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Verwenden Sie derzeit eine Excel-Tabelle oder Stift und Papier für die Verwaltung Ihres Bestands? Dann sind Sie bei uns genau richtig. In diesem Artikel erfahren Sie alles, was Sie wissen müssen, um Ihr Inventar mit einem Inventarverzeichnis in Form einer Google- oder Excel-Tabelle zu verwalten. Alternativ dazu werden wir ein wenig tiefer in die Frage eintauchen, wie Sie Ihr Inventar mit einer Technologielösung wie MarketMan skalieren können. Lassen Sie uns gleich loslegen!
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Die Bestandsverwaltung im Restaurant bezieht sich auf den Prozess der Verfolgung des Bestands an Zutaten, die in Ihr Restaurant kommen und es verlassen. Dazu gehört die Anzahl der von Ihnen bestellten Artikel, was über die verschiedenen Umsatzzentren wie Küche und Bar verkauft wird, was übrig bleibt und was zwischen den Filialen übertragen wird, wenn Sie mehrere Einheiten haben.
Entschlüsseln Sie die Geheimnisse des Restaurant-Erfolgs mit umsetzbaren Strategien zur Optimierung der Abläufe, zur Gewinnmaximierung und zum Aufbau eines treuen Kundenstamms.
Ressource herunterladenMarketMan, eine Softwarelösung für die Bestandsverwaltung im Restaurant, die wir näher betrachten werden, hilft Ihnen dabei, den Verbrauch jedes einzelnen Artikels im Laufe der Zeit zu verfolgen, was Sie mit Ihren Verkäufen vergleichen und Unstimmigkeiten untersuchen können. Es hilft Ihnen auch zu wissen, wie viele Zutaten Sie bestellen müssen, Abfall zu minimieren und Ihre Lebensmittelkosten und Kostenprozentsätze zu berechnen.
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Bestandsmanagement und genaue Bestandszählungen sind unerlässlich, um Abfälle zu minimieren und zu verwalten und die richtige Menge an Beständen zur Verfügung zu haben, um die Verkaufsnachfrage zu befriedigen, und um überschüssige Bestände, Abfälle, Verderb und Fälle von schlechter Bestandsportionierung oder falscher Handhabung zu reduzieren.
Kontrollieren Sie Ihre Kosten, indem Sie regelmäßig den Bestand der 10 bis 15 wichtigsten Produkte zählen, die den größten Teil Ihrer Lebensmittelkosten ausmachen. Zählen Sie den Anfangsbestand, addieren Sie die Einkäufe im Laufe des Tages, ziehen Sie den Endbestand am Ende des Tages ab, und Sie sehen, wie viel von jedem Artikel im Laufe des Tages verbraucht wurde. Sie können sowohl den Inventarverbrauch Ihres Restaurants als auch den Ihrer Bar berechnen.
Vergleichen Sie diese Bestandsverbrauchszahl mit Ihrem POS-Produktverbrauch, und wenn der tatsächliche Bestandsverbrauch höher ist, sollten Sie nachforschen. Dies kann bedeuten, dass ein Diebstahl oder eine Überportionierung vorliegt. Wenn Sie diese Kostenabweichungen mit einem Restaurant-Bestandsverwaltungssystem erkennen, können Sie Ihre Lebensmittelkosten in Zukunft proaktiv kontrollieren.
Das Inventar umfasst alles, was in Ihrem Restaurant Geld kostet. Dazu gehören Ihre Lebensmittel, Spirituosen, Trockenlager, Kochutensilien, Uniformen oder Wäsche. Trennen Sie Ihr Inventar nach Artikeln, die in verschiedenen Bereichen des Restaurants zu finden sind, z. B. im hinteren Teil des Hauses oder in der Küche, im vorderen Teil des Hauses und in der Bar.
Der Lebensmittelbestand besteht aus allen Artikeln oder Rohstoffen, die zur Herstellung der einzelnen Menüpunkte verwendet werden, auch bekannt als Fertigwaren. Wenn Sie Lebensmittel kaufen, werden sie in der Bilanz Ihres Restaurants als Vermögenswert ausgewiesen, solange sie sich in Ihrem Restaurant befinden. Sobald Sie sie verkaufen, werden sie Teil der Herstellungskosten oder der Kosten der verkauften Waren und werden als Aufwand kategorisiert.
Ihre COGS-Berechnung setzt sich aus dem Inventar Ihres Restaurants zusammen. Um Ihre COGS zu ermitteln, lautet die Gleichung COGS= Anfangsbestand + eingekaufter Bestand - Endbestand.
Um Ihren Nettogewinn zu ermitteln, subtrahieren Sie Ihre COGS und Arbeitskosten von Ihrem Umsatz und addieren dann die gesamten Betriebskosten. Nettogewinn = Bruttogewinn (Gesamtumsatz - COGS) - Arbeitskosten + Gesamtbetriebskosten.
