Der umfassende Leitfaden zu Restaurantkosten

Ein Restaurant zu eröffnen und zu betreiben, ist ein aufregendes Abenteuer, das viel Zeit, Mühe und Willenskraft erfordert. Sie müssen eine Speisekarte erstellen, von der Ihre Kunden bestellen möchten, Ihre Mitarbeiter effektiv führen, um Gerichte zu produzieren, die Ihren Standards entsprechen, und Ihre Kosten kontrollieren, um ein gesundes Geschäftsergebnis zu erzielen. Das Verstehen und Kontrollieren von Kosten ist einer der wichtigsten Aspekte bei der Führung eines Restaurants. Restaurantkosten und -ausgaben sind jedoch oft verwirrend oder werden missverstanden. Wir haben diesen Leitfaden zusammengestellt, um Restaurantkosten, Ausgaben und gängige Begriffe aufzuschlüsseln und Ihnen zu helfen zu verstehen, wofür Ihr Restaurant Geld ausgibt und wie Sie dies nachverfolgen können.

Was sind Restaurantkosten?

Restaurantkosten sind Ausgaben, die mit der Eröffnung und dem Betrieb Ihres Unternehmens verbunden sind. Sie beziehen sich meist auf Gründungskosten, umfassen aber auch Betriebskosten, die für die Führung eines Unternehmens unerlässlich sind. Dies sind Ihre Inputs, die Dinge, die Sie benötigen, um Ihre Restauranttüren jeden Arbeitstag zu öffnen. Kosten sind Ihre Vermögenswerte, daher erscheinen sie nicht in Ihrer Gewinn- und Verlustrechnung, sondern als Vermögenswerte.

Mit anderen Worten, eine Kostenposition ist der „Betrag, der vom Unternehmen zum Erwerb eines Vermögenswerts oder zur Schaffung von Vermögenswerten aufgewendet wird“. Es ist das, was Sie ausgeben, um Ihr Restaurant zu eröffnen und Ihre Mahlzeiten zuzubereiten. Das Verständnis der Restaurantkosten ist entscheidend für die Durchführung einer Break-Even-Analyse Ihres Restaurants.

Restaurantkosten vs. Ausgaben

Kosten ähneln Ausgaben insofern, als sie sich auf Geld beziehen, das Ihr Unternehmen für den Betrieb aufwendet. In der Buchhaltung stellen sie jedoch unterschiedliche Posten dar. Typischerweise beziehen sich Ausgaben auf Geld, das zur Erzielung von Einnahmen aufgewendet wird, während sich Kosten auf Geld beziehen, das für den Betrieb und die Instandhaltung Ihres Unternehmens ausgegeben wird. Machen Sie sich keine Sorgen, wenn dies verwirrend erscheint; die Unterschiede können schwer zu erkennen sein.

Beispiel 1: Nebenkosten vs. Miete

Nebenkosten sind laufende Kosten für Ihr Unternehmen, da es der Preis ist, den Ihr Restaurant zahlen muss, um die Lichter anzulassen, Ihre Geschirrspüler zu betreiben und Ihr Essen zuzubereiten. Miete hingegen ist eine Ausgabe, da es ein Preis ist, den Sie monatlich zahlen, um an einem bestimmten Standort zu operieren (und Einnahmen zu generieren).

Beispiel 2: Löhne vs. Gehaltsabrechnung

Ein Lohn ist eine Kostenposition, da es der Preis ist, den Sie für Arbeitskraft zahlen. Personalkosten (Payroll expenses) sind die Summe aller Ihrer Löhne und Gehälter, die der Preis sind, den Sie für die Zubereitung der Gerichte auf der Speisekarte zahlen.

Arten von Restaurantkosten

Die Mehrheit Ihrer Restaurantkosten sind einmalige oder nicht wiederkehrende Zahlungen. Allerdings (und hier werden Kosten oft mit Ausgaben verwechselt) fallen einige Kosten wiederkehrend an, da sie sich auf den Geschäftsbetrieb beziehen. Daher werden Kosten in drei Kategorien unterteilt: Fixkosten, variable Kosten und semi-variable Kosten.

