Ein durchschnittliches Restaurant wendet schätzungsweise 30 % seines Budgets für Lebensmittel auf. Um von diesem Budget zu profitieren, sollten Restaurantbesitzer das Beste aus dem eingekauften Inventar und dem Lagerbestand machen. Um den Überblick über das Inventar zu behalten, sind ein zuverlässiger Prozess, die richtigen Werkzeuge und die Kenntnis einiger wichtiger Berechnungen erforderlich.

In diesem ultimativen Leitfaden erfahren Sie mehr:

• Wie Restaurants ihr Inventar im Auge behalten
• Was gehört zum Restaurantinventar?
• Wie oft eine Bestandsaufnahme durchgeführt werden sollte
• Wie man eine Inventarliste für ein Restaurant erstellt

Wie behalten Restaurants den Überblick über das Inventar?

Eine ordnungsgemäße Bestandsverwaltung beginnt mit klaren, präzisen und durchdachten Rezepten. Es ist wichtig, dass Sie genaue Ausgangsdaten in Ihr Rezeptverwaltungssystem eingeben, um die Warenbewegungen in und aus Ihrer Küche zu verfolgen. Überprüfen Sie dann Ihre aktuellen Lagerbestände und führen Sie bei Bedarf Bestandszählungen durch. Mit diesen wichtigen Informationen ausgestattet, können Sie nun Tools einsetzen, die Ihnen einen besseren Überblick über Ihre Bestände verschaffen. Lassen Sie uns über einige Beispiele für technische Hilfsmittel sprechen, die den Prozess der Bestandsverfolgung automatisieren.

Excel-Vorlagen

Um das Inventar in Excel (oder mit einem Google Sheet) zu verwalten, können Eigentümer oder bestimmte Mitarbeiter die Artikel im Inventar des Restaurants manuell zählen, sie auf Excel-Ausdrucken notieren und die Zählung der Lebensmittel in eine Vorlage für das Inventar auf dem Computer im Back-Office eingeben. Eine einfache Inventurvorlage für Restaurants enthält eine Liste von Lebensmitteln, deren Mengeneinheit, Menge, Stückpreis und Gesamtkosten. Dieser Prozess kann zwar langsam und fehleranfällig sein, ist aber sicherlich eine Option für bestimmte Restaurantbetriebe.

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Point-of-Sale-Systeme

POS-Systeme (Point of Sale) verbinden die Bestell- und Zahlungsverarbeitung mit der Restaurantmanagement-Software über virtuelle Terminals mit Tablet-, Handy- und sogar telefonbasierten Systemen. Sie verfolgen die Menüpunkte an der Kasse und sind mit den tatsächlichen Bestandszahlen verknüpft, sodass der Bestand bei jedem erfassten Kauf aktualisiert wird.

Profi-Tipp: Schauen Sie sich diese Vorlage für die Preisgestaltung von Menüs an, um herauszufinden, wie Sie die Preise für Ihr Menü effektiv gestalten können.

Barcode-Scanner

Mit Barcode-Scannern lassen sich ein- und ausgehende Bestände leicht verfolgen. Sie sind mit einer Bestandsverwaltungssoftware verknüpft, um mit einem umfassenderen Barcodesystem zusammenzuarbeiten, bei dem jedes Produkt mit einem spezifischen Barcode versehen ist. Kassierer und Kellner können den Barcode an den Kassen und Tischen einscannen, wodurch Änderungen im Lagerbestand aktualisiert werden.

Was ist im Restaurantinventar enthalten?

Zum Inventar eines Restaurants gehören alle physischen Gegenstände, die für die Bereitstellung von Dienstleistungen für Ihre Gäste erforderlich sind, wie Lebensmittel, Zutaten und andere Dinge wie Kochgeschirr und Uniformen für die Mitarbeiter.

Beispiele für Gegenstände, die zum Inventar eines Restaurants gehören können, sind

• Lebensmittel
• Gewürze
• Trockenwaren (Mehl, Zucker, Backpulver)
• Kochgeschirr (Töpfe, Pfannen, Teller, Besteck)
• Getränke und Spirituosen
• Wäsche (Tischtücher, Servietten, Schürzen)
• Uniformen für Mitarbeiter

Es ist erwähnenswert, dass erfolgreiche Restaurants in der Regel etwa 28 bis 35 Prozent der Kosten für Lebensmittel ausgeben. Dieser Prozentsatz kann höher sein, wenn das Restaurant sein Inventar nicht effektiv verwaltet oder seine Bestände nicht sinnvoll nutzt. Wir empfehlen, den Bestand in separaten Kategorien wie Lebensmittel, Getränke und Non-Food-Artikel zu erfassen.

Wie oft sollten Sie eine Bestandsaufnahme durchführen?

Wie oft Ihr Restaurant eine Inventur durchführt, hängt von der Art des Betriebs ab, den Sie führen. Das Wichtigste ist, dass Sie die Inventur nach einem festen Zeitplan durchführen und Ihr Inventar regelmäßig zählen und überwachen, um festzustellen, wie schnell Sie Lebensmittel und Zutaten verbrauchen - ein Prozess, der als Zykluszählung bekannt ist.