Niedrigere COGS bedeuten einen höheren Nettogewinn. Um Ihre COGS zu senken, müssen Sie mehr Vorräte aufbewahren, weniger Vorräte kaufen oder Wege finden, Ihre Lebensmittelkosten zu senken. Sie können dies tun, indem Sie eine effektive Bestandsverwaltung praktizieren.
Es gibt viele Möglichkeiten, die Buchhaltung eines Restaurants zu führen und die finanzielle Situation Ihres Betriebs zu verfolgen. Sie sollten eine Restaurantbilanz führen, die Ihre Vermögenswerte, Verbindlichkeiten und Ihr Eigenkapital zu einem bestimmten Zeitpunkt misst, eine Kapitalflussrechnung, die Ihren Cashflow misst, und eine Gewinn- und Verlustrechnung oder GuV, die Ihre Einnahmen, Ausgaben und Ihren Gewinn in einem bestimmten Zeitraum misst.
Eine zusätzliche Möglichkeit, Ihre finanzielle Situation zu überwachen, ist die Verwendung einer Umsatztabelle für Restaurants. Ein Restaurantverkaufsblatt ist eine MS Excel-Tabelle, mit der Sie Ihre täglichen, wöchentlichen, monatlichen oder vierteljährlichen Verkäufe verfolgen können. Sie können Ihre täglichen Umsätze und Einzahlungen verfolgen, die Sie von Ihrem Kassensystem gemeldet bekommen.
Oftmals können Sie mit Ihrem POS-System einen täglichen Umsatzbericht erstellen, in dem Sie Ihre Bargeld- und Kreditkartenumsätze sowie eine Zusammenfassung der Umsätze nach Kategorien (Lebensmittel, Getränke, Alkohol usw.) finden. Diese Informationen können Sie dann in eine Excel-Tabelle eingeben und dort zusammenfassen. Sie können Ihre Umsätze auf verschiedene Arten aufschlüsseln, nach Kategorie oder sogar nach einzelnen Gerichten.
Die Kenntnis Ihrer regelmäßigen Umsatzzahlen ist der Schlüssel zum Verständnis Ihrer Finanzen und des Zustands Ihres Restaurantbetriebs.
Sobald Sie Ihre Umsätze kennen, sollten Sie sie in eine regelmäßige GuV-Rechnung eintragen.
Eine Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) für ein Restaurant ist die Gewinn- und Verlustrechnung des Restaurants. Sie enthält die Einnahmen und Ausgaben eines Restaurants in einem bestimmten Zeitraum und zeigt die vom Umsatz abgezogenen Kosten sowie den Brutto- und Nettogewinn.
Die Gewinn- und Verlustrechnung gibt Ihnen einen Überblick über die finanzielle Situation Ihres Restaurants über einen bestimmten Zeitraum hinweg und zeigt, ob Sie rentabel sind oder nicht. Die Gewinn- und Verlustrechnung ist vielleicht das wichtigste Finanzdokument in Ihren Buchhaltungsunterlagen.
Einige Schlüsselzahlen Ihrer Gewinn- und Verlustrechnung sind Ihre Kosten bzw. Ausgaben. Dazu gehören die direkten Kosten, d. h. die Kosten für die Herstellung Ihres Produkts, und die indirekten Kosten, d. h. die Kosten, die allgemein für den Betrieb Ihres Unternehmens anfallen. Sie können diese Kosten in Ihrer GuV in Kategorien zusammenfassen.
Einige Kategorien von Restaurantkosten, die sich in einer Gewinn- und Verlustrechnung widerspiegeln, können sein: Herstellungskosten, Personalkosten, Betriebskosten, Werbe- und Marketingkosten, Reparaturen und Instandhaltung, Betriebskosten wie Miete und Versicherung sowie Gemeinkosten des Unternehmens wie Managementgebühren und Franchisegebühren.
Im Folgenden finden Sie eine Aufschlüsselung einiger gängiger Ausgabenbereiche und was darin enthalten ist:
Es gibt viele Möglichkeiten, wie ein Restaurant ein Inventarsystem einführen kann. Restaurants können wählen, ob sie die Inventur mit Stift und Papier und einer Microsoft Excel-Vorlage oder mit einem automatisierten Softwaresystem durchführen.
Zur Verwaltung des Inventars in Excel (oder mit einem Google-Sheet) zählen die Geschäftsleitung oder das zuständige Personal die physischen Bestände der Artikel im Restaurant, notieren sie auf Papier oder Excel-Ausdrucken und geben die Zählung der Lebensmittelbestände in eine Inventurvorlage für das Restaurant im Backoffice ein, um die Lebensmittelkosten zu berechnen und neue Bestellungen aufzugeben. Eine typische Inventurvorlage für ein Restaurant enthält eine Liste von Artikeln, deren Mengeneinheit, Menge, Stückpreis und Gesamtkosten.
Laden Sie MarketMan's KOSTENLOSE Vorlage für die Inventarliste für Restaurants hier herunter.
