Wie man die Personalkosten im Restaurant kontrolliert (und sogar senkt)

Menschen sind das Herzstück des Gastgewerbes. Von innovativen Köchen, die neue Gerichte kreieren, bis hin zu Servicekräften an der Front der Kundenbeziehungen – die Mitarbeiter eines Restaurants sind die Säulen, die Ihre Marke tragen – und das gilt auch für die Personalkosten im Restaurant. Letztendlich müssen Sie Ihre Mitarbeiter belohnen, wenn Sie die besten Leute in Ihrem Restaurant haben wollen. Insbesondere auf dem heutigen Arbeitsmarkt reicht der Mindestlohn nicht immer aus, um die besten Talente anzuziehen. Es ist ein Arbeitnehmermarkt, und qualifizierte Arbeitskräfte sind mit Personalkosten verbunden. Nicht nur in Bezug auf Löhne, sondern auch die Kosten für einen gründlichen Einstellungsprozess, Schulung und Einarbeitung sowie Leistungspakete wie Krankenversicherung und bezahlten Urlaub.

Ihr Personalkostenanteil im Restaurant macht wahrscheinlich einen erheblichen Teil Ihrer Betriebskosten aus, aber Ihre gesamten Personalkosten können je nach Faktoren wie Ihrer Betriebsart, den Arbeitsgesetzen an Ihrem Standort und Ihrem Gesamtumsatz variieren.

Warum sind Personalkosten im Restaurant eine so wichtige Kennzahl?

In der Restaurantbranche arbeiten Unternehmen typischerweise mit geringen Gewinnmargen, hohen Wareneinsatzkosten (COGS) und direkten Personalkosten. Dies macht es umso wichtiger, Ihren Personalkostenanteil genau im Auge zu behalten. Ähnlich wie beim Wareneinsatzanteil berücksichtigt der Personalkostenanteil die fixen Kosten (z. B. Gehälter) und variablen Kosten (z. B. bezahlte freie Tage) der Arbeitskraft als Prozentsatz des Bruttogewinns oder des Gesamtumsatzes.

Als Restaurantbetreiber müssen Sie die Personalkosten in die Menüpreise einkalkulieren, um sicherzustellen, dass Sie genügend Einnahmen erzielen, um nicht nur den Wareneinsatz und die direkten Kosten, sondern alle Kosten Ihres Restaurants, einschließlich Personal und Gemeinkosten, zu decken. Ebenso können arbeitsintensivere Gerichte wie Steaks, die auf Bestellung zubereitet werden müssen, entsprechend bepreist werden.

Wie berechnet man Personalkosten in einem Restaurant?

Personalkosten machen typischerweise zwischen 30 % und 35 % Ihres Umsatzes aus, wobei dies je nach Restauranttyp variieren kann. Zum Beispiel geben Fast-Casual-Restaurants möglicherweise weniger für Personal aus als gehobenere Restaurants, da sie einen geringeren Tischservice bieten und die Gerichte in der Regel schneller und weniger komplex zuzubereiten sind. Eine Studie von BDO skizziert den typischen Personalkostenanteil verschiedener Restaurantstile:

• Schnellrestaurant: 32%
• Fast-Casual: 29%
• Casual Dining: 34%
• Gehobenes Casual Dining: 31%

Tatsächliche Personalkosten können umfassen:

• Gehälter und Löhne, einschließlich Überstunden
• Einstellungsprozesse, Schulung und Einarbeitung
• Boni und andere Anreize
• Lohnsteuern
• Krankenversicherung
• Bezahlte Ausfallzeiten für Urlaub und Krankheitsurlaub

Addieren Sie all dies, um Ihre gesamten Personalkosten zu ermitteln.

Es gibt zwei Möglichkeiten, den Personalkostenanteil im Restaurant zu berechnen: Personal als Prozentsatz des Umsatzes und Personal als Prozentsatz der gesamten Betriebskosten.

Ihre Personalkosten als Prozentsatz des Umsatzes sind Ihre tatsächlichen Personalkosten geteilt durch Ihren Umsatz. Berechnen Sie Ihre gesamten Personalkosten und teilen Sie diese dann durch den Umsatz für einen bestimmten Zeitraum:

Gesamte Personalkosten / Gesamtumsatz = Personalkostenanteil am Umsatz

Ihre Personalkosten als Prozentsatz der gesamten Betriebskosten sind Ihre tatsächlichen Personalkosten geteilt durch Ihre gesamten Betriebskosten. Ihre gesamten Betriebskosten umfassen Personal, Lebensmittel und andere Wareneinsatzkosten, Miete, Nebenkosten, Steuern, Marketing und alle anderen Kosten, die mit dem Betrieb Ihres Restaurants verbunden sind:

Gesamte Personalkosten / Gesamte Betriebskosten = Personalkostenanteil an den Betriebskosten

Sie können Ihren Personalkostenanteil auch pro Stunde berechnen, indem Sie die gesamten Personalkosten für einen bestimmten Zeitraum addieren und dann durch die Anzahl der Restaurantbetriebsstunden in diesem Zeitraum teilen. Die Kenntnis Ihres Personalkostenanteils pro Stunde kann eine gute Möglichkeit sein, zukünftige Personalkosten zu budgetieren und zukünftige Ausgaben zu prognostizieren.

