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ROI berechnenDas falsche Inventarverwaltungsprogramm kann über den Erfolg oder Misserfolg eines Cafébetriebs entscheiden.
Dafür gibt es alle möglichen Gründe. Ein offensichtlicher Grund ist, dass die Zutaten ausgehen. Wenn Sie Ihren Lebensmittelbestand nicht im Auge behalten, riskieren Sie einen ernsthaften Verlust an Kundenzufriedenheit.
Aber das ist nicht das, was ein effektives Bestandsmanagement-Tool so entscheidend macht.
Mit dem richtigen Tool für die Bestandsverwaltung in Cafés können Sie auch den Warenschwund verfolgen (der rund 25 % Ihres Gewinns zunichte machen kann) und überwachen, welche Lieferanten die Preise um wie viel erhöhen, um Ihre Lebensmittelkosten unter Kontrolle zu halten. Es ermöglicht Ihnen, den Nachschub zu automatisieren, Personalzeit zu sparen, den Cashflow zu überwachen und sogar die Abfallmenge zu verfolgen.
Deshalb entscheiden sich immer mehr Café-Betreiber für den Einsatz einer Restaurant-Inventarisierungssoftware wie MarketMan, um die Verwaltung des Café-Bestands zu optimieren.
Die Integration von Software für die Verwaltung von Restaurantbeständen in ein Café bietet eine Reihe von Vorteilen. Sie umfassen:
- Vereinfachtes Eingabesystem
- Höheres Maß an Genauigkeit
- Vermeidung von Fehlbeständen und Überbeständen
- Echtzeit-Transparenz des Bestands, wo immer Sie sind
- Möglichkeiten zur Überwachung der Lieferantenkosten (und zur Suche nach Alternativen) zur Kontrolle der Lebensmittelkosten
- Echtzeit-Verkäufe und Bestandsumschlag durch Integration Ihres Café-POS-Systems und Bestandsaktualisierung von unterwegs
- Zeitersparnis für das Personal im Vergleich zu einem manuellen System
Viele Café-Betriebe haben bereits die Vorteile eines integrierten Bestandsverwaltungssystems erkannt.
Hier sind drei von ihnen.
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E-Book herunterladenWie die Bestandsverwaltungssoftware bei Cafe Crepe Tausende von Euro einspart
Cafe Crepe ist ein vielbeschäftigter Vollservice-Restaurantbetrieb, der seinen Sitz in einer zentralen Großküche hat. Diese zentrale Küche nimmt die Bestellungen von den Lieferanten entgegen, bereitet die Rezepte zu und "verkauft" diesen Bestand dann an die einzelnen Restaurants. Es handelt sich um ein schnelles Geschäftsmodell mit viel Bewegung in und aus verschiedenen Standorten.
Doch jahrelang bestand das Bestandsverwaltungssystem ihres Cafés aus nichts anderem als Stift und Papier. Die Restaurantbetreiber trugen den aktuellen Bestand in ein ausgedrucktes Blatt ein und schickten es an ihren Buchhalter, der die Preise abglich.
Selbst für ein kleines Café wäre diese Art der Bestandsverfolgung eine völlig überholte Methode gewesen. Aber da Cafe Crepe plant, sein Angebot zu erweitern und weitere Franchises zu eröffnen, kostete dieses Verfahren sowohl Geld als auch Zeit.
Wenn die Ausdrucke nicht mit den tatsächlichen Zahlen übereinstimmten, war es eine zeitraubende Aufgabe, herauszufinden, wo eine Diskrepanz aufgetreten war. Tatsächlich konnte die Buchhaltung für einen Standort mit einem Warenbestand von nur 12.000 $ bis zu zwei Stunden in Anspruch nehmen, zuzüglich mehrerer Stunden für die Fehlersuche.
Und so entschied sich das Unternehmen nach einer kurzen Phase, in der es versuchte, das Inventar über sein bestehendes Kassensystem zu verwalten, für den Wechsel zu MarketMan mit einer TouchBistro-POS-Systemintegration.
Das System verfügt nicht nur über eine intuitive Benutzeroberfläche, die sich perfekt für die jungen Mitarbeiter eignet, sondern bietet auch der Geschäftsleitung jederzeit einen Überblick über das Unternehmen, ohne dass sie zu den verschiedenen Standorten reisen muss. Das Beste ist, dass die Fehlersuche in der Buchhaltung jetzt nur noch fünf Minuten dauert, weil alles - von den Zutaten über die Rezeptkalkulation bis hin zu Vorbereitungszeit und Abfall - nahtlos integriert ist und auf Knopfdruck abgerufen werden kann.
