7 Tipps zur erfolgreichen Bestandskontrolle in Ihrem Restaurant

Eine gute Kontrolle über Ihren Lagerbestand ist ein Eckpfeiler des Erfolgs im Restaurantgeschäft.

Zugegeben, es ist nicht so glamourös wie das Erfinden neuer Rezepte in der Küche oder das Charme von Neukunden im Servicebereich, aber zu wissen, welchen Lagerbestand Sie haben, was er Sie gekostet hat und wann er verkauft (oder nicht mehr verwendbar) ist, ist genauso, wenn nicht sogar noch wichtiger, wenn es darum geht, ein profitables und nachhaltiges Geschäft aufzubauen.

Die Grundlagen einer guten Lagerverwaltung oder Bestandsführung sind recht einfach: Verfolgen Sie die Wareneinsatzkosten und Verluste durch Lebensmittelverschwendung, während Sie gleichzeitig sicherstellen, dass das, was auf die Teller der Kunden gelangt, frische und qualitativ hochwertige Lebensmittel sind.

Doch einfach bedeutet nicht immer unkompliziert.

Warum?

Nun, es kann einige große Herausforderungen bei der Optimierung von Lagerverwaltungsprozessen geben.

Erstens, die falschen Daten. Genaue Bestandszählungen sind das Rückgrat einer effektiven Lagerverwaltung, und wenn Sie sich auf manuelle Eingaben verlassen, können diese aus verschiedensten Gründen fehlerhaft sein, sei es durch müdes Personal, mangelnde Schulung oder einfach die Herkulesaufgabe, riesige Mengen an Inventar nur mit einem Stück Papier zu verfolgen.

Zweitens, unzureichendes Wissen über Portionsgrößen. Die präzise Berechnung der Wareneinsatzkosten hängt davon ab, dass das Küchenpersonal die Rezepte bezüglich der Portionsgrößen genau einhält. Leider passieren ohne die richtige Schulung – und das nötige Bewusstsein dafür, warum dies wichtig ist – Fehler.

Drittens: Fehlende Verwaltung von Umlagerungen. Wenn ein Restaurantunternehmen mehrere Filialen hat, bewegen sich die Bestände wahrscheinlich durch verschiedene Standorte, oft in kurzer Zeit. Den Überblick zu behalten, kann eine große Herausforderung sein. Aber wenn dies nicht gelingt, können Ihre Bestandskontrollverfahren ins Chaos stürzen.

Sollten Ihnen all diese häufigen Fehler jedoch bekannt vorkommen, machen Sie sich keine Sorgen. Mit ein paar Anpassungen hier und da kann jeder behoben und Ihre Bestandskontrolle optimiert werden.

1. Holen Sie Ihr Team ins Boot

Zunächst einmal: Eine effektive Bestandskontrolle ist Teamarbeit. Wie Sie bei den oben genannten häufigen Fehlern festgestellt haben, kann der Grad des Bewusstseins bei den Kollegen, sowohl in der Küche als auch im Servicebereich, darüber, warum Bestandsmanagement für die Zukunft des Unternehmens so wichtig ist, entscheidend sein. Machen Sie Bestandsmanagement zu einem zentralen Bestandteil der Mitarbeiterschulung und betonen Sie dessen Bedeutung regelmäßig in Teambesprechungen.

2. Verzichten Sie auf Stift und Papier

Für Restaurants, die jahrelang auf manuelle Bestandskontrollmethoden gesetzt haben, ohne größere Probleme, kann es schwierig sein, die potenziellen Vorteile des Einsatzes von Bestandsmanagement-Software zu erkennen. Doch mit Cloud-basierten Bestandsmanagement-Tools wie MarketMan können Sie nicht nur den Zeitaufwand für manuelle Überprüfungen erheblich reduzieren und die damit verbundenen unvermeidlichen menschlichen Fehler minimieren, sondern auch alle möglichen zusätzlichen Vorteile erzielen, die Stift und Papier einfach nicht bieten können.

Mit einer durchgängigen Bestandsübersicht können Sie beispielsweise schnell Schwachstellen im Bereich Abfall erkennen, sofort sehen, wenn ein Lieferant die Preise erhöht, und umsetzbare Erkenntnisse aus den Daten gewinnen. Mit anderen Worten, Sie werden das Bestandsmanagement nicht mehr als Belastung, sondern als Chance begreifen.