Restaurantbesitzer sollten täglich Aufzeichnungen über die verfügbaren Lebensmittel führen, um den physischen Zustand der einzelnen Artikel zu überprüfen und zu wissen, wie viel sie am Tag der Bestellung von den Lieferanten kaufen müssen.

Stellen Sie einen Plan für die Bestandsverwaltungauf, an den Sie sich halten können. Experten empfehlen Restaurants, ihre Inventur vor der Öffnung oder unmittelbar nach der Schließung durchzuführen - planen Sie, die Inventur jede Woche oder jeden Monat zur gleichen Zeit und am gleichen Tag durchzuführen, um Konsistenz zu fördern. Es steht Ihnen jedoch frei, verschiedene Arten von Waren nach unterschiedlichen Zeitplänen zu inventarisieren - zum Beispiel können Sie leicht verderbliche Lebensmittel alle paar Tage und Trockenwaren jede Woche oder alle zwei Wochen inventarisieren.

Wie erstelle ich eine Inventarliste für ein Restaurant?

Sobald Sie Ihre Speisekarte fertiggestellt und jedes Rezept in Ihre Rezeptdatenbank eingegeben haben (wenn Sie eine zuverlässige Restaurantverwaltungssoftware haben), ist es an der Zeit, eine Inventarliste oder ein Arbeitsblatt für Ihr Restaurant zu erstellen.

Zu den wichtigsten Punkten einer Inventarliste für Restaurants gehören

• Kategorie und Name des Inhaltsstoffs
• Maßeinheit
• Preis pro Einheit
• Erforderliche Menge des Inhaltsstoffs
• Gesamtkosten

Nachdem Sie Ihr Arbeitsblatt erstellt haben, können Sie es im Folgenden vervollständigen, um Ihre endgültige Inventarliste für das Restaurant zu erstellen.

1. Führen Sie alle Gegenstände Ihres Inventars auf. Schreiben Sie Ihre Artikel und Zutaten in die entsprechenden Kategorien.
2. Notieren Sie die Maßeinheit für jeden Artikel. Die Maßeinheit hängt davon ab, wie ein Artikel normalerweise in großen Mengen verkauft wird. Sie könnten zum Beispiel Tomatensoße pro Unze, Gemüse pro Kiste und geriebenen Mozzarella-Käse pro Pfund kaufen.
3. Schätzen Sie, wie viel von jedem Lebensmittel benötigt wird. Ziehen Sie Ihre Umsatzprognosen heran, um abzuschätzen, wie viel Sie von jeder Zutat oder jedem Artikel benötigen werden. Gehen Sie davon aus, dass dieser Prozess einige Versuche und Irrtümer beinhalten wird. Es kann sein, dass Sie in den ersten Monaten Ihrer Geschäftstätigkeit zu wenig oder zu viel kaufen. Behalten Sie einfach den Überblick über Ihre Bestände und Abfälle, um Ihren Inventurprozess zu verfeinern.
4. Geben Sie die Kosten für jede Einheit an. Bevor Sie die einzelnen Kosten auflisten können, müssen Sie die Angebote von Anbietern und Lieferanten vergleichen und entscheiden, wo Sie Ihre Zutaten einkaufen möchten. Hilfe bei diesem Schritt finden Sie in der Vorlage Fragen an Lebensmittellieferanten.
5. Multiplizieren Sie den Stückpreis mit der Bestandsmenge. Die Kosten für jede Zutat stimmen mit Ihrem Einkaufszeitraum überein (in den meisten Fällen eine Woche).
6. Wiederholen Sie diesen Vorgang wöchentlich. Die Aktualisierung Ihrer Inventarliste kann einen gewaltigen Unterschied zwischen einem rentablen oder einem angeschlagenen Restaurant ausmachen.

Profi-Tipp: Probieren Sie diesen Kalkulationsrechner für Lebensmittel aus, um herauszufinden, welche Menüpunkte am profitabelsten sind (oder welche nicht). Diese Berechnungen helfen Ihnen, Ihr Menü zu verfeinern und die Rentabilität zu steigern.

MarketMan: Die ultimative Lösung für die Bestandsverwaltung

Moderne Restaurants benötigen ein System, das die Verkäufe verfolgt, das Inventar erfasst und andere nützliche Funktionen wie eine Rezeptdatenbank und eine optimierte Buchhaltung bietet. Restaurantbesitzer benötigen eine Lösung, die ihnen hilft, die wichtige Arbeit der Unternehmensführung zu erledigen, ohne dass sie sich Gedanken über das Knacken von Zahlen, das Berechnen von Formeln auf Papier oder das Erstellen manueller Inventarlisten machen müssen. Eine Restaurantverwaltungssoftware kann Ihnen dabei helfen und lässt sich in Ihr bestehendes System integrieren.

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