Der richtige Umgang mit dem Lagerbestand ist ein Eckpfeiler des Erfolgs im Gaststättengewerbe.

OK, es ist nicht so glamourös wie das Ausdenken neuer Rezepte in der Küche oder das Anlocken neuer Kunden an der Kasse, aber zu wissen, welche Bestände man hat, was sie kosten und wann sie verkauft werden (oder nicht mehr verwendet werden können), ist genauso wichtig, wenn nicht noch wichtiger, wenn es darum geht, ein rentables und nachhaltiges Unternehmen aufzubauen.

Die Grundlagen einer guten Lagerkontrolle oder Bestandsverwaltung sind recht einfach: Man muss die Kosten der verkauften Waren und die Verluste durch Lebensmittelabfälle im Auge behalten und gleichzeitig sicherstellen, dass die Lebensmittel, die auf den Tellern der Kunden landen, frisch und von hoher Qualität sind.

Aber einfach bedeutet nicht immer unkompliziert.

Warum?

Nun, es kann einige große Herausforderungen geben, wenn es darum geht, die Verfahren der Bestandskontrolle zu optimieren.

Erstens, die falschen Daten. Genaue Bestandszählungen sind das Rückgrat einer effektiven Bestandskontrolle, und wenn Sie sich auf manuelle Eingaben verlassen, können diese aus allen möglichen Gründen daneben gehen, sei es wegen übermüdeter Mitarbeiter, mangelnder Schulung oder einfach wegen der Herkulesaufgabe, riesige Bestandsmengen mit nichts anderem als einem Stück Papier zu erfassen.

Zweitens: unzureichende Kenntnis der Portionen. Die genaue Berechnung der Kosten der verkauften Waren hängt davon ab, dass sich das Küchenpersonal bei den Portionen an die Vorgaben des Rezepts hält. Leider passieren ohne die richtige Schulung - und das richtige Bewusstsein dafür, warum dies wichtig ist - Fehler.

Drittens: Versäumnisse bei der Verwaltung von Umlagerungen. Wenn ein Restaurantbetrieb mehrere Filialen hat, wird das Inventar wahrscheinlich zwischen verschiedenen Standorten hin- und hergeschoben, oft in kurzer Zeit. Da kann es viel Kopfzerbrechen bereiten, den Überblick zu behalten. Wenn Sie dies jedoch nicht tun, kann Ihre Bestandskontrolle zum Chaos werden.

Wenn Ihnen diese häufigen Fehler bekannt vorkommen, machen Sie sich keine Sorgen. Mit ein paar Anpassungen hier und da kann jeder Fehler behoben und Ihre Bestandskontrolle optimiert werden.

1. Holen Sie Ihr Team ins Boot

Das Wichtigste zuerst: Eine gute Bestandskontrolle ist eine Teamleistung. Wie Sie in den obigen häufigen Fehlern gesehen haben, kann das Bewusstsein der Kollegen in der Küche und an der Rezeption, warum die Bestandsverwaltung so wichtig für die Zukunft des Unternehmens ist, den Ausschlag geben. Machen Sie das Bestandsmanagement zu einem wichtigen Bestandteil der Mitarbeiterschulung und weisen Sie bei Teambesprechungen regelmäßig auf seine Bedeutung hin.

2. Weg mit Stift und Papier

Für Restaurants, die sich jahrelang auf manuelle Bestandskontrollmethoden verlassen haben, ohne dass es zu größeren Problemen kam, kann es schwer sein, die potenziellen Vorteile einer Bestandsverwaltungssoftware zu erkennen. Aber mit cloudbasierten Bestandsmanagement-Tools wie MarketMan können Sie nicht nur den Zeitaufwand für manuelle Kontrollen und die damit verbundenen unvermeidlichen menschlichen Fehler erheblich reduzieren, sondern auch alle möglichen zusätzlichen Vorteile ernten, die ein Stift und Papier einfach nicht bieten können.

Mit einem umfassenden Überblick über die Bestände können Sie zum Beispiel Schwachstellen bei der Verschwendung schnell erkennen, sehen sofort, wenn ein Lieferant die Preise erhöht, und erhalten verwertbare Erkenntnisse aus den Daten. Mit anderen Worten: Sie werden die Bestandsverwaltung nicht länger als lästig empfinden, sondern sie als Chance begreifen.