Auch wenn Sie für den Anfang eine Excel-Tabelle für das Restaurantinventar verwenden möchten, sollten Sie bedenken, dass dies auf lange Sicht kein ideales Verfahren ist. In der Branche gibt es den Begriff "Tod durch Excel" - die Verwendung von Excel für die Verwaltung des Inventars in Ihrem Restaurant ist umständlich und langwierig, willkürlich und anfällig für menschliche Fehler - selbst wenn Sie eine einheitliche Inventarvorlage erstellen, die von allen verwendet werden muss. Wir werden die Grenzen von Excel und Stift und Papier später in diesem Artikel erörtern.
Lassen Sie uns einige bewährte Verfahren der Bestandsverwaltung untersuchen.
Erstellen Sie einen einheitlichen Zeitplan für eine regelmäßige Bestandszählung. Für verschiedene Arten von Zutaten gibt es unterschiedliche Intervalle für die Bestandsaufnahme, z. B. täglich, wöchentlich oder monatlich. Verderbliche Waren sollten Sie häufiger überprüfen.
Ein Restaurant sollte täglich eine Inventur der Lebensmittel durchführen, zumindest der 10 bis 15 wichtigsten Posten, die seine Lebensmittelkosten ausmachen, wenn nicht sogar aller Lebensmittelprodukte. Eine tägliche Inventur wird sowohl für große als auch für kleine Restaurants empfohlen. Sie sollten auch täglich eine Bestandsaufnahme Ihres Barinventars durchführen.
Ein Restaurant sollte außerdem so oft wie möglich eine vollständige Inventur durchführen, wenn Sie Artikel bestellen. Wenn Sie regelmäßig fünfmal pro Woche etwas bestellen, sollten Sie vor der Bestellung eine Inventur durchführen, um die Menge zu ermitteln, die Sie kaufen müssen. Führen Sie mindestens einmal pro Woche eine Inventur aller Lebensmittel durch, um die Kosten für Lebensmittel und Getränke im Griff zu behalten.
Führen Sie eine monatliche Inventur durch, um die Selbstkosten für Ihre Gewinn- und Verlustrechnungen zu berechnen, einschließlich Ihrer Lebensmittel, Zutaten, Spirituosen und Reinigungsmittel. Zusätzlich können Sie Ad-hoc-Inventurkontrollen für bestimmte Artikel durchführen, um Fehlmengen, Überschüsse und Diebstahl zu ermitteln.
Im Folgenden finden Sie einige weitere Tipps für eine effektive Bestandskontrolle:
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Laden Sie MarketMan's KOSTENLOSE Bestandstabelle hier herunter.
Wenn Sie ein neuer Restaurantbesitzer sind oder gerade mit einer regelmäßigen Bestandsverwaltung begonnen haben, kann der Prozess etwas entmutigend wirken.
Hier erfahren Sie, wie Sie eine eigene Inventarliste für Ihr Restaurant erstellen, um Ihr Inventar zu verfolgen:
Diese Methode der Excel-Verfolgung ist gut geeignet, um sich mit der Bestandsverwaltung vertraut zu machen. Wenn Sie jedoch wachsen und sich vergrößern, werden Sie die Bestandsaufnahme mit Excel und Stift und Papier aufgeben und eine Softwarelösung verwenden wollen. Im nächsten Abschnitt werden wir einige Einschränkungen eines analogen Systems untersuchen.
Das Inventarverzeichnis für Restaurants ist ein guter Anfang, um ein Gefühl dafür zu bekommen, wie man das Inventar einfach erfasst. Sobald Sie sich mit dem Prozess vertraut gemacht haben und Ihr Restaurant wächst, werden Sie jedoch von der Verwendung von Stift und Papier und Excel für die Bestandsverwaltung abrücken wollen.
Die Verwendung von Stift und Papier, Tabellenkalkulationen, Inventarisierungsformularen, Bewertungen, Checklisten und Tabellenkalkulationen für das Barinventar hat viele Nachteile und Einschränkungen.
Die Verwendung von Tabellenkalkulationen und Papierlösungen für die Bestandsaufnahme ist umständlich, zeitaufwändig und anfällig für menschliche Fehler. Die Mitarbeiter brauchen Stunden pro Woche, um den Bestand zu zählen, die Daten auf Papier zu notieren und sie in Zahlen in mehreren Tabellenkalkulationen umzuwandeln. Da dieser Prozess sehr mühsam ist, suchen Ihre Mitarbeiter vielleicht nach Abkürzungen oder schätzen die Zahlen nach Augenmaß.
Ein analoges System zur Bestandsaufnahme mit Stift und Papier ist ebenfalls nicht skalierbar. Es ist nicht einfach, die benötigten Daten zu finden, und es ist schwierig, alle relevanten Informationen zusammenzuhalten. Bei Aufzeichnungen auf Papier kann es leicht passieren, dass Sie Lebensmittel oder Getränke verschütten und die Daten ohne jegliche Sicherungskopie verloren gehen. Mit einem Softwaresystem können Sie Sicherungskopien Ihrer Daten anlegen, so dass Sie immer eine Kopie davon haben, falls etwas passiert.