Das neue Cafe-Bestandsmanagement-Tool hatte sogar Vorteile, die das Unternehmen nicht vorhersehen konnte, insbesondere auf der Arbeitsseite des Geschäfts. Die Einarbeitung neuer Mitarbeiter in das TouchBistro-System war so einfach, dass die Personalfluktuation innerhalb der ersten 30 Tage nach der Integration tatsächlich sank. Angesichts der hohen Fluktuation, die für Restaurants im Gastgewerbe eine große Belastung darstellt, war dies ein großer Erfolg für das Café, das schätzungsweise bis zu 2.000 US-Dollar für jeden neu einzustellenden Mitarbeiter aufwenden musste.
Bewältigung des "explosiven Wachstums" bei Lucky 13 Sandwich mit MarketMan
Das Fast-Casual-Restaurant Lucky 13 Sandwich ist darauf spezialisiert, leckeres Frühstück, Mittag- und Abendessen zu erschwinglichen Preisen zu servieren. Die Café-Kette verfügt bereits über Express- und Full-Service-Filialen in Phuket und Bangkok, Thailand, und hat große Pläne für die Expansion in andere Städte im In- und Ausland. Um diese Art von explosivem Wachstum zu unterstützen, musste die bestehende digitale Restaurantmanagement-Plattform aufgerüstet werden. Das Unternehmen entschied sich für die Software MarketMan.
Das Team arbeitete mit den Experten von Twice Baked Consulting zusammen, um die Integration der MarketMan-Software in allen Filialen zu beschleunigen, wobei die Mitarbeiter an jedem Standort eine Schulung erhielten, wie sie die Restaurantmanagement-Software optimal nutzen können. Das Managementteam war begeistert, dass die Software es ihnen ermöglichte, das Geschäft zu führen, egal wo auf der Welt sie sich befanden. Obwohl zum Beispiel zwei der Eigentümer in Dänemark leben, können sie problemlos auf Finanzberichte und andere wichtige Informationen zugreifen und das Team über das System ferngesteuert informieren. Noch besser ist, dass sich MarketMan nahtlos in ihr bestehendes Kassensystem integrieren lässt.
Die Vorteile der MarketMan-Software sind damit aber noch nicht erschöpft. Da der Lebensmittelbestand in einer zentralen Küche gelagert wird, nutzt das Unternehmen das Bestandsmanagement-Tool auch, um Live-Preise für die über diese zentrale Stelle vertriebenen Artikel zu ermitteln. Alle Artikel werden zum Selbstkostenpreis an die Filialen verkauft und schwanken in Abhängigkeit von den Kosten der Rohwaren. Mit dem Live-System von MarketMan werden diese Preise automatisch aktualisiert, ohne dass dies manuell erfolgen muss.
Und dann ist da noch die intuitive Bestellplattform, die hilft, die Lebensmittelkosten zu kontrollieren. Diese einfach zu bedienende Plattform ermöglicht es dem Unternehmen, die Lieferanten zu identifizieren, die die günstigsten Preise für Zutaten anbieten. Die Funktion "Min-on-Hand" benachrichtigt einen Manager per Text, wenn ein bestimmter Lagerbestand unter eine vorgegebene Menge fällt, während die Funktion "Par Level" (ein Begriff, der verwendet wird, um akzeptable Lagerbestände zu beschreiben, um die Kundennachfrage zu befriedigen) es dem Benutzer ermöglicht, seinen Bestand auf der Bestellseite mit einem Mausklick sofort zu aktualisieren.
Manager können sogar jede Bestellung und jeden Beleg hochladen, um den Überblick über die eingehenden Bestände zu behalten.
All diese Tools und Funktionen haben Lucky 13 Sandwich geholfen, schneller zu expandieren, Zeit und Geld zu sparen und die Verschwendung zu reduzieren. Die Möglichkeit, auf Knopfdruck Berichte abzurufen und die Lebensmittelkosten zu überprüfen, hat dem Unternehmen geholfen, beträchtliche Summen einzusparen und es für eine erfolgreiche Expansion ins Ausland vorzubereiten, die Ende 2021 beginnen soll.
Optimierung eines Hotelportfolios bei LoveKind
LoveKind ist ein Inkubator für kleine Unternehmen im Gastgewerbe und hat sich darauf spezialisiert, Marken aus seinem Portfolio bei der Skalierung, dem Wachstum und dem Erfolg zu unterstützen. Derzeit betreibt das Unternehmen vier Restaurants in Toronto, Kanada: Calii Love, BFF, ELXR und das neu eröffnete Nava Social. Das Problem dabei? Jedes Unternehmen hat seine eigene Lieferkette, sein eigenes Inventarsystem und sein eigenes Geschäftsmodell.