3. Planen Sie im Voraus Zeit für die Integration neuer Verfahren ein

Die Integration neuer Bestandsmanagement-Software in ein Unternehmen kann einen erheblichen Vorabaufwand erfordern. Es kann notwendig sein, Rohzutaten einzugeben oder Portionen für verschiedene Menüpunkte zu berechnen, neben der notwendigen Mitarbeiterschulung. Doch diese Vorabinvestition an Zeit wird sich später auszahlen. Wann immer Sie also neue Bestandskontrollverfahren einführen, planen Sie einen angemessenen Zeitrahmen ein, um neue Systeme einzurichten, Prozesse im gesamten Unternehmen zu integrieren und alle auf den neuesten Stand zu bringen. Vertrauen Sie uns, es wird sich langfristig auszahlen.

4. FIFO im Lagerbereich anwenden

Auch wenn Bestandsmanagement-Software in Ihre bestehenden Systeme integriert ist, müssen Sie den physischen Bestand immer noch so anordnen, dass Sie leicht erkennen können, was Sie haben, und Abfall vermeiden. Für einen bewährten Ansatz versuchen Sie die FIFO-Methode. Dies steht für „First In, First Out“ (Zuerst rein, zuerst raus). Einfach ausgedrückt: Organisieren Sie Ihre Bereiche (Kühlraum, Trockenlager, Gefrierschrank und Regale) so, dass die Artikel, die Sie zuerst erhalten, auch zuerst verwendet werden. Sie könnten sogar speziell für die FIFO-Entnahme entwickelte Behälter in Betracht ziehen.

5. Konsistenz, Konsistenz, Konsistenz

Es versteht sich von selbst, dass schlechte Eingaben zu schlechten Ergebnissen führen. Und bei der Bestandskontrolle ist das nicht anders. Um das Beste aus jeder Bestandsmanagement-Software oder jedem Verfahren herauszuholen, stellen Sie sicher, dass es Teil der stündlichen, täglichen und wöchentlichen Routine des Restaurants ist. Sie könnten sogar in Betracht ziehen, einige Teammitglieder mit der besonderen Verantwortung zu betrauen, sicherzustellen, dass alle neuen Bestände in das System eingegeben werden, um die Verantwortlichkeit für Datenlücken zu gewährleisten.

6. Abfall minimieren

Abfall ist nicht nur katastrophal für die Umwelt (bis zu 8 % der toxischen Emissionen könnten eingespart werden, wenn wir alle aufhören würden, Lebensmittel zu verschwenden), sondern auch schlecht für das Geschäft. Verschwendete Lebensmittel bedeuten verlorenes Geld vom Gewinn. Deshalb ist ein wichtiger Bestandteil jeder effektiven Bestandskontrollstrategie, zu erkennen, wo Abfall entsteht, und Maßnahmen zu ergreifen, um ihn zu minimieren. Die richtige Bestandsmanagement-Software kann hierbei wirklich helfen, indem sie automatisch die Lebensmittelarten kennzeichnet, bei denen Abfall wahrscheinlich auftritt, die Faktoren für diesen Verlust identifiziert und Maßnahmen zur Reduzierung dieses Verlusts vorschlägt. Diese Schritte könnten die Einführung einer genaueren Lebensmittelkennzeichnung auf Behältern, kleinere Portionen auf Tellern oder sogar Anpassungen der Küchenpraktiken umfassen, die zu verschwendeten Beständen führen könnten.

7. Überschüssige Zutaten sinnvoll nutzen

Ein gewisser Abfall ist unvermeidlich. Neben der Überarbeitung von Zutaten, Organisation und sogar Menüs zur Reduzierung von Verderb können Restaurants auch kreativ mit Überschüssen umgehen. Von der Umwandlung gewöhnlicher Reste in brandneue Menüpunkte über die Umverteilung genießbarer Überschüsse an Gemeinschaftsorganisationen bis hin zur Verwendung von Resten als nachhaltiges Futter für lokal angebaute Produkte gibt es alle möglichen alternativen Verwendungszwecke für Überschüsse, die über den Küchenabfall hinausgehen.

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