Außerdem fehlt es an einem zentralen System und an der Zugänglichkeit. Sie müssen mehrere Tabellenkalkulationen führen und die Daten miteinander verknüpfen. Mehrere Personen, die eine Bestandsaufnahme durchführen, erstellen möglicherweise verschiedene Versionen derselben Tabelle mit widersprüchlichen Informationen.
Mit einem analogen System können Sie nicht so einfach zusammenarbeiten oder Änderungen an Ihrem Inventar vornehmen, wenn Ihr Restaurant oder Ihre Gruppe von Restaurants wächst, da es kein zentrales System gibt, das unternehmensweit aktualisiert werden kann. Mit einer Softwarelösung können Sie problemlos Änderungen an einem zentralen System vornehmen, ohne sich Gedanken über mehrere Versionen von Tabellenkalkulationen machen zu müssen, die im Umlauf sind.
Eine vollwertige Inventarsystemlösung wie MarketMan bietet Ihnen alle Vorteile einer Softwarelösung - ein zentrales System, mehr Zuverlässigkeit, Gebruiksgema und eine geringere Wahrscheinlichkeit für menschliche Fehler.
MarketMan hilft Restaurants, die Kosten unter Kontrolle zu halten und den Warenbestand effizient zu verwalten, indem es die Back-of-House-Abläufe automatisiert.
Hier sind einige der Funktionen von MarketMan:
MarketMan hilft Ihnen bei der Verwaltung und Verfolgung Ihres Inventarverbrauchs auf automatisierte Weise. Die Software verwaltet den permanenten Bestand, indem sie sich mit Ihrem Kassensystem synchronisiert und die Zutaten bei jedem Verkauf automatisch von Ihrem Bestand abzieht. Auf diese Weise haben Sie jederzeit Einblick in Ihren Verbrauch und Ihre Verkäufe und damit auch in Ihren gesamten Lebensmittelkostenanteil.
MarketMan rationalisiert auch den Prozess der Bestandszählung. Sie können Bestandszählungen auf mobilen Geräten durchführen, was einfacher zu handhaben ist als Stift und Papier und mehr Zugänglichkeit bietet. Mehrere Benutzer können gleichzeitig Inventuren durchführen, und Ihre Lagerbestände werden im gesamten System aktualisiert.
Das System warnt Sie auch, wenn Ihr Lagerbestand unter dem Nennwert liegt, so dass Sie sofort neue Bestellungen aufgeben können. Sie können Ihr Inventar proaktiv verwalten, damit Ihnen nicht die Zutaten ausgehen, die Sie für Ihren Verkauf benötigen.
Außerdem können Sie Abfall und Diebstahl leicht nachverfolgen und so den Schwund reduzieren. Dadurch werden unvorhergesehene Kosten reduziert. Wenn Sie die Nutzung Ihres Inventars mit MarketMan überwachen, können Sie Ineffizienzen erkennen und Korrekturen vornehmen, um die Lebensmittelkosten zu senken und den Gewinn zu maximieren.
MarketMan verfügt über robuste Berichtsfunktionen, mit denen Sie Ihre Lebensmittelkosten detailliert aufschlüsseln, verwertbare Erkenntnisse gewinnen und intelligentere Geschäftsentscheidungen treffen können. Zwei der gebräuchlichsten Berichte sind der COGS- und Bruttogewinnbericht und der Bericht über tatsächliche und theoretische (Abweichungen).
Der COGS- und Bruttogewinnbericht liefert Ihnen wichtige Erkenntnisse, die Ihnen helfen, die Lebensmittelkosten zu senken und den Gewinn zu steigern.
Der Bericht über die Herstellungskosten und Bruttogewinne verwendet Ihre aggregierten Einkaufsdaten, Bestandszählungen und aggregierten Verkaufsdaten, um Ihnen die Herstellungskosten und Bruttogewinne zu nennen.
Sie können Ihre Einnahmen und Herstellungskosten auch nach den verschiedenen Einnahmequellen in Ihrem Restaurant aufschlüsseln. Die Einnahmen geben Aufschluss über die erzielten Umsätze, die Herstellungskosten über die Kosten für Zutaten und Lebensmittel. Sie können sehen, welche Kategorien oder Artikel (z. B. Molkereiprodukte, Obst und Gemüse, Nudeln usw.) Ihre Zahlen in die Höhe treiben.
So erhalten Sie einen Überblick über die Effizienz und die Nutzung des Inventars im Unternehmen. Sie können auch herausfinden, welche Bereiche Ihres Restaurants mehr Kosten oder Umsatz verursachen, und entsprechend handeln.