Gesamte Personalkosten / Betriebsstunden = Personalkostenanteil pro Stunde

Die Prime Cost – Wareneinsatzkosten plus Personalkosten – kann auch verwendet werden, um ein Maß für die Effizienz und die allgemeine finanzielle Gesundheit Ihres Restaurants zu erhalten. Personal, Lebensmittel und andere Betriebskosten, wie z. B. Miete, bilden Ihre gesamten Betriebskosten. Zusammen sollten sie etwa 60 % des Gesamtumsatzes ausmachen.

Wie man Personalkosten im Restaurant verwaltet, kontrolliert und senkt

Die letzten Jahre waren von steigenden Personalkosten geprägt, die mit pandemiebedingtem Personalmangel und steigenden Lebensmittelkosten aufgrund von Lieferkettenproblemen einhergingen. Restaurantbesitzer und -manager waren gezwungen, die Menüpreise zu erhöhen oder die Personalkosten mit weniger Mitarbeitern pro Schicht zu kontrollieren. Personalplanungssoftware kann Ihnen auf verschiedene wichtige Weisen helfen, die Personalkosten im Restaurant und die gesamten Restaurantkosten zu kontrollieren.

Kategorisierung der Arbeitskosten

Ihre Personalplanungssoftware sollte in der Lage sein, die Arbeitsproduktivität basierend auf Arbeitsstunden, Schichtzeiten und Umsatz zu berechnen. Doch wie viel sagt Ihnen das über die Leistung einzelner Abteilungen aus?

Mithilfe von Personalplanungssoftware können Sie Mitarbeiter in Teams kategorisieren — zum Beispiel Service (Front of House), Küche (Back of House) und Management — um Probleme basierend auf den Arbeitskosten einzelner Teams detailliert zu analysieren und zu lokalisieren. Während die gesamten Arbeitskosten steigen mögen, können Sie genau sehen, wohin diese zusätzlichen Ausgaben in Ihrem Restaurant fließen, und feststellen, ob Änderungen an Aufgaben und Prozessen vorgenommen werden müssen.  

Prädiktive Personalplanung

Eine Möglichkeit, die gesamten Arbeitskosten zu senken, besteht darin, Schichten regelmäßig neu zu bewerten und eine prädiktive Personalplanung basierend auf der vergangenen Leistung, den Verkaufszahlen und den Anforderungen des Personalmanagements zu nutzen. Personalplanungssoftware hilft Ihnen, Ihr Restaurantpersonal zu optimieren, um das Beste aus Ihren Mitarbeitern herauszuholen. Behalten Sie potenzielle Überstunden im Auge und nutzen Sie Planungssysteme, um zu überwachen, ob Mitarbeiter zu früh oder zu spät einstempeln.

Mitarbeiterzufriedenheit

Mitarbeiterengagement ist ein Schlüsselbestandteil der Mitarbeiterbindung. Investitionen in die Mitarbeiterschulung können das Engagement und die Loyalität sowie die Arbeitsleistung verbessern.

Personalplanungssoftware kann nachverfolgen, welche Mitarbeiter welche Schulungen erhalten haben. Dies kann auch für Compliance-Zwecke genutzt werden, zum Beispiel um zu verfolgen, wann Mitarbeiter zuletzt eine obligatorische Lebensmittelhygienezertifizierung erhalten haben, und kann die Querskillung fördern, sodass Sie mehr Verfügbarkeit und Flexibilität bei der Dienstplanung haben.

Software-Integration

Die Integration mit anderer Restaurant-Technologie-Software, wie Kassensystemen (POS) und Bestandsmanagement, kann die Arbeitskosten im Restaurant senken, indem Prozesse konsistenter gestaltet werden. Dies kann alltägliche Aufgaben einfacher, schneller und effizienter machen, sodass weniger Mitarbeiter in jeder Rolle benötigt werden. Diese verbesserte Effizienz hat auch den Nebeneffekt, die Mitarbeiterzufriedenheit zu steigern, was wiederum die Mitarbeiterfluktuation und die Einstellungskosten reduziert.

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Das Gastgewerbe ist ein menschenzentriertes Geschäft. Von arbeitsintensiven Küchenrollen (BOH) bis hin zu kundenorientierten Servicerollen (FOH) müssen Mitarbeiter im Mittelpunkt jedes Restaurantbetriebs stehen. Dies spiegelt sich in den Budgets wider: Arbeitskosten machen typischerweise einen der höchsten Ausgabenanteile in Gastronomiebetrieben aus. Es gibt jedoch Möglichkeiten, die Arbeitskosten in Restaurants zu verwalten und zu kontrollieren. Von der Bindung und Zufriedenheit der Mitarbeiter und der Verringerung der Fluktuation bis hin zu fortschrittlicher prädiktiver Personalplanungssoftware, die Schichten schlank und effizient hält, ist Technologie führend, wenn es um das Personalmanagement in Restaurants geht.

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