Dies stellte das Betriebsteam vor allerlei Herausforderungen, da jedes Restaurant unterschiedliche Lieferanten und Arbeitsabläufe verwaltete. Ein Restaurant bestellte bei 26 verschiedenen Lieferanten, was die Verwaltung des Lebensmittelbestands zu einem enormen Zeitfresser für jeden Restaurantleiter machte. Es war höchst ineffizient und voller Komplikationen. Die Buchhaltung war langsam und arbeitsintensiv. Kurz gesagt, es gab keinen Standardprozess für die Bestandskontrolle, und das System war ein ziemliches Chaos.
Um diese Unternehmen bei der Skalierung zu unterstützen, benötigte LoveKind ein übergreifendes Software-System zur Bestandsverwaltung, das alle vier Restaurantbetriebe unter einem Dach vereint. Die Wahl fiel auf MarketMan.
Durch die Integration der Bestandsmanagement-Tools von MarketMan war LoveKind in der Lage, die Bestandsbestellungsprozesse für alle vier Marken sofort zu optimieren und zu vereinfachen. Die einzelnen Filialleiter konnten durch diese einfache Umstellung sofort ein bis zwei Stunden pro Woche einsparen, die sie sonst für das manuelle Zählen der Bestände, die Untersuchung von Unstimmigkeiten oder das Messen von Lebensmittelabfällen aufgewendet hätten.
Außerdem ergaben sich unmittelbare Vorteile bei den Berichtsfunktionen von MarketMan. Das Tool ermöglichte es den verschiedenen Teams, auf der Grundlage derselben Informationsquelle zusammenzuarbeiten. Das bedeutet, dass die Menüentwicklung, die Buchhaltung und der Betrieb alle mit demselben Datensatz arbeiten, was kollaborative, effiziente und kostengünstige Entscheidungen ermöglicht. Das Team, das für die Menüentwicklung zuständig ist, kann beispielsweise einen neuen Menüpunkt entwerfen und sich dann über dieselbe Plattform mit dem Lieferkettenteam darüber austauschen, welche Zutaten zu teuer sind oder welche Lieferanten für die Beschaffung am besten geeignet sind.
Die Integration von MarketMan in das Buchhaltungsteam von LoveKind trug ebenfalls dazu bei, sowohl die Bestellung als auch die Rechnungsstellung zu rationalisieren. Das Team schätzt, dass es dadurch etwa fünf Stunden pro Woche an Arbeit einsparen konnte. Es war auch in der Lage, auf einfache Weise einen Einblick in die Rentabilität jedes Restaurants zu geben und klare Vergleiche anzustellen, wobei alle Informationen an einem Ort konsolidiert wurden.
Durch die Zusammenführung all dieser Informationen auf einer Plattform konnte LoveKind seine Kosten besser kontrollieren, die Lebensmittelverschwendung reduzieren und wertvolle Ressourcen sparen. Als die COVID-19-Katastrophe einige Kosten in die Höhe trieb und die Nachfrage stark schwankte, wurde diese Art von Übersicht noch geschäftskritischer.
Ist Bestandsverwaltungssoftware das Richtige für Ihr Unternehmen?
Das richtige Inventarverwaltungssystem sollte für jeden Cafébetrieb oberste Priorität haben.
Im Folgenden finden Sie einige Punkte, die ein Restaurantbesitzer bei der Entscheidung, ob sich eine Bestandsverwaltungssoftware lohnt, berücksichtigen sollte:
Wie viel Zeit verbringen Sie und Ihre Mitarbeiter derzeit mit der Bestandsverwaltung?
Wie regelmäßig stellen die Finanzteams Diskrepanzen zwischen gemeldeten und tatsächlichen Beständen fest?
Wie regelmäßig überwachen Sie die Lebensmittel Kosten und Preise der Lieferanten?
Wissen Sie, wie viele Lebensmittel in Ihrem Unternehmen verschwendet werden?
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Die Investition in eine Bestandsverwaltungssoftware für Cafés ist mit gewissen Vorlaufkosten verbunden. Auch die Umstellung von einem alten Inventarisierungsverfahren oder die Einarbeitung der Mitarbeiter in die Funktionen kann einige Vorarbeit erfordern. Aber wenn Sie die Bestandsverwaltung rationalisieren, die Kosten besser überwachen, die Lebensmittelverschwendung verfolgen und letztlich das Wachstum Ihres Unternehmens fördern wollen, dann ist es wahrscheinlich eine mehr als lohnende Investition.
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