Der Bericht Ist vs. Theoretisch (Abweichungsbericht) ist eine Vergleichsübersicht, die Abweichungen zwischen dem theoretischen Verbrauch und dem tatsächlichen Verbrauch aufzeigt. In diesem Bericht können Sie die Differenz zwischen Ihren theoretischen und tatsächlichen Kosten feststellen und sehen, was die Ursache für die Differenz ist.
Indem Sie Ihre Verkaufsdaten mit den Bestandszahlen für einen bestimmten Zeitraum vergleichen, können Sie feststellen, ob Produkte zweckentfremdet werden, die nicht ihrem eigentlichen Zweck - der Versorgung der Kunden - zugeführt werden. Anhand dieses Berichts können Sie herausfinden, ob Sie ein Problem mit Verschwendung, Überportionierung oder Diebstahl haben.
Zusammen mit einem Verschwendungsbericht innerhalb von MarketMan können Sie Ihre protokollierten Verschwendungsereignisse und -gründe analysieren, die Ursachen für hohe Kostenabweichungen ermitteln und die Verschwendung in Zukunft reduzieren.
Die Berichtsfunktionen der MarketMan Inventarisierungssoftware bieten Einblicke in das Bestandsmanagement und die Lebensmittelkalkulation, Analysetools und vollständige Transparenz über alle Aspekte Ihres Unternehmens.
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Ein effektives Bestandsmanagement ist entscheidend für die Rentabilität, das Wachstum und die finanzielle Gesundheit eines Restaurants. Wenn Sie die bewährten Verfahren und Tipps in diesem Artikel befolgen und in MarketMan als Ihre Softwarelösung für die Bestandsverwaltung im Restaurant investieren, werden Sie Ihr Restaurant auf Erfolgskurs bringen.
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Die Bestandsverwaltung im Restaurant bezieht sich auf den Prozess der Verfolgung des Bestands an Zutaten, die in Ihr Restaurant kommen und es verlassen. Dazu gehört die Anzahl der von Ihnen bestellten Artikel, was über die verschiedenen Umsatzzentren wie Küche und Bar verkauft wird, was übrig bleibt und was zwischen den Filialen übertragen wird, wenn Sie mehrere Einheiten haben.
Entschlüsseln Sie die Geheimnisse des Restaurant-Erfolgs mit umsetzbaren Strategien zur Optimierung der Abläufe, zur Gewinnmaximierung und zum Aufbau eines treuen Kundenstamms.
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Kontrollieren Sie Ihre Kosten, indem Sie regelmäßig den Bestand der 10 bis 15 wichtigsten Produkte zählen, die den größten Teil Ihrer Lebensmittelkosten ausmachen. Zählen Sie den Anfangsbestand, addieren Sie die Einkäufe im Laufe des Tages, ziehen Sie den Endbestand am Ende des Tages ab, und Sie sehen, wie viel von jedem Artikel im Laufe des Tages verbraucht wurde. Sie können sowohl den Inventarverbrauch Ihres Restaurants als auch den Ihrer Bar berechnen.
Vergleichen Sie diese Bestandsverbrauchszahl mit Ihrem POS-Produktverbrauch, und wenn der tatsächliche Bestandsverbrauch höher ist, sollten Sie nachforschen. Dies kann bedeuten, dass ein Diebstahl oder eine Überportionierung vorliegt. Wenn Sie diese Kostenabweichungen mit einem Restaurant-Bestandsverwaltungssystem erkennen, können Sie Ihre Lebensmittelkosten in Zukunft proaktiv kontrollieren.
Das Inventar umfasst alles, was in Ihrem Restaurant Geld kostet. Dazu gehören Ihre Lebensmittel, Spirituosen, Trockenlager, Kochutensilien, Uniformen oder Wäsche. Trennen Sie Ihr Inventar nach Artikeln, die in verschiedenen Bereichen des Restaurants zu finden sind, z. B. im hinteren Teil des Hauses oder in der Küche, im vorderen Teil des Hauses und in der Bar.
Der Lebensmittelbestand besteht aus allen Artikeln oder Rohstoffen, die zur Herstellung der einzelnen Menüpunkte verwendet werden, auch bekannt als Fertigwaren. Wenn Sie Lebensmittel kaufen, werden sie in der Bilanz Ihres Restaurants als Vermögenswert ausgewiesen, solange sie sich in Ihrem Restaurant befinden. Sobald Sie sie verkaufen, werden sie Teil der Herstellungskosten oder der Kosten der verkauften Waren und werden als Aufwand kategorisiert.
Ihre COGS-Berechnung setzt sich aus dem Inventar Ihres Restaurants zusammen. Um Ihre COGS zu ermitteln, lautet die Gleichung COGS= Anfangsbestand + eingekaufter Bestand - Endbestand.
Um Ihren Nettogewinn zu ermitteln, subtrahieren Sie Ihre COGS und Arbeitskosten von Ihrem Umsatz und addieren dann die gesamten Betriebskosten. Nettogewinn = Bruttogewinn (Gesamtumsatz - COGS) - Arbeitskosten + Gesamtbetriebskosten.