Fixkosten

Fixkosten beziehen sich auf Kosten, die von Monat zu Monat nicht schwanken. Fixkosten unterscheiden sich von einmaligen Ausgaben, wie dem Austausch von Geräten. Beispiele hierfür sind

• Miete/Hypothek
• Gehälter
• Versicherung

Variable Kosten

Variable Kosten ändern sich von Monat zu Monat. Diese Kosten sind schwerer zu budgetieren und vorherzusagen. Beispiele hierfür sind

• Lebensmittel
• Nebenkosten
• Marketing

Semi-variable Kosten

Semi-variable Kosten sind solche, die vorhergesagt und kontrolliert werden können, aber auch je nach Bedarf oder Nutzung schwanken können. Das bemerkenswerteste Beispiel ist die Arbeitskraft: Sie können die Kosten für festangestellte Mitarbeiter vorhersagen und Pläne für Löhne erstellen, aber die geleisteten Arbeitsstunden sind immer noch von Natur aus variabel.

Gründungskosten für Restaurants

Die Eröffnung eines Restaurants bringt andere Kosten mit sich als dessen kontinuierlicher Betrieb. Es gibt keine feste Zahl dafür, wie teuer die Eröffnung eines Restaurants sein kann, da Faktoren wie Miete, Ausstattung, Quadratmeterzahl und Lebensmittelkosten stark variieren können. Eine Umfrage deutet darauf hin, dass die Gründungskosten zwischen 150.000 und 750.000 US-Dollar liegen können.

Wie bei jedem Unternehmen umfassen die Gründungskosten eine Mischung aus Finanz- und Baukosten sowie erstmalige Anschaffungen von Ausrüstung, Arbeitskraft und Inventar. Hier sind einige gängige Gründungskosten.

Gewerbefläche mieten oder kaufen

Das Mieten oder Kaufen von Gewerbeflächen macht oft einen großen Teil Ihrer Anfangsinvestition aus. Die Unterzeichnung eines gewerblichen Mietvertrags erfordert in der Regel eine langfristige Bindung von mindestens drei Jahren, zusätzlich zu einer Kaution, die normalerweise mindestens drei Monatsmieten beträgt.

Der Kauf von Gewerbeflächen ist eine andere Angelegenheit. Anzahlungen liegen, ähnlich wie bei einem Wohnhaus, zwischen 15 % und 40 %. Hinzu kommen Abschluss- und Maklergebühren. Diese Kosten hängen vollständig von Ihrem Standort und dem Preis pro Quadratfuß ab.

Bau und/oder Renovierung

Nach der Sicherung einer Fläche fallen wahrscheinlich Bau- und Renovierungskosten an. Dazu gehören Schreinerarbeiten, Sanitärinstallationen, Elektroarbeiten und Innenarchitektur. Diese Kosten variieren je nach Stil, Einrichtung und Dekor Ihres Restaurants. Wenn Sie Gewerbeflächen mieten, die zuvor nicht für die Lebensmittelzubereitung genutzt wurden, kann ein zusätzlicher Umbau erforderlich sein, um eine Küche mit den richtigen Anschlüssen für Geräte einzurichten.

Erstausstattung und Geräte

Lieferungen und Ausrüstung sind das A und O Ihres Restaurants. Sie müssen berücksichtigen, welche Art von Geräten, Ausrüstung und Arbeitsstationen für Ihre Vorbereitung und das Anrichten benötigt werden. Da es sich um Gründungskosten handelt, ist es wichtig, kurz- und langfristig zu denken.

Bei Artikeln, die regelmäßig ersetzt werden müssen, beginnen Sie mit dem, was Sie für den ersten Monat benötigen (es sei denn, der Großeinkauf ist sinnvoll). Bei Geräten wie Küchenmaschinen und Grundausstattung wie Besteck, Messern und Pfannen kaufen Sie das, was Sie für einen absehbaren Zeitraum benötigen – es sei denn, Sie planen, diese ebenfalls häufig zu ersetzen.