3. Im Vorfeld Zeit für die Integration neuer Verfahren einplanen

Wenn es darum geht, eine neue Bestandsverwaltungssoftware in ein Unternehmen zu integrieren, kann dies im Vorfeld einen beträchtlichen Aufwand bedeuten. Es kann notwendig sein, Rohzutaten einzugeben oder Portionen für verschiedene Menüpunkte zu berechnen und Mitarbeiter zu schulen, aber diese Zeit im Vorfeld zu investieren, wird sich später auszahlen. Wenn Sie also neue Lagerkontrollverfahren einführen, sollten Sie einen angemessenen Zeitrahmen für die Einrichtung neuer Systeme, die Integration von Prozessen im gesamten Unternehmen und die Einarbeitung aller Mitarbeiter einplanen. Vertrauen Sie uns, es wird sich langfristig auszahlen.

4. FIFO Ihr Back-of-House

Auch mit einer in Ihr bestehendes System integrierten Bestandsverwaltungssoftware müssen Sie Ihren physischen Bestand so anordnen, dass Sie leicht erkennen können, was Sie haben, und Verschwendung vermeiden. Ein bewährter Ansatz ist die FIFO-Methode. Dies steht für "First In, First Out". Einfach ausgedrückt: Ordnen Sie Ihre Bereiche (Kühlbox, Trockenlager, Gefrierschrank und Regale) so an, dass Sie sicherstellen, dass die Artikel, die Sie zuerst erhalten, auch zuerst verbraucht werden. Sie könnten sogar Behälter in Betracht ziehen, die speziell für die FIFO-Methode entwickelt wurden.

5. Konsistenz, Konsistenz, Konsistenz

Es versteht sich von selbst, dass ein schlechter Input zu einem schlechten Output führt. Bei der Bestandskontrolle ist das nicht anders. Um den größtmöglichen Nutzen aus einer Bestandsverwaltungssoftware oder -verfahren zu ziehen, sollten Sie sicherstellen, dass sie Teil der stündlichen, täglichen und wöchentlichen Routine des Restaurants sind. Sie könnten sogar in Erwägung ziehen, einige Teammitglieder mit der Aufgabe zu betrauen, dafür zu sorgen, dass alle neuen Bestände in das System eingegeben werden, um sicherzustellen, dass es eine Verantwortlichkeit für etwaige Lücken in den Daten gibt.

6. Abfall minimieren

Verschwendung ist nicht nur katastrophal für die Umwelt(bis zu 8 % der Schadstoffemissionen könnten vermieden werden, wenn wir alle aufhören würden, Lebensmittel zu verschwenden), sondern sie ist auch schlecht für die Wirtschaft. Verschwendete Lebensmittel sind gleichbedeutend mit entgangenem Geld in der Bilanz. Deshalb besteht ein wichtiger Teil einer wirksamen Strategie zur Bestandskontrolle darin, festzustellen, wo Verschwendung auftritt, und Maßnahmen zu ergreifen, um sie zu minimieren. Die richtige Bestandsverwaltungssoftware kann hier wirklich helfen, indem sie automatisch die Arten von Lebensmitteln markiert, bei denen Verschwendung wahrscheinlich ist, die Faktoren für diesen Verlust ermittelt und Maßnahmen vorschlägt, um diesen Verlust zu verringern. Zu diesen Maßnahmen könnte die Einführung einer genaueren Kennzeichnung der Lebensmittel auf den Behältern, kleinere Portionen auf den Tellern oder sogar eine Änderung der Küchenpraktiken gehören, die eine Verschwendung von Vorräten begünstigen könnten.

7. Verwendung für überschüssige Zutaten finden

Eine gewisse Verschwendung ist unvermeidlich. Neben dem Überdenken von Zutaten, Organisation und sogar Menüs, um den Verderb zu reduzieren, können Restaurants auch kreativ mit Überschüssen umgehen. Von der Umwandlung gewöhnlicher Reste in ganz neue Menüpunkte über die Weitergabe essbarer Überschüsse an gemeinnützige Organisationen bis hin zur Verwendung von Resten als nachhaltiges Futtermittel für lokal angebaute Produkte - es gibt alle möglichen alternativen Verwendungsmöglichkeiten für Überschüsse als die Küchentonne.

‍