Niedrigere COGS bedeuten einen höheren Nettogewinn. Um Ihre COGS zu senken, müssen Sie mehr Vorräte aufbewahren, weniger Vorräte kaufen oder Wege finden, Ihre Lebensmittelkosten zu senken. Sie können dies tun, indem Sie eine effektive Bestandsverwaltung praktizieren.
Es gibt viele Möglichkeiten, die Buchhaltung eines Restaurants zu führen und die finanzielle Situation Ihres Betriebs zu verfolgen. Sie sollten eine Restaurantbilanz führen, die Ihre Vermögenswerte, Verbindlichkeiten und Ihr Eigenkapital zu einem bestimmten Zeitpunkt misst, eine Kapitalflussrechnung, die Ihren Cashflow misst, und eine Gewinn- und Verlustrechnung oder GuV, die Ihre Einnahmen, Ausgaben und Ihren Gewinn in einem bestimmten Zeitraum misst.
Eine zusätzliche Möglichkeit, Ihre finanzielle Situation zu überwachen, ist die Verwendung einer Umsatztabelle für Restaurants. Ein Restaurantverkaufsblatt ist eine MS Excel-Tabelle, mit der Sie Ihre täglichen, wöchentlichen, monatlichen oder vierteljährlichen Verkäufe verfolgen können. Sie können Ihre täglichen Umsätze und Einzahlungen verfolgen, die Sie von Ihrem Kassensystem gemeldet bekommen.
Oftmals können Sie mit Ihrem POS-System einen täglichen Umsatzbericht erstellen, in dem Sie Ihre Bargeld- und Kreditkartenumsätze sowie eine Zusammenfassung der Umsätze nach Kategorien (Lebensmittel, Getränke, Alkohol usw.) finden. Diese Informationen können Sie dann in eine Excel-Tabelle eingeben und dort zusammenfassen. Sie können Ihre Umsätze auf verschiedene Arten aufschlüsseln, nach Kategorie oder sogar nach einzelnen Gerichten.
Die Kenntnis Ihrer regelmäßigen Umsatzzahlen ist der Schlüssel zum Verständnis Ihrer Finanzen und des Zustands Ihres Restaurantbetriebs.
Sobald Sie Ihre Umsätze kennen, sollten Sie sie in eine regelmäßige GuV-Rechnung eintragen.
Eine Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) für ein Restaurant ist die Gewinn- und Verlustrechnung des Restaurants. Sie enthält die Einnahmen und Ausgaben eines Restaurants in einem bestimmten Zeitraum und zeigt die vom Umsatz abgezogenen Kosten sowie den Brutto- und Nettogewinn.
Die Gewinn- und Verlustrechnung gibt Ihnen einen Überblick über die finanzielle Situation Ihres Restaurants über einen bestimmten Zeitraum hinweg und zeigt, ob Sie rentabel sind oder nicht. Die Gewinn- und Verlustrechnung ist vielleicht das wichtigste Finanzdokument in Ihren Buchhaltungsunterlagen.
Einige Schlüsselzahlen Ihrer Gewinn- und Verlustrechnung sind Ihre Kosten bzw. Ausgaben. Dazu gehören die direkten Kosten, d. h. die Kosten für die Herstellung Ihres Produkts, und die indirekten Kosten, d. h. die Kosten, die allgemein für den Betrieb Ihres Unternehmens anfallen. Sie können diese Kosten in Ihrer GuV in Kategorien zusammenfassen.
Einige Kategorien von Restaurantkosten, die sich in einer Gewinn- und Verlustrechnung widerspiegeln, können sein: Herstellungskosten, Personalkosten, Betriebskosten, Werbe- und Marketingkosten, Reparaturen und Instandhaltung, Betriebskosten wie Miete und Versicherung sowie Gemeinkosten des Unternehmens wie Managementgebühren und Franchisegebühren.
Im Folgenden finden Sie eine Aufschlüsselung einiger gängiger Ausgabenbereiche und was darin enthalten ist:
Es gibt viele Möglichkeiten, wie ein Restaurant ein Inventarsystem einführen kann. Restaurants können wählen, ob sie die Inventur mit Stift und Papier und einer Microsoft Excel-Vorlage oder mit einem automatisierten Softwaresystem durchführen.
Zur Verwaltung des Inventars in Excel (oder mit einem Google-Sheet) zählen die Geschäftsleitung oder das zuständige Personal die physischen Bestände der Artikel im Restaurant, notieren sie auf Papier oder Excel-Ausdrucken und geben die Zählung der Lebensmittelbestände in eine Inventurvorlage für das Restaurant im Backoffice ein, um die Lebensmittelkosten zu berechnen und neue Bestellungen aufzugeben. Eine typische Inventurvorlage für ein Restaurant enthält eine Liste von Artikeln, deren Mengeneinheit, Menge, Stückpreis und Gesamtkosten.