Personalkosten

Die anfänglichen Personalkosten umfassen die Einstellungskosten für festangestellte und stundenweise beschäftigte Mitarbeiter sowie die Löhne und Gehälter des ersten Monats. Die Personalkosten variieren im Laufe der Zeit, daher basieren die Gründungskosten hauptsächlich auf der Einstellung des Personals, das Sie für die Eröffnung benötigen.

Marketing

Dieser Teil ist entscheidend. So gewinnen Sie Ihre ersten Kunden, die maßgeblich zu Ihrem Erfolg beitragen werden.

Die anfänglichen Marketingkosten umfassen Flyer, physische und digitale Anzeigenplatzierungen, Social-Media-Beiträge und Beschilderungen. Sie können sogar mit Influencern zusammenarbeiten oder ein Event rund um Ihre große Eröffnung veranstalten.

Software und Technologie

Restaurant-Software ist für die Verwaltung Ihres Betriebs von immenser Bedeutung. Durch eine frühzeitige Investition in Technologie können Sie die Effizienz steigern, schneller skalieren und Kosten sparen. Buchhaltung, Bestandsverwaltung, Personalmanagement, Mitarbeiterverwaltung und Marketingkommunikation können und sollten automatisiert oder über Software verwaltet werden.

Warenbestand des ersten Monats

Bevor Sie Ihre Türen öffnen, benötigen Sie einen Warenbestand. Deshalb wird allgemein empfohlen, den Warenbestand des ersten Monats in Ihre Gründungskosten einzubeziehen. Dies verschafft Ihnen eine gute Ausgangsbasis, bevor Ihre Warenlieferungen beginnen.

Versteckte Restaurantkosten

Bei der Eröffnung eines Restaurants gibt es immer versteckte Kosten. Vielleicht geht bei der Installation etwas kaputt, oder ein Teil des Warenbestands verdirbt vor der Eröffnung, oder es gibt Baupannen. Was auch immer es sein mag, seien Sie auf unerwartete Turbulenzen in Ihrem Budget vorbereitet.

Sie müssen jedoch nicht zur Sauerstoffmaske greifen. Gemäß Murphys Gesetz sollten Sie nicht zu viel Zeit damit verbringen, für alles zu budgetieren, was schiefgehen könnte.

Typische monatliche Kosten

Je nach Art und Größe Ihres Restaurants können unterschiedliche Betriebskosten anfallen. Beispielsweise hat ein asiatischer Fusion-Food-Truck andere Betriebskosten als ein High-End-Sushi-Restaurant. Im Allgemeinen gibt es jedoch (ungefähr) sechs Kategorien von Restaurantkosten:

1. Finanzielles: Darlehen, Kautionen, Miete
2. Personal: Löhne, Gehälter und Sozialleistungen
3. Lebensmittel: Warenbestand und Rohstoffe
4. Nebenkosten: Strom, Heizung, Wasser
5. Ausrüstung: Verbrauchsmaterialien, Geräte
6. Software: Kassensystem (POS), Personalmanagement, Buchhaltung

Personal, Lebensmittel, Miete und Nebenkosten sind die bedeutendsten Kostenkategorien für Restaurants.

Kontrolle der Personalkosten im Restaurant

Personalkosten umfassen alles, was Sie für die Beschäftigung einer Person bezahlen. Dazu gehören Löhne, Gehälter, Versicherungen, Sozialleistungen und Schulungen. Die Kontrolle der Personalkosten erfordert eine Kombination aus Bindungsstrategien, Aufgabenautomatisierung und Kreativität. Tatsächlich kostet es mehr, einen Mitarbeiter zu ersetzen, als ihn einzustellen, und ein Personalmangel kann die Effizienz erheblich beeinträchtigen.

Die Automatisierung von Aufgaben durch Software wie Ihr Kassensystem (POS) kann dazu beitragen, Personalkosten zu sparen und die Effizienz Ihres Front- und Back-of-House-Personals zu verbessern.

Lebensmittelkosten im Blick behalten

Nach den Personalkosten sind die Lebensmittelkosten die bedeutendsten Kosten in Ihrem Restaurant. Lebensmittelkosten sind im Wesentlichen die Kosten, die Ihrem Restaurant für die Zubereitung eines Gerichts ohne Berücksichtigung der Arbeitskosten entstehen. Sie bestimmen im Grunde, wie viel jede Zutat – oder jeder Input – bei der Zubereitung einer Mahlzeit kostet.

