Best Practices für die Restaurantinventur: Der ultimative Leitfaden 2022

Nichts kann den Erfolg einer geschäftigen Restaurantschicht so sehr beeinträchtigen wie ein Bestandsengpass. Kunden erklären zu müssen, dass das gewünschte Gericht nicht verfügbar ist, kann peinlich sein und Sie Kunden kosten – nicht nur heute, sondern auch in Zukunft.

Restaurant-Bestandsmanagement-Software und eine ordnungsgemäße Bestandskontrolle können Ihnen helfen, Lagerbestände zu überwachen und zu verfolgen und Sie zu benachrichtigen, wenn ein Bestandteil zur Neige geht, damit Sie ihn nachbestellen können. Ein Bestandsmanagementsystem kann Ihnen auch dabei helfen, das Restaurantinventar besser zu budgetieren und zu kontrollieren, um Überbestellungen und Lebensmittelverschwendung zu vermeiden.

Dieser Artikel zeigt Ihnen, warum Bestandsmanagement für den Geschäftserfolg eines Restaurants so wichtig ist, und stellt Ihnen einige Best Practices für die Restaurantinventur vor.

Die Bedeutung des Restaurant-Bestandsmanagements

Natürlich ist der Umsatz wahrscheinlich die wichtigste Kennzahl, die Sie derzeit verfolgen. Doch Hand in Hand mit dem Umsatz geht die Notwendigkeit, die Restaurantkosten durch Restaurant-Bestandsmanagement zu kontrollieren.

Die Bedeutung des Restaurant-Bestandsmanagements wird deutlich, wenn Sie verstehen, wie viel Lebensmittelverschwendung Ihr Restaurant kostet. Ein gutes Bestandsmanagementsystem kann Ihnen helfen,

• Bestände durch Meldebestände (Par-Levels) und automatisierte Bestellungen zu verwalten, um den Lebensmittelbestand aufrechtzuerhalten
• Lebensmittelkosten zu kontrollieren, indem Sie die Kosten der eingehenden Lieferungen verfolgen und diese mit den verkauften Waren vergleichen
• Verschwendung durch Bestandsverfolgung zu überwachen, um die Ausgaben für Lebensmittel zu reduzieren, die entsorgt werden, bevor sie den Kunden erreichen

Grundlagen des Bestandsmanagements

Die Menge des benötigten Lagerbestands hängt davon ab, wie geschäftig Ihr Betrieb typischerweise ist, von Ihrem Lagerplatz und der Anzahl der wöchentlichen Lieferungen. Als Faustregel gilt jedoch, dass Sie mindestens genügend Bestand vorhalten sollten, um Ihre Verkäufe abzudecken, plus einen kleinen Puffer für Notfälle und Ausschuss. Typischerweise bedeutet dies einen Lagerbestand für etwa fünf bis sieben Tage.

Dann gibt es noch Ihren Lagerumschlag. Wie stellen Sie sicher, dass Ihr Bestand in Bewegung bleibt, um zu verhindern, dass Lebensmittel verderben oder ablaufen, bevor sie verwendet werden?

Hier kommen die PAR-Bestände (Periodic Automatic Replenishment – Periodische Automatische Nachbestellung) im Bestandsmanagement ins Spiel. Dies sind Mindest- und Höchstgrenzen für die Menge jedes Lagerartikels, um Unter- oder Überbestände zu vermeiden.

Ihre Bestandsmanagement-Software sollte es Ihnen ermöglichen, PAR-Bestände für Ihre Inventur festzulegen. Wenn ein Bestandteil den PAR-Bestand erreicht, erhalten Sie eine sofortige Benachrichtigung zur Nachbestellung.

Bestandsmanagement für Effizienz und Kosteneinsparungen

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, wie effektive Bestandsmanagementpraktiken zu verbesserter Effizienz und Kosteneinsparungen führen können. Das ordnungsgemäße Verfolgen, Erfassen und Verwalten des Lagerbestands kann sich beispielsweise auf Ihre Wareneinsatzkosten (COGS) und Ihren Nettogewinn auswirken. Hier sind einige Tipps für ein besseres Bestandsmanagement.

Lean-Bestandsmanagement

Lean-Bestandsmanagement ist die Praxis der gezielten Abfallreduzierung durch sorgfältiges Abgleichen der Lagerbestände, um nur genügend Ware vorrätig zu halten, um die Nachfrage zu decken – und somit Abfall zu reduzieren. Lean-Bestandsmanagement kann Abfall reduzieren, indem es das Risiko der Lagerung von Überbeständen verringert und somit das Risiko des Verderbs aufgrund abgelaufener Waren senkt. Die Reduzierung des jederzeit verfügbaren Lagerbestands senkt auch Ihre Lagerhaltungskosten, da Sie weniger Inventar führen.

FIFO vs. LIFO

FIFO steht für „First In, First Out“ (zuerst rein, zuerst raus). Es ist die Praxis der Lagerrotation, bei der der älteste Bestand zuerst verwendet wird, um das Risiko von verdorbenem oder abgelaufenem Lagerbestand zu reduzieren. LIFO steht für „Last In, First Out“ (zuletzt rein, zuerst raus). Bei LIFO wird der Bestand selten rotiert, da der zuletzt hinzugefügte Bestand auch der erste ist, der verwendet wird. Dies kann für steuerliche Zwecke hilfreich sein, denn wenn LIFO bei steigenden Preisen angewendet wird, kann dies zu einem geringeren Nettoeinkommen und somit zu geringeren Steuerschulden führen. LIFO kann helfen, Kosten zu senken, indem es die Notwendigkeit minimiert, auf einem schwankenden Markt einzukaufen, auf dem die Lebensmittelpreise steigen können.