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Auch wenn Sie für den Anfang eine Excel-Tabelle für das Restaurantinventar verwenden möchten, sollten Sie bedenken, dass dies auf lange Sicht kein ideales Verfahren ist. In der Branche gibt es den Begriff "Tod durch Excel" - die Verwendung von Excel für die Verwaltung des Inventars in Ihrem Restaurant ist umständlich und langwierig, willkürlich und anfällig für menschliche Fehler - selbst wenn Sie eine einheitliche Inventarvorlage erstellen, die von allen verwendet werden muss. Wir werden die Grenzen von Excel und Stift und Papier später in diesem Artikel erörtern.
Lassen Sie uns einige bewährte Verfahren der Bestandsverwaltung untersuchen.
Erstellen Sie einen einheitlichen Zeitplan für eine regelmäßige Bestandszählung. Für verschiedene Arten von Zutaten gibt es unterschiedliche Intervalle für die Bestandsaufnahme, z. B. täglich, wöchentlich oder monatlich. Verderbliche Waren sollten Sie häufiger überprüfen.
Ein Restaurant sollte täglich eine Inventur der Lebensmittel durchführen, zumindest der 10 bis 15 wichtigsten Posten, die seine Lebensmittelkosten ausmachen, wenn nicht sogar aller Lebensmittelprodukte. Eine tägliche Inventur wird sowohl für große als auch für kleine Restaurants empfohlen. Sie sollten auch täglich eine Bestandsaufnahme Ihres Barinventars durchführen.
Ein Restaurant sollte außerdem so oft wie möglich eine vollständige Inventur durchführen, wenn Sie Artikel bestellen. Wenn Sie regelmäßig fünfmal pro Woche etwas bestellen, sollten Sie vor der Bestellung eine Inventur durchführen, um die Menge zu ermitteln, die Sie kaufen müssen. Führen Sie mindestens einmal pro Woche eine Inventur aller Lebensmittel durch, um die Kosten für Lebensmittel und Getränke im Griff zu behalten.
Führen Sie eine monatliche Inventur durch, um die Selbstkosten für Ihre Gewinn- und Verlustrechnungen zu berechnen, einschließlich Ihrer Lebensmittel, Zutaten, Spirituosen und Reinigungsmittel. Zusätzlich können Sie Ad-hoc-Inventurkontrollen für bestimmte Artikel durchführen, um Fehlmengen, Überschüsse und Diebstahl zu ermitteln.
Im Folgenden finden Sie einige weitere Tipps für eine effektive Bestandskontrolle:
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Wenn Sie ein neuer Restaurantbesitzer sind oder gerade mit einer regelmäßigen Bestandsverwaltung begonnen haben, kann der Prozess etwas entmutigend wirken.
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Diese Methode der Excel-Verfolgung ist gut geeignet, um sich mit der Bestandsverwaltung vertraut zu machen. Wenn Sie jedoch wachsen und sich vergrößern, werden Sie die Bestandsaufnahme mit Excel und Stift und Papier aufgeben und eine Softwarelösung verwenden wollen. Im nächsten Abschnitt werden wir einige Einschränkungen eines analogen Systems untersuchen.
Das Inventarverzeichnis für Restaurants ist ein guter Anfang, um ein Gefühl dafür zu bekommen, wie man das Inventar einfach erfasst. Sobald Sie sich mit dem Prozess vertraut gemacht haben und Ihr Restaurant wächst, werden Sie jedoch von der Verwendung von Stift und Papier und Excel für die Bestandsverwaltung abrücken wollen.
Die Verwendung von Stift und Papier, Tabellenkalkulationen, Inventarisierungsformularen, Bewertungen, Checklisten und Tabellenkalkulationen für das Barinventar hat viele Nachteile und Einschränkungen.
Die Verwendung von Tabellenkalkulationen und Papierlösungen für die Bestandsaufnahme ist umständlich, zeitaufwändig und anfällig für menschliche Fehler. Die Mitarbeiter brauchen Stunden pro Woche, um den Bestand zu zählen, die Daten auf Papier zu notieren und sie in Zahlen in mehreren Tabellenkalkulationen umzuwandeln. Da dieser Prozess sehr mühsam ist, suchen Ihre Mitarbeiter vielleicht nach Abkürzungen oder schätzen die Zahlen nach Augenmaß.
Ein analoges System zur Bestandsaufnahme mit Stift und Papier ist ebenfalls nicht skalierbar. Es ist nicht einfach, die benötigten Daten zu finden, und es ist schwierig, alle relevanten Informationen zusammenzuhalten. Bei Aufzeichnungen auf Papier kann es leicht passieren, dass Sie Lebensmittel oder Getränke verschütten und die Daten ohne jegliche Sicherungskopie verloren gehen. Mit einem Softwaresystem können Sie Sicherungskopien Ihrer Daten anlegen, so dass Sie immer eine Kopie davon haben, falls etwas passiert.