Es gibt drei Möglichkeiten, Ihre Lebensmittelkosten zu verstehen: nach Rezept, nach Monat und nach Restaurant (wenn Sie mehrere Standorte haben). Das Verständnis Ihrer Lebensmittelkosten kann Ihnen helfen, Ihre Menüpreise zu optimieren und herauszufinden, wie viel Lagerbestand Sie zu einem bestimmten Zeitpunkt vorhalten sollten. Die Lebensmittelkosten können Ihnen auch Einblicke in Ihre Lieferanten geben, sodass Sie feststellen können, ob Sie die besten Preise erhalten oder ob Sie einen anderen Anbieter für eine bestimmte Zutat finden müssen.

Verständnis der Betriebskosten

Betriebskosten sind der Preis, den Sie zahlen, um den Betrieb aufrechtzuerhalten. Typischerweise umfassen sie Strom, Heizung und Wasser. Es ist entscheidend, Ihre Betriebskosten im Griff zu behalten, da eine unerwartete Gasrechnung tiefer in Ihr Ergebnis eingreifen könnte, als Sie erwarten.

Energieeffiziente Geräte, Isolierung und Luftzirkulation können ebenfalls dazu beitragen, die Betriebskosten zu senken. Ebenso können die Implementierung abfallreduzierender Verfahren wie das Ausschalten des Lichts beim Verlassen des Raumes, das Geschlossenhalten des Kühlschranks und die Reduzierung des Wasserverbrauchs jeden Monat einen großen Unterschied machen.

Die primären Kosten im Restaurant

Es gibt viele verschiedene Möglichkeiten, Ihre Bilanz zu analysieren, um Kosten zu identifizieren und zu verstehen. Der beste Ausgangspunkt sind jedoch Ihre Primärkosten. Es ist eine einfache Formel, die die beiden bedeutendsten Kosten in Ihrem Restaurant kombiniert: Wareneinsatz und Personalkosten.

Gesamtkosten des Wareneinsatzes + Gesamte Personalkosten = Primärkosten

Sie können Ihre Primärkosten mit Ihrem Gesamtumsatz vergleichen, um eine grobe Schätzung Ihrer Leistung über einen bestimmten Zeitraum zu erhalten. Wenn Sie Ihren Gesamtumsatz durch Ihre Primärkosten teilen, erhalten Sie den Primärkostensatz.

Die gängige Meinung besagt, dass Sie Ihre Primärkosten bei oder unter 60 % halten sollten. Je nach Art Ihres Betriebs können Ihre Kosten höher ausfallen, wenn Sie ein Full-Service-Restaurant mit höheren Personalkosten betreiben, oder etwas niedriger, wenn Sie ein Take-away-Lokal sind. Wenn Ihr Primärkostensatz über 65 % liegt, können Sie Ihr Primärkostenverhältnis, das Verhältnis zwischen Wareneinsatz und Personalkosten, nutzen, um auf einen Blick zu erkennen, wo Reduzierungen erforderlich sind.

Häufige Kosten in Restaurants und wie man sie reduziert

Im Restaurantgeschäft ist die Kostenreduzierung das A und O. Es ist jedoch entscheidend, Kosten zu senken, ohne die Qualität zu mindern. Viele Restaurants haben ähnliche Kosten, auch wenn die zugrunde liegenden Faktoren unterschiedlich sein können.

Lebensmittelverschwendung und Verderb

Lebensmittelverschwendung und Lagerverderb können Ihre Lebensmittelkosten in die Höhe treiben. Studien deuten darauf hin, dass zwischen 4 % und 10 % der Restaurantlebensmittel verschwendet werden, bevor sie den Verbraucher erreichen.

So beheben Sie es:

Die Reduzierung von Lebensmittelverschwendung hängt von einer effektiven Bestandsverwaltung ab. Die Verwendung einer Bestandsverwaltungsplattform für Restaurants wie MarketMan kann Ihnen helfen, zu identifizieren, welche Menüpunkte oder Zutaten zu hohen Kosten beitragen und wo Verschwendung auftreten könnte.

