Der ultimative Leitfaden zur Verwaltung Ihres Bar-Inventars

Bars und Nachtclubs stellen eine 24-Milliarden-Dollar-Branche dar, voller Spirituosen, Geschichten und Charakteren, die sich Ihre Lieblingsserie nicht ausdenken könnte. Eine Bar zu betreiben, sei es eine unscheinbare Kneipe in den Vororten oder der nächste angesagte Hotspot in SoHo, kann ein äußerst lohnendes Unterfangen sein, aber es ist nicht so einfach, wie Alkohol aus dem Fass zu zapfen.  Einer der wichtigsten Aspekte beim Betreiben einer Bar ist die Verwaltung Ihres Lagerbestands. Dies kann unglaublich schwierig sein, da sich das Volumen der Getränkebestellungen (und das meinen wir in beiden Bedeutungen) so schnell ändern kann. Dieser Leitfaden führt Sie durch alles, was Sie über die Verfolgung Ihres Lagerbestands bis zum letzten Tropfen wissen müssen, einschließlich: 1. Verfolgung Ihres Barbestands 2. Berechnung des Lagerverbrauchs, der Ausschankkosten und mehr 3. Auswahl einer Bar-Management-Software.

Legen wir los.

Verwaltung Ihres Barinventars

Sie haben also eine neue Bar eröffnet und Ihre Gewerbeerlaubnis sowie Ihre Schanklizenz erhalten. Sie haben einen Standort, einen Mietvertrag und bereiten sich darauf vor, die Türen zu öffnen. Sie haben sie McSally's Pub genannt: Sie haben die Barhocker, die Dartscheibe, die Fernseher, die zu jeder Stunde nur Premier League zeigen, das volle Programm. Jetzt, da es Zeit ist, das Fass anzuzapfen, gibt es einige Dinge, die Sie regeln müssen. Um so effizient wie möglich zu sein, müssen Sie Ihren Bestand jederzeit im Griff haben. Die Bestandsverfolgung ermöglicht es Ihnen, Verkaufstrends zu erkennen, Verschwendung zu eliminieren und Ihr Menü zu optimieren. Obwohl die Bestandsverfolgung in einer Bar etwas anders ist als in einem Restaurant, sind die Prinzipien weitgehend dieselben.

Was ist Barinventar?

Barinventar ist, ähnlich wie Restaurantinventar, eine Aufstellung aller Ihrer Vorräte, Zutaten und sonstigen Inputs, die zur Herstellung der Artikel auf Ihrer Speisekarte erforderlich sind. Im McSally's Pub umfasst dies Bierflaschen, Fässer, Spirituosenflaschen, Mixer, Aromen, Liköre und so weiter. Es umfasst auch die Materialien, die für die begrenzte Barkarte benötigt werden, von den Wellenpommes bis zum dekorativen Salat auf den Fish and Chips. Es gibt zwei Arten von Inventar: das permanente Inventar und das physische Inventar. Das permanente Inventar wird in Echtzeit aktualisiert, um alle Zu- und Abgänge des Bestands widerzuspiegeln, basierend auf Verkäufen, Einkäufen von Lieferanten und Verschwendung. Das physische Inventar ist eine statische, einmalige Zählung aller Artikel, die Sie zum Verkauf haben.

Note: your bar inventory should track things that are considered inputs, like ingredients in a restaurant. This does not necessarily include equipment, like jiggers, beakers, or shakers, as those are not typically reordered or replaced on a consistent basis.‍

How do you track bar inventory?

‍Tracking your bar inventory is an ongoing process, and it begins with a simple count, that is, your physical inventory. This information is necessary for a variety of business functions, like your break-even analyses and menu price setting. To conduct an inventory, you need to count every ingredient, input, or supply, and their amounts and record it. A good rule of thumb is to count twice, so you have some certainty as to what you have.  At a bar, measuring amounts is crucial in ensuring efficiency, especially with liquor. But you don’t need to be scientifically precise to do your count, you only need as much information as is useful to you. Let’s break down counting by some common items:

Bier-, Selters- und Malzlikörflaschen

Getränke, die flaschenweise verkauft werden, sind für den individuellen Gebrauch und werden einzeln verkauft. Zählen Sie diese flaschenweise und erfassen Sie sie.

Spirituosen- und Weinflaschen

To keep track of anything that you pour from, from the well whiskey to the high end gin, follow a two-step process:

1. Count the bottles by type, quantity, and volume

Seems obvious enough, but count all the bottles. Organize them by type and then by volume. So you should have a list of 500mL whiskey, 1L whiskey, and so on.

2. Assess the relative amount in each bottle

This is the tricky part. Although you don’t need to break out the measuring cups, it’s good to have some uniformity in your measurement. A common way to do this is to line up all bottles arranged by size and type, imagine each divided into ten, and eyeball how much is left in each. For example, your bartender Liam performs the count at the end of the week. He counts three 500mL bottles of whiskey. One is unopened, one has about 5/10 left, the other has about 1/10.