Außerdem fehlt es an einem zentralen System und an der Zugänglichkeit. Sie müssen mehrere Tabellenkalkulationen führen und die Daten miteinander verknüpfen. Mehrere Personen, die eine Bestandsaufnahme durchführen, erstellen möglicherweise verschiedene Versionen derselben Tabelle mit widersprüchlichen Informationen.
Mit einem analogen System können Sie nicht so einfach zusammenarbeiten oder Änderungen an Ihrem Inventar vornehmen, wenn Ihr Restaurant oder Ihre Gruppe von Restaurants wächst, da es kein zentrales System gibt, das unternehmensweit aktualisiert werden kann. Mit einer Softwarelösung können Sie problemlos Änderungen an einem zentralen System vornehmen, ohne sich Gedanken über mehrere Versionen von Tabellenkalkulationen machen zu müssen, die im Umlauf sind.
Eine vollwertige Inventarsystemlösung wie MarketMan bietet Ihnen alle Vorteile einer Softwarelösung - ein zentrales System, mehr Zuverlässigkeit, Gebruiksgema und eine geringere Wahrscheinlichkeit für menschliche Fehler.
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MarketMan rationalisiert auch den Prozess der Bestandszählung. Sie können Bestandszählungen auf mobilen Geräten durchführen, was einfacher zu handhaben ist als Stift und Papier und mehr Zugänglichkeit bietet. Mehrere Benutzer können gleichzeitig Inventuren durchführen, und Ihre Lagerbestände werden im gesamten System aktualisiert.
Das System warnt Sie auch, wenn Ihr Lagerbestand unter dem Nennwert liegt, so dass Sie sofort neue Bestellungen aufgeben können. Sie können Ihr Inventar proaktiv verwalten, damit Ihnen nicht die Zutaten ausgehen, die Sie für Ihren Verkauf benötigen.
Außerdem können Sie Abfall und Diebstahl leicht nachverfolgen und so den Schwund reduzieren. Dadurch werden unvorhergesehene Kosten reduziert. Wenn Sie die Nutzung Ihres Inventars mit MarketMan überwachen, können Sie Ineffizienzen erkennen und Korrekturen vornehmen, um die Lebensmittelkosten zu senken und den Gewinn zu maximieren.
MarketMan verfügt über robuste Berichtsfunktionen, mit denen Sie Ihre Lebensmittelkosten detailliert aufschlüsseln, verwertbare Erkenntnisse gewinnen und intelligentere Geschäftsentscheidungen treffen können. Zwei der gebräuchlichsten Berichte sind der COGS- und Bruttogewinnbericht und der Bericht über tatsächliche und theoretische (Abweichungen).
Der COGS- und Bruttogewinnbericht liefert Ihnen wichtige Erkenntnisse, die Ihnen helfen, die Lebensmittelkosten zu senken und den Gewinn zu steigern.
Der Bericht über die Herstellungskosten und Bruttogewinne verwendet Ihre aggregierten Einkaufsdaten, Bestandszählungen und aggregierten Verkaufsdaten, um Ihnen die Herstellungskosten und Bruttogewinne zu nennen.
Sie können Ihre Einnahmen und Herstellungskosten auch nach den verschiedenen Einnahmequellen in Ihrem Restaurant aufschlüsseln. Die Einnahmen geben Aufschluss über die erzielten Umsätze, die Herstellungskosten über die Kosten für Zutaten und Lebensmittel. Sie können sehen, welche Kategorien oder Artikel (z. B. Molkereiprodukte, Obst und Gemüse, Nudeln usw.) Ihre Zahlen in die Höhe treiben.
So erhalten Sie einen Überblick über die Effizienz und die Nutzung des Inventars im Unternehmen. Sie können auch herausfinden, welche Bereiche Ihres Restaurants mehr Kosten oder Umsatz verursachen, und entsprechend handeln.
Der Bericht Ist vs. Theoretisch (Abweichungsbericht) ist eine Vergleichsübersicht, die Abweichungen zwischen dem theoretischen Verbrauch und dem tatsächlichen Verbrauch aufzeigt. In diesem Bericht können Sie die Differenz zwischen Ihren theoretischen und tatsächlichen Kosten feststellen und sehen, was die Ursache für die Differenz ist.
Indem Sie Ihre Verkaufsdaten mit den Bestandszahlen für einen bestimmten Zeitraum vergleichen, können Sie feststellen, ob Produkte zweckentfremdet werden, die nicht ihrem eigentlichen Zweck - der Versorgung der Kunden - zugeführt werden. Anhand dieses Berichts können Sie herausfinden, ob Sie ein Problem mit Verschwendung, Überportionierung oder Diebstahl haben.
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Ein effektives Bestandsmanagement ist entscheidend für die Rentabilität, das Wachstum und die finanzielle Gesundheit eines Restaurants. Wenn Sie die bewährten Verfahren und Tipps in diesem Artikel befolgen und in MarketMan als Ihre Softwarelösung für die Bestandsverwaltung im Restaurant investieren, werden Sie Ihr Restaurant auf Erfolgskurs bringen.
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