Die Identifizierung, wo Verschwendung auftritt, ist der erste Schritt; der nächste Schritt ist, praktisch darüber nachzudenken, warum sie verschwendet wird. Verwenden Ihre Vorbereitungsköche die richtigen Techniken? Sind Ihre Portionsgrößen zu groß? Kaufen Sie zu viel von einem Artikel, der dann verdirbt, bevor er umgesetzt wird? Eine Analyse Ihrer Bestandsdaten kann helfen, diese Fragen zu beantworten.

Preise zu hoch oder zu niedrig

Wenn die Preise zu hoch oder zu niedrig sind, können Sie Geld bei der Zubereitung eines Gerichts verlieren oder Umsatzeinbußen erleiden, weil die Leute nicht bereit sind, diesen Preis zu zahlen. Eine Fehlkalkulation der Preise kann Ihr Ergebnis erheblich beeinträchtigen und dazu führen, dass Sie Ihre Menügröße reduzieren oder andere Preise erhöhen müssen, um dies auszugleichen.

So beheben Sie es:

Die Menüpreisgestaltung sollte immer auf Ihren Lebensmittelkosten basieren. Wenn Sie verstehen, wie viel es Sie kostet, ein Gericht oder ein Rezept zuzubereiten, können Sie Aufschlag und Nachfrage bewerten. Die Verwendung einer Plattform wie MarketMan kann Ihnen die Lebensmittelkosten für jedes Rezept nach Gericht oder Zutat anzeigen, sodass Sie feststellen können, ob Ihr Preis oder Ihr Rezept angepasst werden muss.

Hohe Einstellungs- und Bindungskosten

Am anderen Ende Ihrer Primärkosten stehen die Personalkosten, und die häufigste Ursache für Personalkosten sind die Kosten für die Einstellung und Bindung eines Mitarbeiters. Ein Lohn mag der Preis für Arbeitskraft pro Stunde oder Abrechnungsperiode sein, aber Personalkosten umfassen auch Schulung, Effizienz und Produktionskapazität. Bei hoher Fluktuation verlieren Sie tatsächlich mehr Geld durch die Neueinstellung von Personal.

So beheben Sie es:

Wenn Sie eine hohe Fluktuation erleben, sollten Sie Austrittsgespräche oder Mitarbeiterbefragungen durchführen, um zu verstehen, warum Mitarbeiter unzufrieden sind oder das Unternehmen verlassen. Wenn Mitarbeiter höhere Löhne wünschen und es mehr kostet, alle paar Monate neue Mitarbeiter einzustellen und zu schulen, dann kann eine Lohnerhöhung langfristig tatsächlich weniger Kosten verursachen.

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Nächste Schritte: Maximierung der Kosteneffizienz in Ihrem Restaurant

Controlling costs in your restaurant is critical to your success. It’s not enough to just lower costs. You want to do it efficiently, and in a way that won’t hamstring your growth or hurt the quality of your experience. Cheaping out on ingredients or running a skeleton crew isn’t always the best way to reduce costs.

What you need most is intelligence: accurate reports on your food costs, menu prices, and more, so you can make data-driven decisions to optimize your restaurant. MarketMan’s industry-leading restaurant management platform can help you centralize all your back-of-house data, starting with your inventory, so you can make the most of your menu and your people.

Die Restaurant-Bestandsverwaltungssoftware von MarketMan wurde entwickelt, um die Bestandskontrolle zu automatisieren, die Lebensmittelkosten zu senken und alle Back-of-House-Aktivitäten zu optimieren. Durch den Wegfall manueller Prozesse ermöglicht MarketMan Gastronomen, intelligenter zu arbeiten, Abfall zu reduzieren und Erkenntnisse für eine verbesserte Rentabilität zu gewinnen. Machen Sie Schluss mit Spekulationen im Restaurantmanagement –buchen Sie noch heuteeine Demo und erleben Sie, wie MarketMan Ihre Betriebsabläufe verbessern kann!

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