitstellung von Daten zur Optimierung Ihrer Speisekarte. Traditionell müssten Sie im Auge behalten, wie viel die Leute essen, und die Preise schrittweise anpassen, um Ihre Preise, Menüoptionen und Portionsgrößen zu optimieren.

Mit einem Kassensystem können Sie wochenlange Arbeit auf wenige Minuten reduzieren. Sie können bevorzugte Gerichte sehen, Schwachstellen in Ihrer Speisekarte identifizieren und diese mit Verkaufsdaten und Lebensmittelkosten abgleichen. Sie eliminieren jegliches Rätselraten und passen Preise sowie die Menüreihenfolge spontan an, wodurch die Menügestaltung weniger ein Experiment und mehr eine Wissenschaft wird.

Darüber hinaus können Sie durch die Kombination von Verkaufsdaten mit Bestands- und Lebensmittelverschwendungskosten erkennen, welche Menüpunkte das Geld nicht wert sind und welche Rezepte ohne große Umstände geändert werden können.

Berichterstattung zur Mitarbeiter- und Restaurantleistung

Ihr Kassensystem kann Ihnen helfen, wichtige Mitarbeiterkennzahlen wie Umsatz pro Mitarbeiter, durchschnittliche Trinkgelder, Anwesenheit und mehr zu verfolgen. Sie können auch Dinge wie die Anzahl der bedienten Kunden, die Tischumschlagshäufigkeit und die Anzahl der neu platzierten Kunden auf jeder zeitlichen Basis verfolgen.

Der wöchentliche, monatliche und jährliche Vergleich von Mitarbeiter- und restaurantbezogenen Statistiken über Ihr Kassensystem kann Ihnen helfen, die finanzielle Gesundheit Ihres Restaurants im Auge zu behalten, die Mitarbeiterleistung zu verwalten und Maßnahmen zur Verbesserung der Gesamtleistung zu ergreifen. Die Beschaffung dieser Daten ist entscheidend für die Verwaltung Ihrer Mitarbeiter im Servicebereich und in der Küche und versorgt Sie mit relevanten, zeitnahen und genauen Berichtsdaten, um Entscheidungen über Personalbesetzung und mehr zu treffen.

Darüber hinaus ermöglicht Ihnen Ihr Kassensystem, Ihr Restaurant in jedem Bereich effizienter zu gestalten. Wenn Sie beispielsweise wissen, dass Ihre durchschnittliche Wartezeit bis zur Platzierung über 20 Minuten, Ihre durchschnittliche Servicezeit über eine Stunde und die durchschnittliche Kundenbesuchszeit anderthalb Stunden beträgt, können Sie daraus schließen, dass Sie ernsthafte Effizienzänderungen vornehmen müssen.

Ohne ein Kassensystem müssten Sie dies selbst im Auge behalten, Daten manuell erfassen oder Ihre Manager damit beauftragen. Mit einem Kassensystem können Sie all dies sofort verwalten und Ihre Pläne, Sitzplatzbelegung und Personalplanung in einem Bruchteil der Zeit anpassen.

So wählen Sie ein Kassensystem aus

Es gibt viele verschiedene Kassensysteme mit zahlreichen Funktionen, Add-ons und Integrationen – doch nicht alle sind gleichwertig. Um das beste System für Ihr Restaurant zu finden, konzentrieren Sie sich auf die wesentlichen Kriterien. Stellen Sie sich diese Fragen:

• Akzeptiert es Kredit- und Debitkartentransaktionen an meinem Standort?
• Lässt es sich mit meiner anderen Software integrieren?
• Bietet es die Berichtsmetriken, die ich benötige?

Integrationen und Berichtsfunktionen sind klare Unterscheidungsmerkmale für Ihr Kassensystem. Ein Teil ihrer Leistungsfähigkeit liegt darin, dass die Daten über alle Betriebsabläufe Ihres Restaurants hinweg genutzt werden können, um Ihre Entscheidungsfindung zu optimieren. Kassensysteme, die sich beispielsweise mit Bestandsmanagement-Plattformen integrieren lassen, können das Rätselraten bei der Bestandsverwaltung, Menüoptimierung und vielem mehr eliminieren. Sie haben alle Daten zur Hand, um Lebensmittelkosten zu kalkulieren, Menüpreise anzupassen und Lebensmittelverschwendung zu begegnen.

Die Restaurant-Bestandsverwaltungssoftware von MarketMan wurde entwickelt, um die Bestandskontrolle zu automatisieren, die Lebensmittelkosten zu senken und alle Back-of-House-Aktivitäten zu optimieren. Durch den Wegfall manueller Prozesse ermöglicht MarketMan Gastronomen, intelligenter zu arbeiten, Abfall zu reduzieren und Erkenntnisse für eine verbesserte Rentabilität zu gewinnen. Machen Sie Schluss mit Spekulationen im Restaurantmanagement –buchen Sie noch heuteeine Demo und erleben Sie, wie MarketMan Ihre Betriebsabläufe verbessern kann!