Ein Leitfaden für schlankes Bestandsmanagement in Restaurants

Ein Bericht des Natural Resources Defense Council (NRDC) aus dem Jahr 2015 schätzte, dass zwischen 22 und 33 Milliarden Pfund Lebensmittel jedes Jahr von Restaurants verschwendet werden. Und etwa 7 Prozent der Lebensmittel in Restaurants werden verschwendet, bevor sie überhaupt den Kunden erreichen.

Doch die Verschwendung hört hier nicht auf. Denken Sie an die Gemeinkosten für die Lagerung von Beständen und die Ausgaben für Lieferanten und Personal, um diese zu liefern und zuzubereiten. All dieser Aufwand, nur damit es irgendwo entlang der Lieferkette aufgrund von Verderb, Fehlern, Verschütten oder sogar Diebstahl im Müll landet.

Um Abfall zu reduzieren und die Effizienz im Back-of-House zu steigern, haben sich viele Restaurantbesitzer dem schlanken Bestandsmanagement sowie schlanken Praktiken in ihren Küchen zugewandt, um die Lagerkosten zu kontrollieren. Die fünf Prinzipien des Lean Managements und ein schlanker Ansatz bei den Praktiken der Bestandsverwaltung können ihnen helfen, Geld zu sparen und ihren Kunden ein besseres Esserlebnis zu bieten.

Was ist schlankes Bestandsmanagement?

Schlankes Bestandsmanagement ist eine Variante des Lean Managements in der Bestandsverwaltung, die von der Fertigungsindustrie übernommen wurde. Es wurde entwickelt, um Bestandsverschwendung und Lieferkettenkosten zu reduzieren, indem ein Gleichgewicht zwischen zu viel und zu wenig Lagerbestand gefunden wird.

Mit schlankem Bestandsmanagement gehen schlanke Praktiken für Ihr Personal einher. Schlanke Praktiken basieren auf diesen fünf Prinzipien:

• Wert: Welchen Wert wird Ihr Restaurant durch schlankes Bestandsmanagement erzielen? Alle Handlungen Ihres Personals sollten auf diesen Wert hinarbeiten.

• Fluss: Wie wird ein schlanker Bestand den Arbeitsablauf Ihres Personals beeinflussen? Ein Arbeitsablauf, der schlanke Praktiken unterstützt, sollte etabliert werden.

• Pull-Prinzip: Der Bestand wird nur dann entnommen, wenn eine Bestellung eingeht. (Mehr dazu gleich.)

• Reaktionsfähigkeit: Ihr Personal und Ihr Unternehmen sollten sich an auftretende Änderungen anpassen und die Praktiken entsprechend anpassen.

• Perfektion: Alles sollte beim ersten Mal richtig gemacht werden. Das bedeutet, standardisierte Praktiken zu etablieren und diese regelmäßig zu verfeinern, um Perfektion zu erreichen.

Grundsätzlich gilt: Wenn ein Restaurant schlankes Bestandsmanagement praktiziert, halten sie nur so viel Bestand vor, wie zur Deckung der Kundennachfrage erforderlich ist. Sie eliminieren Verschwendung, indem sie die Praxis aufgeben, Großmengen im Inventar zu haben, um jedes mögliche Bestellscenario abzudecken.

Indem sie nur das vorhalten, was sie während einer bestimmten Schicht, eines Tages oder einer Woche benötigen, reduziert das Restaurantpersonal die Möglichkeit von verdorbenen oder abgelaufenen Zutaten, die entsorgt werden müssten.

Dadurch schaffen sie effizientere Prozesse sowohl im Front- als auch im Back-of-House, um das schlanke Management zu unterstützen.

Wie man ein schlankes Bestandsmanagementsystem implementiert

Ein schlanker Bestand ist jedoch ein Balanceakt. Restaurants müssen ihr Bestandsmanagement genau im Griff haben, um sicherzustellen, dass Bestellungen genau dann aufgegeben werden, wenn sie für einen reibungslosen Bestandsfluss erforderlich sind. Sie müssen auch die Lebensmittel- und Lieferantenpreise im Auge behalten, um sicherzustellen, dass sie nicht zu viel ausgeben.

Dazu sollten Restaurants einige schlanke Tools implementieren.

Push- vs. Pull-System

In einem Push-System produziert das Back-of-House eine große Menge eines Menüpunkts im Voraus, basierend auf früheren Durchschnittsbestellungen. Während dies Zeit sparen kann, insbesondere bei Suppen, Salaten oder Eintöpfen, kann es zu Verschwendung führen, wenn ein Restaurant nicht so viele Bestellungen wie üblich erhält.

Mit dem Pull-System bereiten Küchen Menüpunkte erst dann zu, wenn Bestellungen eingehen. Gerichte sind frischer und Zutaten werden nicht in ungenutzten Portionen verschwendet.

Um ein Pull-System zu implementieren, müssen Küchenmanager möglicherweise ihr Personal, ihren Lebensmittelproduktionsprozess und sogar die Anordnung ihrer Arbeitsstationen genau überprüfen, um sicherzustellen, dass sie mit dem neuen Prozess übereinstimmen. Zum Beispiel könnte eine Warmhaltestation für Großmengen wie Pommes frites nicht mehr benötigt werden, aber es könnte mehr Frittierköche geben, um Pommes frites auf Bestellung zuzubereiten.