Fässer und undurchsichtige Behälter

Für jeden Flüssigkeitsbehälter, durch den Sie nicht hindurchsehen können, benötigen Sie einen anderen Ansatz als die Zehntel-Regel. Wenn Sie gerne etwas heben, können Sie die Schätzmethode ausprobieren, bei der Sie das Fass anheben, schütteln und Ihre beste Einschätzung abgeben. Manche verwenden ein Thermometer, um die Temperaturdifferenz zwischen dem leeren Raum und dem Bier zu messen. Andere verwenden einfach eine Fasswaage. Wenn Sie nicht gerne heben, können Sie etwas wie einen Keg Check für etwas mehr Genauigkeit verwenden. McSally's Pub hält eine Fasswaage im Lager bereit, um sicherzustellen, dass sie jederzeit genug Guinness vom Fass haben.

Lebensmittelzutaten

Verwenden Sie dieselben Techniken, die Sie auch für ein Restaurant anwenden würden. Zählen Sie jede Zutat, die verbleibenden Mengen und so weiter.

Wie oft ist die Inventur durchzuführen?

Eine Inventur, insbesondere eine physische Inventur, ist keine einmalige Angelegenheit. Typischerweise führen die meisten Bars monatliche physische Inventurprüfungen durch, mit wöchentlichen Aktualisierungen für Einkäufe und gelegentlichen Stichproben. Es gibt einige Dimensionen zu berücksichtigen, nämlich: Anfangsbestände, Endbestände, eingekaufte Mengen und Par-Levels.

Anfangsbestände

Zu Beginn jedes Monats sollten Sie eine physische Zählung durchführen, um Ihren Anfangsbestand zu ermitteln. Der Anfangsbestand wird zum Vergleich mit Ihrem Endbestand verwendet, auf den wir gleich eingehen werden. Für den Monat Januar würde McSally's Pub seinen Anfangsbestand am 1. berechnen.

Endbestände

Führen Sie am Ende des Monats eine weitere Inventurprüfung durch und erfassen Sie Ihre Ergebnisse zum Vergleich mit dem Anfangszeitraum. Mithilfe dieser Informationen können Sie Dinge wie Verbrauchsraten, Lebensmittel- und Spirituosenverschwendung, Verkaufstrends, Menüpreise und mehr berechnen.

Eingekaufte Mengen

Die meisten Bars bestellen den gesamten Monat über Inventar, um verschiedenen Faktoren und Szenarien Rechnung zu tragen, wie einem wichtigen Spiel, einem Feiertag oder einer Scheidungswelle. Neue Einkäufe wirken sich auf Ihren Endbestand aus, spielen aber in Ihren Berechnungen keine so große Rolle. Erfassen Sie neue Einkäufe den ganzen Monat über separat.

Par-Levels

Par-Levels beziehen sich auf die Mindestmenge, die von allem vorrätig sein muss. Wenn Ihr Bestand unter die Par-Levels fällt, wissen Sie, dass Sie mehr bestellen müssen. Für McSally's Pub sind das vier Fässer Guinness und fünf Flaschen Jameson. Nachdem Sie nun wissen, wie man zählt und worauf man achten muss, tauchen wir in den Kern der Sache ein: den Bestandsverbrauch.

Mindestbestände (kritische Bestände)

Ähnlich wie Par-Levels sind dies die Mindestmengen an Artikeln, die Sie jederzeit vorrätig haben müssen. Dies ist wichtig, da Sie nicht mehr Lagerbestand halten möchten, als Sie benötigen, aber auch nicht riskieren wollen, dass Ihnen etwas ausgeht.

Bestandsverbrauch, Ausschankkosten und mehr berechnen

Der Bestandsverbrauch ist ein Maß für die Zu- und Abgänge Ihrer Vorräte. Er ist nützlich, um zu bestimmen, wie viel Sie ausgeben, einnehmen und verschwenden. Verwenden Sie diese Formel zur Berechnung des Verbrauchs: Anfangsbestand + Einkäufe - Endbestand. Sie addieren die im Laufe des Monats getätigten Einkäufe zu Ihrem Anfangsbestand und subtrahieren den Endbestand, um den Verbrauch zu ermitteln. Beispiel: McSally's begann den Monat mit 15 Flaschen Whiskey, kaufte 4 weitere und beendete den Monat mit 11 Flaschen. Der Bestandsverbrauch von McSally's würde 8 Flaschen betragen.

Spirituosenkosten und Ausschankkosten

Die Spirituosenkosten sind der Preis, den Sie für die Herstellung eines Getränks zahlen, ausgedrückt als Prozentsatz seines Verkaufspreises. Sie können dies berechnen, indem Sie die Kosten der Zutaten durch den Verkaufspreis teilen. Wenn Ihr Shot- und Bier-Combo Sie 2,50 $ kostet und für 7 $ verkauft wird, betragen Ihre Spirituosenkosten etwa 35 %. Autsch! Ausschankkosten beziehen sich auf den Preis, den Sie für jeden Ausschank zahlen, und nicht auf ein bestimmtes Getränk. Sie können die Ausschankkosten mit dieser Formel berechnen: (Anfangsbestand + Einkäufe - Endbestand) / Gesamtumsatz. Fällt Ihnen etwas auf? Wenn Sie den Gesamtumsatz vom gesamten Bestandsverbrauch abziehen, erhalten Sie die Gesamtkosten, die Sie für den Ausschank eines Getränks in Ihrer Bar bezahlt haben.