FIFO ist typischerweise die beste Methode zur Lagerrotation für Restaurants und Gastronomiebetriebe, die ihren Bestand verwalten, insbesondere wenn Sie mit frischen Lebensmitteln und Produkten arbeiten, die leicht verderben. Organisieren Sie Ihre Lagerbereiche, Kühl- und Gefrierschränke so, dass neue Ware hinten platziert und ältere Ware nach vorne bewegt wird.

LIFO kann jedoch die bessere Wahl sein für Unternehmen, die ungekühlte oder lange haltbare Waren verkaufen, zum Beispiel in einer Weinbar, insbesondere für gereifte Weine.

Regelmäßige Bestandsprüfungen

Regelmäßige Bestandsprüfungen und Zählungen ermöglichen es Ihnen, die Lagerbestände genau im Auge zu behalten. Dies ist besonders wichtig für schnell verderbliche Artikel wie Fleisch, Milchprodukte, Obst und Gemüse. Eine tägliche Überprüfung Ihres Bestands kann Ihnen helfen, potenzielle Probleme zu erkennen, wie Artikel, die ihr Verfallsdatum erreichen, oder Waren, die kurz vor dem Ausverkauf stehen. Die Inventur nach einem festen Zeitplan erleichtert auch die Verfolgung und den Vergleich der Bestände im Laufe der Zeit.

Führen Sie auch eine Inventur durch, wenn neue Lieferungen eintreffen. Dies ermöglicht es Ihnen, den Bestand gleichzeitig zu zählen und zu rotieren und zu überprüfen, ob alles Bestellte und Bezahltes unbeschädigt und unversehrt angekommen ist. Gute Praktiken im Lieferkettenmanagement können Kosten aufgrund von Bestell- und Lieferfehlern reduzieren.

POS-Software

Ihr Kassensystem (POS) liefert Ihnen Verkaufsdaten, die es Ihnen ermöglichen, die Bestandsverfolgung basierend auf Kundenbestellungen zu automatisieren. Dies ist ein guter Ausgangspunkt für Ihre Bestandsaufnahme. Ihre durchschnittlichen Verkaufszahlen geben Ihnen eine Vorstellung davon, wie hoch Ihre Lagerbestände sein sollten. Nutzen Sie aktuelle Verkaufszahlen, um Bestellungen zu antizipieren, und historische Verkaufszahlen, um zukünftige Bestände zu prognostizieren.

Woche für Woche, Monat für Monat oder Jahr für Jahr; egal welche Kennzahlen Sie betrachten, Sie können vergangene Verkaufsdaten nutzen, um den benötigten Lagerbestand zur Deckung der Nachfrage zu budgetieren.

Vergleichen Sie schließlich die Verkaufsdaten mit den Bestandskosten, um sicherzustellen, dass Sie genug für Ihre Gerichte verlangen und Sie den besten Preis von Ihren Lieferanten erhalten.

Seien Sie jedoch vorsichtig, sich zu stark auf Ihr Kassensystem für Bestandszahlen zu verlassen. Verkäufe sind nicht die einzige Möglichkeit, den Bestand zu reduzieren. Verderb, Schwund, menschliches Versagen und sogar Diebstahl können alle zu Diskrepanzen zwischen Ihren Verkaufsdaten und Ihrem tatsächlichen Lagerbestand führen.

Rezeptursoftware

Nutzen Sie Rezeptursoftware, um zu berechnen, wie viel Bestand Sie für jedes Gericht auf Ihrer Speisekarte benötigen. Dies, kombiniert mit POS-Software, kann Ihnen helfen, den benötigten Bestand zur Deckung der Nachfrage zu prognostizieren, damit Sie weder zu wenig (und Gerichte von der Speisekarte nehmen müssen) noch zu viel (und Zutaten verschwenden oder sie mit einem temporären Angebot günstiger verkaufen müssen) auf Lager haben.

Berechnungen des Lebensmittelabfalls

Eine ordnungsgemäße Verfolgung des Lebensmittelabfalls hilft Ihnen, die tatsächlichen Kosten Ihrer Lebensmittel zu verstehen. Erfassen Sie Uhrzeit, Datum und Menge der verschwendeten Waren sowie den Grund (ist es verdorben oder abgelaufen, wurde es fallen gelassen oder verschüttet, oder ist dies auf normalen täglichen Schwund zurückzuführen?). Auf diese Weise können Sie die Hauptursachen für unnötigen Abfall leicht identifizieren und sogar feststellen, ob bestimmte Mitarbeiter besonders anfällig dafür sind, Abfall zu verursachen. Von dort aus können Sie Bestandsprobleme verwalten, um Geld zu sparen, das für verschwendete Waren und Zutaten ausgegeben wird.

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So wählen Sie das richtige Bestandsverwaltungssystem für Ihr Restaurant

Die beste Bestandsmanagement-Software für Ihr Restaurant ist diejenige, die am besten zu den Anforderungen Ihres Restaurantbetriebs passt. Ihr Bestandsverwaltungssystem für Restaurants sollte die automatisierte Online-Bestellung über PAR-Werte ermöglichen und sich in Ihr Kassensystem (POS) integrieren lassen, um Bestandsniveaus mit Verkaufsdaten zu vergleichen. Letztendlich sollte die Restaurant-Inventarsoftware dem Restaurantmanagement helfen, Lebensmittelkosten zu senken und die Bestandsverwaltungsprozesse zu optimieren.

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