PAR-Level und JIT-Bestand

Mit dem Pull-System müssen Restaurants nur einen PAR-Level-Bestand vorhalten. PAR, was für „periodic automatic replacement“ (periodische automatische Nachbestellung) steht, wird anhand der durchschnittlichen früheren Bestandsmengen und des Zutatenverbrauchs berechnet. Dies wird auch als Sicherheits- oder Pufferbestand bezeichnet.

Wenn die Lagerbestände unter das PAR-Niveau fallen, ist es Zeit, nachzubestellen. Dies wird auch als JIT-Bestand (Just-in-Time) bezeichnet, wenn die Bestandsaufnahme genau rechtzeitig zur Deckung des Bedarfs bestellt wird. JIT-Bestände eignen sich gut für verderbliche Verbrauchsgüter wie Obst, Gemüse und Milchprodukte, da sie überschüssige Bestände reduzieren, die verderben könnten.

Das FIFO-System

Wenn Sie über die Umstellung auf eine schlanke Bestandsverwaltung nachdenken, ist es wichtig zu berücksichtigen, wie Zutaten während einer Schicht verwendet werden. Das FIFO-System (First-In-First-Out) stellt sicher, dass ältere Artikel vor neueren verwendet werden, wodurch Abfall durch Verderb reduziert wird.

Vorteile und Nachteile der schlanken Bestandsverwaltung

Es gibt viele Vorteile, die Gastronomen dazu verleiten, auf schlanke Bestände umzusteigen, darunter:

• Reduzierte Lebensmittelverschwendung und daraus resultierende Kosteneinsparungen
• Reduzierte Ausgaben für Gemeinkosten im Zusammenhang mit dem Lagerbestand
• Genauere Bestandsüberwachung bedeutet weniger Möglichkeiten für Mitarbeiterdiebstahl
• Erhöhte Effizienz im Back-of-House (BOH) durch Anwendung der fünf Prinzipien des Lean Managements

Ein schlanker Betrieb ist jedoch möglicherweise nicht für jeden geeignet. Es kann einige Nachteile geben.

• Schwankende Lebensmittelkosten wirken sich auf das Endergebnis aus, da das Management nicht in großen Mengen einkaufen wird, wenn die Preise niedriger sind.
• Es kann einige Zeit dauern, bis sich Ihr Personal an die JIT- und Pull-Systeme gewöhnt hat, was zu Störungen bei den Lagerbeständen, dem Lagerumschlag und der Lebensmittelzubereitung führen könnte.

Und wenn das Konzept Ihres Restaurants auf Großposten wie Suppen oder Eintöpfe ausgerichtet ist, ist es möglicherweise nicht sinnvoll, eine schlanke Bestandsverwaltung oder das Pull-System zu implementieren.

Best Practices für schlanke Bestandsverwaltung: Das richtige Inventur-Tool verwenden

Wenn schlanke Bestandsprinzipien für Ihr Restaurant sinnvoll sind, ist es unerlässlich, den richtigen Technologie-Stack zur Unterstützung zu implementieren. Ein in Ihr Kassensystem (POS) integriertes Bestandsverwaltungstool kann Ihnen helfen, den Übergang reibungslos zu gestalten.

Eine leistungsstarke Bestandsverfolgungslösung wie MarketMan hilft Ihnen, genaue Bestandsaufnahmen in Echtzeit zu führen und sendet Ihnen Benachrichtigungen, wenn es Zeit ist, nachzubestellen. Und da die Portionskontrolle entscheidend ist, um Ihren Bestand im Griff zu behalten, bietet MarketMan eine Rezeptbuchfunktion, die jedes Rezept auf Ihrer Speisekarte und seine genauen Zutaten an einem Ort speichert.

Behalten Sie sowohl Ihre Rechnungen als auch Ihre Lieferanten im Auge, um sicherzustellen, dass Ihre Bestellungen auch dann eintreffen, wenn Sie sie benötigen.

Schlanke Bestandsverwaltungstechniken können Ihnen helfen, alle mit dem Lagerbestand verbundenen Kosten zu senken. Der Trick besteht darin, einen Plan zu erstellen und die richtigen Software-Tools zu implementieren, bevor Sie beginnen.

Schulen Sie Ihr Personal in schlanken Techniken, um sie zu Lean-Praktikern zu machen und sie zu ermutigen, Bereiche in Ihrer Küche für Prozessverbesserungen zu identifizieren. Bewerten Sie Bestellungen von jedem Lieferanten, den Sie nutzen, um eine schlanke Lieferkette zu schaffen. Das wird Ihnen helfen, Ihr PAR-Niveau zu halten und Ihre Küche reibungsloser zu betreiben.

Sobald Sie schlanke Bestandsverwaltungsprozesse etabliert haben, führen Sie regelmäßige Bewertungen jedes Teils des Prozesses und jedes implementierten Lean-Prinzips durch. Dadurch können Sie sich an die Bedürfnisse Ihres Restaurants anpassen, kontinuierliche Verbesserungen fördern und den Kundennutzen steigern.

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