Gewinnmargen und Speisekartenpreise

Let’s go a level deeper: we can use our liquor costs to calculate our menu prices.  Industry experts suggest that your general booze costs (irrespective of type) should hover around 20%. Take this with a grain of salt, as acquiring empirical data for this is extremely difficult.

‍‍Liquor should hover around 15-20%.

‍Beer should be around 20-25%.

‍Wine should be around 25-30%.

When you have your inventory tracking process set up, you should be able to calculate liquor costs on the fly to compare them to these benchmarks. With liquor costs in mind, you can break things down further to calculate profit margins and mark up. Taking your inventory usage number, you can divide it by the average number of drinks per bottle to calculate cost per drink. McSally’s used 8 bottles last month. Each bottle was purchased at $12. Each bottle has about 10 shots worth of liquor. Their liquor cost was (12x8) $96. They served a total of 80 drinks with those bottles. The liquor cost per drink would be (96/80) $1.20.  If McSally’s wanted a profit margin of 50%, they would mark up their shots by 50% of the liquor cost, so they’d sell a shot for $1.80.

Methoden zur Bestandsführung in der Bar

There are dozens of ways you can permutate inventory data to measure your bar’s performance and manage its economic health. They all start with how you actually manage your count. There are a few ways to keep track of your inventory, and they come down to preference, budget, and need for efficiency.  

1. Pen and paper

This tried and true form of bookkeeping has endured the test of time. If you intend to do it like your ancestors did, consider using a formalized process for tracking inventory month-over-month to ensure consistency and usability.

2. Spreadsheets

Spreadsheets are commonly used for any form of accounting, whether it’s money or inventory. They’re relatively easy to use, and you can customize them to your liking. Although spreadsheets are neater than pen and paper and easier to optimize, there’s still one problem: data entry. Even if your formulas are perfect, inputting incorrect data, adding it late, or putting it in the wrong place can mess up your count – and your spreadsheet won’t be able to help you find your error.

3. Inventory management software

Rather than recording things by hand, you can use a software to track inventory as goods are sold/supplies are purchased. These solutions typically integrate with your Point of Sale (POS) system so that when a bartender enters an order, the standardized amount is subtracted from your inventory. So when McSally’s does a shot and a beer combo for a dozen folks watching the Sunday afternoon games, each shot is recorded at the POS. Investing in an inventory management software, especially one that can integrate with your POS, can dramatically improve your bar’s efficiency, especially if you own multiple locations. You can keep track of inventory movement in real-time, giving you ample time to contact suppliers, manage waste, and adjust prices for an anticipated rush.

3. Auswahl einer Bestandsverwaltungssoftware

Managing your bar’s inventory can be tedious. Luckily, software exists to make your life easier. Inventory management softwares can be a dime a dozen, so it’s important you invest in one that’s right for your business.

There are a few qualities you should look for in your bar management software:

1. Does it meet my business needs?
2. Can it integrate with other tools?
3. Does it make my operations more efficient?

Geschäftsanforderungen

Berücksichtigen Sie den Umfang Ihrer Geschäftstätigkeit. Was benötigen Sie von einer Bestandsverwaltungssoftware? Wie hoch ist Ihr Budget für eine Software? Würde der Nutzen der Software die Kosten aufwiegen? Achten Sie auf Dinge wie Abonnements, Berechtigungen, Konten und Hardware. Wenn die Software großartig ist, aber Ihr Personal schwer darauf zu schulen ist, wird sie nicht viel wert sein.

Software-Integrationen

Die moderne Bar wird ebenso sehr von einem Computer aus geführt wie von der Theke. Stellen Sie sicher, dass Sie eine Bestandsverwaltungssoftware wählen, die sich in Ihr Kassensystem (POS), Ihre Buchhaltungssoftware und mehr integrieren lässt. Wenn Effizienz Ihr Ziel ist, möchten Sie nicht, dass Daten isoliert bleiben.

Effizienz und Benutzerfreundlichkeit

Your inventory management system shouldn’t add any additional burden to your staff. You want a platform that can efficiently and seamlessly manage your inventory, so when a bartender inputs an order for three beers in your POS system, those 3 beers are deducted from your current inventory. MarketMan offers a cloud-based solution that seamlessly combines your POS and your inventory management system into one device. All you need to do to keep track of your inventory, place an order, or contact your suppliers is to switch the tab on your screen. This advanced POS solution will significantly reduce your time-to-table, while reducing the amount of time you spend counting bottles, writing notes, and filling out spreadsheets.

MarketMan's restaurant inventory management software is designed to automate inventory control, reduce food costs, and optimize all back-of-house activities. By eliminating manual processes, MarketMan empowers restaurateurs to work smarter, reduce waste, and gain insights for improved profitability. Take the guesswork out of restaurant management—book a demo today to experience how MarketMan can elevate your operations!